Подготовка документов для организации и проведения внутреннего аудита

- критерии аудита;

- методы  аудита;

- формирование  группы (групп) по аудиту;

- необходимые  ресурсы, включая расходы на командировки  и размещение аудиторов;

- процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспечением защиты информации  и другие вопросы.

Необходимо осуществлять мониторинг и измерения, связанные с внедрением программы аудита, для обеспечения поставленных целей. Для того чтобы идентифицировать возможные улучшения, программу аудита следует анализировать.

В основу каждого отдельного аудита должны быть заложены документированные цели, область применения и критерии для данного аудита. Они должны определяться лицом, отвечающим за управление программой аудита, и согласовываться с общими целями программы аудита.

Область каждого аудита должна согласовываться с программой аудита и его целями. Она включает в себя такие факторы, как структурные подразделения, подлежащие аудиту, их месторасположение. Проверяемые виды деятельности и процессы, а также продолжительность и сроки аудита.

Следует установить процессы, обеспечивающие соблюдение требуемой конфиденциальности в отношении записей аудита.

Записи должны включать в себя:

а) записи, связанные с программой аудита, такие как:

- документированная  программа и цели,

- риски, связанные с программой аудита,

- анализы  результативности программы аудита;

Так же в стандарте  определены  требования к плану аудита, указанные в п. 6.3.2 « Подготовка плана аудита».  

План аудита - описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

План аудита должен рассматривать последствия аудита с учетом его влияния на процессы проверяемой организации и обеспечивать основу для соглашения между заказчиком аудита, группой по аудиту и проверяемой организацией относительно проведения аудита. Этот план должен способствовать наилучшей координации, последовательности  и сроков выполнения работ по аудиту для наиболее эффективного достижения результата.

Объем сведений, представленных в плане аудита, должен отражать область применения и сложность аудита, а также влияние факторов неопределенности на достижение целей аудита.

Масштаб и содержание плана аудита могут различаться, например, между первоначальными и последующими аудитами, так же, как между внутренними и внешними аудитами. План аудита должен допускать достаточную гибкость, чтобы по мере осуществления мероприятий по аудиту в него, в случаи необходимости внесения корректировок или изменений, можно было внести требуемые изменения.

План аудита должен включать в себя или содержать ссылки на:

- цели  аудита;

- область  аудита, включая идентификацию организационных  и функциональных подразделений  и процессов, которые будут проверяться;

- критерии  аудита и ссылочные документы;

- места  проведения аудита, даты. Ожидаемое  время и продолжительность намеченных  мероприятий по аудиту, включая  совещания с руководством проверяемой  организации, а также другие совещания;

- используемые  при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

- роли  и обязанности членов группы  по аудиту, а также сопровождающих  лиц и наблюдателей;

- распределение  соответствующих ресурсов по  «критичным местам» проведения  аудита.

При необходимости в план аудита следует также включать:

- определение  представителей проверяемой организации  для участия в аудите;

- рабочий  язык для проведения аудита  и язык для составления отчета  в тех случаях, где он отличается  от родного языка аудитора  и (или) проверяемой организации;

- содержание  отчета по аудиту;

- материально - техническое обеспечение и коммуникационные  средства, включая средства и необходимые подготовительные мероприятия на местах проверяемых подразделений;

- любые  специальные меры, предпринимаемые  в отношении рисков и влияния  неопределенности на цели аудита;

- вопросы, относящиеся к конфиденциальности  и сохранности информации;

- действия  по результатам проверок, например, предыдущего аудита;

- вопросы  координации, связанные с проведением  других работ по аудиту, в случаи  совместного аудита.

План аудита может быть проанализирован и одобрен заказчиком аудита, и его следует представить на рассмотрение проверяемой организации. 

Прямых требований к акту о несоответствии в стандарте нет.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для подтверждения того, что выявленные несоответствия правильно понимаются. Следует принять все возможные меры по решению любых разногласий во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.  

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи по аудиту и, в соответствии с процедурами аудита, должен включать в себя или содержать ссылку на следующее:     

a) цели аудита;     

b) область аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;      

c) идентификацию заказчика аудита;     

d) идентификацию членов группы по аудиту и представителей проверяемой организации, принимавших участие в проведении аудита;     

e) даты и места проведения аудита на месте;     

f) критерии аудита;     

g) выводы аудита;     

h) заключения по результатам аудита;     

i) заявление о степени соответствия критериям аудита. 
     При необходимости в отчет по аудиту могут также быть включены: 
     - план аудита, включая график; 
     - итоговое изложение процесса аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключений по результатам аудита; 
     - подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита; 
     - области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита; 
     - итоговая сводка, содержащая заключения по результатам аудита и подтверждающие их выводы (наблюдения) аудита; 
     - неразрешенные противоречия между группой по аудиту и проверяемой организацией; 
     - возможности для улучшения, если это предусмотрено целями аудита; 
     - выявленные сильные стороны и лучшие практики; 
     - согласованный план действий по результатам аудита, если такой план имеется; 
     - заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета;  
     - любые последствия для программы аудита или последующих аудитов; 
     - перечень рассылки отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен быть подготовлен и представлен в согласованные сроки. В случае задержки, о ее причинах следует сообщить проверяемой организации и лицу, ответственному за управление программой аудита. 

