Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации основных средств

Порядок проведения и документального  оформления результатов инвентаризации основных средств 

Общие положения по проведению инвентаризации основных средств

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Нормами ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З^*, с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 302-З^**) (далее – Закон) определены случаи, при которых обязательно проведение инвентаризаций активов и обязательств. С 1 января 2008 г. при проведении инвентаризаций активов и обязательств, в т.ч. и основных средств, следует руководствоваться Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180^*** (далее – Инструкция № 180). Пунктом 4 Инструкции № 180 случаи проведения инвентаризации по сравнению с Законом расширены.

Одной из новелл Инструкции № 180 по сравнению с действовавшими Методическими указаниями Минфина РБ по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 05.12.1995 № 54^**** является то, что один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение либо арендованных, а также один экземпляр инвентаризационной описи полученных во временное пользование нематериальных активов высылается собственнику (или его представителю), арендодателю либо правообладателю соответственно. Это определено п. 36 Инструкции № 180.

Также следует  отметить, что в п. 40 Инструкции № 180 уточнен порядок проведения инвентаризации грузовых вагонов и контейнеров: инвентаризация грузовых вагонов и контейнеров проводится путем общесетевых переписей в порядке, установленном Инструкцией о ведении бухгалтерского учета инвентарного парка грузовых вагонов и контейнеров на Белорусской железной дороге, утвержденной постановлением Минфина РБ от 06.03.2006 № 21.

Проведение инвентаризации обязательно  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности. В соответствии с п. 7 Инструкции № 180 инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 ноября. Периодичность проведения инвентаризаций основных средств установлена п. 8 Инструкции № 180: не менее одного раза в год.

Библиотечные  фонды инвентаризируются в соответствии с Инструкцией по учету и хранению библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Минкультуры РБ от 28.08.1998 № 300 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минкультуры РБ от 02.10.2001 № 14) (далее – Инструкция № 300). Периодичность зависит от объема фонда и в соответствии с п. 111 Инструкции № 300 инвентаризируется: особо ценный фонд, который хранится в сейфах, – ежегодно; фонд ценных и редких документов – не реже 1 раза в 3 года; фонд до 50 000 экз. – через 5 лет; фонд от 51 000 до 100 000 экз. – через 7 лет; фонд свыше 100 000 экз. – через 10 лет; фонд свыше 1 000 000 экз. – поэтапно, в выборочном порядке с окончанием проверки этого фонда в течение 15 лет.

Одновременно  с проведением инвентаризации основных средств целесообразно провести инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в основных средствах. Данные таких инвентаризаций затем используются в качестве показателей для составления и представления в органы статистики и государственного управления (министерства, концерны и т.д.) статистической отчетности по движению драгоценных металлов по форме 4-дм. В п. 3 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-дм "Отчет об остатках, поступлении и расходе драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и иных изделиях", утвержденных постановлением Минстата РБ от 13.11.2007 № 416, содержится норма, что отчет составляется на основании данных первичного учета, выверенных с данными инвентаризации драгоценных металлов в основных средствах.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться  нормами Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина РБ от 15.03.2004 № 34^* (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Минфина РБ от 28.09.2007 № 144) (далее – Инструкция № 34).

В соответствии с п. 90 Инструкции № 34 инвентаризация проводится один раз в год. Количество инвентаризаций может быть увеличено руководителями организаций по их усмотрению. Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них, лом и отходы, их содержащие, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей, в т.ч. в электротехнических изделиях, находящихся в зданиях, сооружениях, приборах, устройствах отопительных, газопроводных и других системах, сетях силовой и осветительной электропроводки, вентиляционных устройствах, системах охранной и пожарной сигнализации, укомплектованных изделиями радиоэлектроники и электроаппаратуры.

Наличие драгоценных металлов и  драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки их в натуре устанавливается по паспортам или другим учетным документам, а при их отсутствии – по нормативно-справочной документации (перечням, справочникам) или комиссионно.

По решению руководителя организации установленное Инструкцией № 180 количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций основных средств может быть увеличено. Сроки проведения инвентаризаций также устанавливаются руководителем организации.

Пунктом 10 Инструкции № 180 определено, что субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризацию активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом.

