Понятие учетных регистров. Их классификация

Понятие учетных регистров. Их классификация.

 

1. Понятие учетных регистров.

Процесс учетной регистрации хозяйственных  операций представлен на рис. 1

Рис. 1. Процесс учетной регистрации хозяйственных операций.

 

В документах регистрируется каждая отдельная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.

В первичных  документах регистрируются только отдельные  хозяйственные операции, в них  не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся  в учетные регистры. Вся организация  бухгалтерского учета строится на сочетании  различных регистров.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операций в регистры называется учетной регистрацией .   

В учетных  регистрах группируются и систематизируются  по счетам

данные о  состоянии и движении хозяйственных  средств и источников их образования. Записи в учетных регистрах могут  делаться от руки, печататься на пишущей  машинке или с помощью ПЭВМ.

По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат  работы предприятия.

Учетные регистры классифицируются по внешней  форме, видам учетных записей, объему содержания.

 

2. Классификация регистров.

 

1. Классификация регистров по внешней форме.

Рис. 2. Схема  учетных регистров, форм и техники  бухгалтерского учета.

По внешней  форме учетные регистры могут  быть свободными листами, карточками, книгами и машинными носителями (видеограммы, магнитные диски, дискеты и т. п.). Утверждают, что история развития бухгалтерского учета – прежде всего эволюция учетных регистров.

• Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (например: журнал-ордер, ведомость и т. п.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполняться несколькими работниками одновременно. Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.

• Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

• В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей (складского учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

 

2. Классификация регистров по содержанию.

 

По содержанию учетные регистры делятся на регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Регистры синтетического учета  предназначаются для записи хозяйственных  операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц.

Дебетуемые  счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые  – в вертикальных (столбцах). Как  уже указывалось, каждая хозяйственная  операция записывается по дебету одного счета и кредиту другого. В  этой форме представлены все возможные  корреспонденции счетов. Сумма хозяйственной  операции записывается на пересечении  дебетуемого и кредитуемого счета. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается она дважды: по дебету одного счета и по кредиту  другого.

Для записи хозяйственных операций по аналитическим  счетам используются специальные учетные  регистры. При этом построение и  содержание регистров, в которых  ведется аналитический учет, могут  быть самыми разнообразными в зависимости  от объектов аналитического учета.

При всем многообразии хозяйственных операций, подлежащих отражению по аналитическим  счетам, большинство из них имеет  много общего. Для аналитического учета применяются три вида учетных  регистров:

• регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;
• регистры, записи в которые производятся с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;
• регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет.

Аналитический учет материальных ценностей чаще всего  ведется в отдельных регистрах, записи в которые производятся параллельно  записям в регистры синтетического и аналитического учета (инвентарная  карточка по учету основных средств).

Регистры, совмещающие синтетический и  аналитический учет, – журнал-ордер  по счету «Расчеты с подотчетными лицами».

 

3. Классификация регистров по видам учетных записей.

 

По видам  учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию, без иной систематизации. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов – Главная книга.

Записи  в хронологических и систематических  регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна  сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (комплексные) регистры – регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

Для хранения карточек и удобства использования  применяются картотеки. Карточки располагаются  в картотеках в порядке указанных  на них шифров счетов, открытых на этих карточках.

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни). Основное назначение реестров в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда можно установить, какой карточки не хватает.

Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей и страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от начала и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц.

Для быстрого нахождения определенных страниц книги  в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель.

Обязательные  реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

В настоящее  время книги в учетной практике используются ограниченно. Основной недостаток книг заключается в том, что они  затрудняют разделение учетного труда, так как с каждой книгой может  одновременно работать только один человек, они непригодны для автоматизации  учета, требующей свободных учетных  регистров, неудобны в работе из-за своей громоздкости.

Достоинства книг в том, что переплет – надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и  злоупотреблений.

В настоящее  время книги в качестве учетных  регистров в основном используются для учета денежных средств –  кассовая книга. Ее листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество листов за подписями  руководителя и главного бухгалтера организации. В организациях применяются  также главная книга как регистр  синтетического учета и книга  остатков материалов на складах как  регистр аналитического учета, необходимый  для сверки данных синтетического и  аналитического учета и для контроля за сохранностью собственности предприятия.

Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.