Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации основных средств

Документальное оформление результатов  инвентаризации основных средств

В соответствии с п. 23 Инструкции № 180 сведения о фактическом наличии основных средств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации основных средств оформляются инвентаризационная опись основных средств по форме 1-инв^* (приложение 6 к Инструкции № 180) (пример составления такой описи приведен в приложении 1 к данному материалу) и инвентаризационная опись активов, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме 10-инв^* (приложение 15 к Инструкции № 180).

Организациям также предоставлено  право оформлять результаты инвентаризации по формам документов, утвержденным республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При недостаточности информации, содержащейся в таких формах, организация может принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.

При инвентаризации животных члены  инвентаризационной группы осматривают  животных в натуре, пересчитывают их и делают записи в инвентаризационной описи рабочего скота, продуктивных животных, птицы и пчелосемей (сельхозучет, форма инв-2). В опись по каждому животному заносятся следующие данные: вид, группа животных и кличка, его инвентарный номер (тавро), приметы, год рождения, упитанность, живой вес, балансовая стоимость. По рабочему скоту масса животных не указывается.

Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо  ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы по каждой группе. Описи составляются в двух экземплярах отдельно по каждой группе и материально ответственному лицу. Один экземпляр описи передается руководителю или главному бухгалтеру организации, а второй – руководителю внутрихозяйственного подразделения. Описи дополняются данными бухгалтерского учета и путем сравнения последних с фактическими данными определяется результат инвентаризации.

Отметим, что если ранее организации могли применять формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций", то с выходом постановления Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике" эти формы не применяются.

В описи материально ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые принимали участие при проведении инвентаризации основных средств, а также лицом, принявшим ценности на ответственное хранение, и лицом, подтверждающим точность представленных в описи данных.

Если по результатам инвентаризации основных средств выявлены отклонения фактических данных, отраженных в инвентаризационных описях, от данных бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств по форме 15-инв (приложение 20 к Инструкции № 180) (пример составления этой ведомости приведен в приложение 2 к данному материалу). На основные средства, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные и т.д.), при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

Для оформления результатов  инвентаризации основных средств могут  применяться регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, а именно инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по форме 401 (приложение 5 к Инструкции № 180).

Моментом определения окончательных  результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Итоги проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (приложение 4 к Инструкции № 180).

Наталья Кондакова, канд. экон. наук, 
доцент, аудитор

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ  ОПИСЬ

основных средств

№   1   

 

						Коды
				Форма № инв-1
				по ОКУД		05015301
Наименование организации		Частное унитарное предприятие "Мечта"			по ОКЮЛП	190000234
Подразделение организации		Управление
Основание для проведения инвентаризации:					Дата	26.12.2008
приказ, постановление, распоряжение					Номер	1
(ненужное зачеркнуть)		Дата начала инвентаризации				26.12.2008
			Дата окончания инвентаризации			26.12.2008

 

Основные средства	сферы управления (собственные)
Местонахождение	г. Минск, ул. Платонова, 26, офис 78

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Лицо(-а), ответственное(-ые) за сохранность основных средств:

Секретарь		Иванова		К.Л. Иванова
(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

 

№   п/п	Наименование и краткая характеристика объекта		Год выпуска (постройки)	Номер			Фактическое наличие		По данным бухгалтерского учета
				инвентарный	заводской	паспорта	коли-чество	стоимость	коли-чество	стоимость
1	2		3	4	5	6	7	8	9	10
1	Принтер лазерный HP LaserJet 4200		2007	1345  1346	IR82745 IR82746	IR82745 IR82746	2	2 400 000	2	2 400 000
2		Факс "Panasonic" KX-FT 22	2006	1343  1344	KX29574 KX29575	KX29574 KX29575	1	1 100 000	2	2 200 000
3		Ксерокс NP 6030	2005	1342	NP9564	NP9564	1	2 945 000	1	2 945 000
4		Печь СВЧ "Samsung"	2008		BO123456		1	1 500 000	–	–
ИТОГО			–	–	–	–	5	7 945 000	5	7 545 000

 

Итого по описи: количество порядковых номеров		Четыре
		(прописью)
общее количество единиц фактически			Пять
			(прописью)
на сумму, руб., фактически	Семь  миллионов девятьсот сорок пять тысяч рублей
	(прописью)

 

Председатель комиссии		зам. директора		Меньшов		К.Д. Меньшов
		(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)
Члены комиссии:		зам. гл. бухгалтера		Журавлева		Е.Л. Журавлева
		(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)
		экономист		Яковлева		С.С. Яковлева
		(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Все основные средства, поименованные в настоящей  инвентаризационной описи с №  1 по № 4 , комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.

Лицо(-а), ответственное(-ые) за сохранность основных средств:

Секретарь		Иванова		К.Л. Иванова
(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

Указанные в данной описи  данные и подсчеты проверил.

Гл. бухгалтер		Уварова		Е.И. Уварова
(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ  ВЕДОМОСТЬ

результатов инвентаризации основных средств 
№    1    .

									Коды
						Форма № инв-15
						по ОКУД			05010901
Наименование организации			Частное унитарное предприятие "Мечта"					по ОКЮЛП	190000234
Подразделение организации			Управление
Основание для  проведения инвентаризации:		приказ, постановление, распоряжение					Дата		26.12.2008
		(ненужное  зачеркнуть)					Номер		1
					Дата начала инвентаризации				26.12.2008
				Дата окончания инвентаризации					26.12.2008

 

№  п/п	Наименование   и краткая характеристика объекта	Год выпуска (постройки) (при  его   наличии)	Номер (при его наличии)			Результаты инвентаризации
						излишек		недостача
			инвентарный	заводской	паспорта	кол-во	сумма, руб.	кол-во	сумма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.	Факс "Panasonic" KX-FT 22	2006	1344	КХ29575	КХ29574	–	–	1	1 100 000
2.	Печь СВЧ "Samsung"	2008	–	ВО123456	–	1	1 500 000	–	–
Итого		–	–	–	–	1	1 500 000	1	1 100 000