Проведению инвентаризации уделяется большое внимание и проверяющими. Так, в соответствии с п. 4 Перечня вопросов, подлежащих проверке в ходе обязательного аудита (приложение 3 к правилу аудиторской деятельности "Планирование аудита", утвержденному постановлением Минфина РБ от 04.08.2000 № 81^**), проверка учета операций с основными средствами включает проверку оформления материалов инвентаризации основных средств и отражение результатов инвентаризации в учете. По мнению автора, при проведении обязательного аудита с целью подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудиторам следует присутствовать при проведении инвентаризации (подробнее этот вопрос освещен в публикации Натальи Кондаковой "Участие аудитора в инвентаризации: за и против" (см.: Гл. бухгалтер. – 2007. – № 44. – С. 84–88)).

Инвентаризация основных средств  обязательно проводится перед проведением  переоценки основных средств. В соответствии с п. 33 Инструкции о порядке переоценки основных средств, не завершенных строительством объектов и неустановленного оборудования, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина, Минстата и Минстройархитектуры РБ от 20.11.2006 № 199/139/185/34^*, ведомость переоценки основных средств по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных средств, технических паспортов и другой технической и бухгалтерской документации.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с нормами гл. 4 Инструкции № 180.

В начале инвентаризации основных средств  проверяется:

наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов, другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и  на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Прежде чем приступить к инвентаризации животных, необходимо проверить, имеется  ли в наличии и в каком состоянии находится книга учета движения животных и птицы, убедиться в точности записей в ней.

При обнаружении расхождений и  неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

Инвентаризация проводится назначенной  руководителем комиссией. Проверка фактического наличия основных средств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Если проверка фактического наличия основных средств проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

В соответствии с п. 35 Инструкции № 180 при инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и оформляет опись по форме 1-инв (приложение 6 к Инструкции № 180). В описи указываются полное наименование основных средств, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные характеристики (показатели).

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (хозяйственном ведении, оперативном управлении), соответствие их фактического размера и комплектации (состава) данным паспортов и другой имеющейся технической документации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т.д. При инвентаризации техники необходимо проверить техническое состояние каждого инвентарного объекта, условия его хранения, готовность к эксплуатации, сохранность положенного по техническому паспорту комплекта инструментов при каждой машине, а также выявить факты разукомплектования техники и размер причиненного в связи с этим материального ущерба.

Однотипные  предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

Также инвентаризируются  основные средства, не принадлежащие  организации, но находящиеся на ответственном хранении, в аренде. В соответствии с п. 36 Инструкции № 180 на такие основные средства оформляется отдельная опись согласно приложению 15 к Инструкции № 180. Как уже было отмечено, один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю.

В соответствии с п. 93 Инструкции № 34 на ценности, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, находящиеся на ответственном хранении, арендованные (взятые в лизинг) или полученные для переработки, также составляются отдельные описи. Один экземпляр такой инвентаризационной ведомости (описи) высылается владельцу ценностей или арендодателю.

Основные  средства вносятся в описи по наименованиям  в соответствии с их основным назначением. Если активы подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что  работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений, модернизация и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым  в учетных регистрах отсутствуют  или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются отдельные инвентаризационные описи, в которых указываются недостающие объекты, правильные сведения и технические показатели по ним (по зданиям указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая и полезная площадь), число этажей без подвалов, полуподвалов и т.д., год постройки и др.; по каналам – их протяженность, глубина и ширина по дну и поверхности, искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна и т.п.). На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия в описи указывает время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных основных средств должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства, которые в  момент инвентаризации находятся вне  места нахождения организации (в дальних рейсах (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины), в капитальном ремонте (машины и оборудование) и т.п.), должны быть проинвентаризированы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации.

Не следует забывать, что инвентаризируются  не только основные средства, учитываемые на счете 01 "Основные средства", но и средства, учитываемые на счете 03 "Доходные вложения в материальные ценности". В соответствии с п. 41 Инструкции № 180 перед инвентаризацией доходных вложений в материальные ценности проверяется наличие документов к ним (договоров, первичных учетных документов по приобретению, приемке и передаче в пользование, возврату, др.), подтверждающих суммы произведенных затрат, своевременность принятия возвращенных объектов в состав основных средств.