Подготовка документов для организации и проведения внутреннего аудита

 

Начальник отдела управления качеством ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод» _____________________Полевой Э.В. «___» __________2014 г.

 

Далее составим план внутреннего аудита.

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод»,

Ответственный за систему менеджмента качества

А.А. Молчанов

«___»_________2014 г.

 

ПЛАН ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА, ДЕЙСТВУЮЩЕЙ В

ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод»

1 ЦЕЛЬ  АУДИТА 

    -    проверка результативности СМК

• определение возможных несоответствий в СМК или отдельных ее процессах в сравнении с требованиями, установленными документацией СМК

     -    выявление областей потенциального улучшения СМК

2 НОРМАТИВНАЯ  БАЗА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО АУДИТА: ГОСТ Р ИСО 9001-2011, ГОСТ Р 40.003-2005, Руководство по качеству и документированные процедуры системы менеджмента качества ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод»

3 СРОКИ  ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА: с 11.02.14 по 20.02.14.

4 СПИСОК  АУДИТОРОВ: Афоничева А.В., Бондарева  Е.Е.

5 ОБЪЕКТЫ  АУДИТА

№	Проверяемые подразделения	Проверяемые разделы ГОСТ Р ИСО 9001-2011	Время проверки	Руководитель группы по аудиту	Представитель проверяемого подразделения
15.02.2014
1	Товарно - сырьевой цех	4.2, 6.4, 7.1 7.2., 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	10.00	Бугайчук А.А.	Пучков Николай Петрович
	Хозяйственный цех	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	10.30	Бугайчук А.А.	Чернышова Татьяна Ивановна

 

Начальник отдела управления качеством ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод» _____________________Полевой Э.В. «___» __________2014 г.

Далее представлены формы акта о несоответствиях и отчета .

Акт №45678 от 15.02.2014 г

о несоответствии/замечании, выявленном в ходе внутреннего аудита.

ЧАСТЬ 1:

Проверяемое подразделение/процесс: Хозяйственный цех

Руководитель группы аудиторов: Бондарева Е.Е.

Аудиторы: Афоничева А.В., Бондарева Е.Е.

Дата проверки: 15.02.2014 г

ЧАСТЬ 2:

НЕСООТВЕТСТВИЕ (краткое содержание): _________________________

пункт стандарта  ___________________,

в отношении которого выявлено несоответствие:

Аудитор: Бондарева Е.Е.  Дата: 15.02.2014 г

Руководитель подразделения Павлов А.В. Дата: 15.02.2014 г

ЧАСТЬ 3:

КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ (краткое содержание): ____________________

Предполагаемая дата выполнения: 20.02.2014 г

Руководитель подразделения (подпись): Чернышова Т.И. Дата: 15.02.2014 г

Руководитель группы аудиторов (подпись): Бондарева Е.Е.  Дата: 15.02.2014 г

ЧАСТЬ 4:

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ:

Устранено: ДА/ НЕТ

Замечания: ______________________________________________________________

________________________________________________________________________

Фактическая дата выполнения: 20.02.2014 г

Аудитор: Бондарева Е.Е.   Дата: 20.02.2014 г

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод»,

Ответственный за систему менеджмента качества

_______________ А.А. Молчанов

_______________________ 2014 _ г.

ОТЧЕТ  
по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

1 Дата проведения  аудита: ___________________________________________________

2 Объект аудита:

_______________________________________________________________________

3 Основание аудита: плановый/внеплановый аудит

4 Состав аудиторов:

_______________________________________________________________________

5 Цель аудита: ______________________________________________________________

6 Результаты аудита: _________________________________________________________

7 Рекомендации  по устранению отклонений:

__________________________________________________________________________

8 Заключение по  проведенному аудиту:

__________________________________________________________________________

9 Предложения по  улучшению:

__________________________________________________________________________

10 Повторный аудит  провести: ________________________________________________

Нач. отдела стандартизации __________________________________________________

Руководитель группы аудита __________________________________________________

Аудиторы _______________________________________________________________

 

 

Заключение

 

Процедура проведения внутренних аудитов может разрабатываться на любом из этапов построения системы качества, т.к. она не сильно зависит от существующих процессов организации.

При разработке данной процедуры организация может взять за основу требования представленные в стандарте по проведению аудита - ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента», либо использовать собственные представления и опыт по аудиту.

Какой бы вариант организация не выбрала, важно чтобы процесс аудита представленный в процедуре был удобен для применения в условиях конкретной организации. Условия могут быть связаны с режимом работы организации, производственными процессами, цикличностью выпуска продукции и пр. Все они должны быть учтены при разработке данной процедуры.

Кроме специфических условий, которые связаны с конкретной организацией, есть и общие элементы, которые необходимо представить в процедуре проведения внутренних аудитов.