Отчет по аудиту должен иметь дату выпуска, надлежащим образом проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.  

Затем отчет по аудиту должен быть разослан получателям, определенным процедурами аудита.

 

 

2. Требования ISO 9001 к документированной процедуре  «Внутренний аудит»

Национальный стандарт Российской Федерации  ГОСТ Р ИСО 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» определяет  следующие требования к документированной процедуре «Внутренний аудит», указанные в п. 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)»:

Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:      

a) соответствует запланированным мероприятиям, требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;     

b) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии. 
     Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.

Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии. 

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать в себя верификацию принятых мер и отчет о результатах верификации.

 

3. Подготовка  документов к аудиту

Необходимо подготовить формы документов: программа аудитов, план аудита, акт о несоответствии, отчет. Перед тем, как подготовить соответствующие формы документов, необходимо определить структуру подразделений предприятия, выбрать периоды проведения аудита.

Структура подразделений нефтеперерабатывающего предприятия представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Производственная структура нефтеперерабатывающего завода

Далее  заполним программу аудита сроком на один год.

ПРОГРАММА

аудита системы менеджмента качества ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод» на 2014  г.

1 ЦЕЛЬ АУДИТА 

     -   проверка результативности СМК

• определение возможных несоответствий в СМК или отдельных ее процессах в сравнении с требованиями, установленными документацией СМК

       -     выявление областей потенциального улучшения СМК

 

2 НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО  АУДИТА: ГОСТ Р ИСО 9001-2011, ГОСТ Р 40.003-2005, Руководство по качеству и документированные процедуры системы менеджмента качества ЗАО «Нефтеперерабатывающий завод»

3 СПИСОК АУДИТОРОВ: Афоничева А.В., Бондарева Е.Е.

4 ОБЪЕКТЫ  И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ  АУДИТА

№	Проверяемые подразделения	Проверяемые разделы ГОСТ Р ИСО 9001-2011	Дата проверки	Руководитель группы по аудиту	Представитель проверяемого подразделения
11-13.02.2014
1	Цех подготовки сырья и первичной обработки	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	11.02.2014	Бугайчук А.А.	Кузьмин Сергей Николаевич
	Цех термического и каталитического крекирования	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	11.02.2014	Бугайчук А.А..	Корчагина Ольга Алексеевна
	Цех каталитических риформингов и гидроочистки	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	11.02.2014	Бугайчук А.А.	Бетина Зоя Николаевна
	Цех газопереработки	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	12.02.2014	Бугайчук А.А.	Кулюкина Тамара Николаевна
	Цех по производству масел	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	12.02.2014	Бугайчук А.А.	Однолько Валерий Григорьевич
	Цех по производству серы и серной кислоты	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	12.02.2014	Бугайчук А.А.	Ванин Василий Агафонович
	13-15.02.2014
	Ремонтно - механический цех	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1,7.6 8.3,8.4, 8.5	13.02.2014	Бугайчук А.А.	Муромцев Дмитрий Юрьевич
	Цех электроснабжения	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	13.02.2014	Бугайчук А.А.	Пудовкин Анатолий Петрович
	Цех пароснобжения	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	14.02.2014	Пучков Н.П.	Злобин Эдуард Викторович
	Цех водоснабжения, канализации и очистных сооружений	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	14.02.2014	Бугайчук А.А.	Жуков Николай Павлович
	Цех КИП и А	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	15.02.2014	Бугайчук А.А.	Климов Анатолий Михайлович
	Товарно - сырьевой цех	4.2, 6.4, 7.1 7.2., 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	15.02.2014	Бугайчук А.А.	Пучков Николай Петрович
	Катализаторная фабрика	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	15.02.2014	Бугайчук А.А.	Лазарев Сергей Иванович
16-18.02.2014
	Цех связи	4.2, 6.4, 7.1 7.2., 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	16.02.2014	Бугайчук А.А.	Попов Николай Сергеевич
	Транспортный цех	4.2, 6.4, 7.1 7.2., 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	17.02.2014	Бугайчук А.А.	Килимник Александр Борисович
	Хозяйственный цех	4.2, 6.4, 7.1 7.5.1, 8.3,8.4, 8.5	18.02.2014	Бугайчук А.А.	Чернышова Татьяна Ивановна