Во-первых, в данной процедуре необходимо определить, кто является ответственным за организацию внутренних аудитов. Как правило, организация внутренних аудитов включает в себя определение кандидатур внутренних аудиторов, составление годовых планов аудита, разработку графиков проведения отдельных аудитов, подготовку приказов о проведении аудитов и информирование сотрудников о сроках и времени проведения аудитов. Возможны и другие обязанности, связанные с подготовкой и проведением внутренних аудитов, например, выбор внешней организации для проведения аудитов.

Следующий важный момент, который необходимо отразить в процедуре проведения внутренних аудитов это определение требований к кандидатурам аудиторов. Эти требования организация может устанавливать самостоятельно. Сотрудники, которые назначаются на роль внутренних аудиторов должны быть компетентными в проведении аудитов и разбираться в тех сферах деятельности, которые они проверяют. Поэтому, минимальными требованиями к внутренним аудиторам обычно являются знание требований стандарта ИСО 9001:2008 и опыт работы в той или иной сфере деятельности.

Далее, в процедуре необходимо определить состав документации аудита и правила работы с ней. К документации аудита относятся планы и графики аудита, отчеты о несоответствиях, вопросники по аудиту, отчеты по аудиту. Обязательным условием проведения аудита системы качества является документирование этого процесса. Поэтому в процедуре необходимо четко определить какая документация должна создаваться при подготовке к аудиту, какая документация должна вестись во время аудита, какая документация должна разрабатываться по завершении аудита. Все эти документы послужат основой для анализа и улучшения системы качества.

На следующем этапе разработки процедуры необходимо определиться с классификацией несоответствий, выявляемых в ходе аудита. Классификация несоответствий составляется в зависимости от степени расхождения между установленными требованиями и реально выполняемой работой. Точная классификация несоответствий важна, во-первых, для оценки эффективности работы системы качества, а во-вторых, для объективности оценки работы проверяемых сотрудников.

Общий порядок действий, выполняемых в процессе аудита, как правило, состоит из следующих этапов:

• получение исходной информации, необходимой для проведения аудита;
• планирование и подготовка аудита;
• проведение аудита, оценка несоответствий и подготовка протоколов отклонений;
• подведение итогов аудита и подготовка отчета по аудиту;
• разработка и согласование корректирующих действий и коррекций;
• выполнение корректирующих мероприятий и повторный аудит (при необходимости).

Все эти этапы в том или ином виде представляются в процедуре проведения внутренних аудитов. Степень детализации и подробного описания каждого из этапов зависит от потребности организации и квалификации внутренних аудиторов и персонала.

Для того чтобы помочь организациям разработать собственный вариант проведения внутренних аудитов, оптимальный для их специфики, можно применить творческие методы, которые являются важным и эффективным подходом к разработке любых инновационных решений. Среди многих существующих методов (среди которых простые - такие как мозговой штурм, воображаемый мозговой штурм, метод ассоциаций), есть  и очень глубокие, как ТРИЗ - теория решений изобретательских задач. Наконец, отчет по результатам аудита может готовиться не только аудиторами, но и сотрудниками, деятельность которых проверялась - какие именно выводы они сделали во время аудита, какие изменения в свою деятельность готовы вносить.

Внутренний аудит, проводя независимую оценку систем и процессов в компании, является инструментом «обратной связи», который позволяет как менеджменту, так и руководству быть уверенными в том, что проблемные вопросы своевременно выявляются и эффективно решаются. При этом внутренний аудит не только выявляет факты, например, убыточность и величину потерь компании от конкретного инвестиционного проекта после его реализации, а показывает системные проблемы, например, на стадии проведения инвестиционного анализа и принятия инвестиционного решения или же системные недостатки в управлении проектом на стадии его реализации. Это позволяет компании избежать неэффективности и возможных потерь в будущих инвестиционных проектах. Конечно, при этом внутренние аудиторы должны фокусироваться на наиболее значимых с точки зрения рисков вопросах деятельности компании.

Но внутренний аудит не останавливается на анализе текущего положения вещей и выявлении слабых мест и недостатков. Внутренний аудит также предлагает решения, направленные на улучшения систем и процессов. Более того, задачей внутреннего аудита является удостовериться в том, что компания предпринимает необходимые действия по внесению соответствующих изменений в системы и процессы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы

В ходе выполнения курсовой работы были  приобретены навыки разработки документов и проведения внутреннего аудита.

Описаны такие проблемы внутреннего аудита как: низкая результативность, формальный подход к выполнению процедуры.

Прочитаны ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества» и ГОСТ Р ИСО 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования». Определены требования стандартов к программе аудитов, плану аудита, акту о несоответствии, отчёту, документированной процедуре «Внутренний аудит».

Подготовлена годовая программа аудита для нефтеперерабатывающего предприятия и план отдельного аудита для двух его  подразделений. Представлены примеры форм акта о несоответствии и отчёта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества»
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования»
3. Статья  «Внутренний аудит: правило трёх "В"» А.Сонин
4. Статья «Как сделать процесс внутренних аудитов эффективным» Тарас Калита