Первичные докуметы

По способу использования  документы подразделяются на разовые  и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или  несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы  составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные  и расходные ордера, акты, расчетно-платежные  ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных  позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

1.3. ФОРМА ПЕРВИЧНЫХ  УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные  для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся  формы документов, служащие для регистрации  операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

- назначению.

- порядку формирования.

- способу использования.

- статусу в системе информационного обеспечения.

- месту составления.

- количеству учетных операций.

- оформлению однородных операций.

- способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

 

 

 

 

 

 

2. ОСНОВНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПЕРВИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

Рассмотрим более подробно, как же составляется первичный учетный документ.

Первичный документ заполняется  либо на унифицированной форме, либо на специально разработанной предприятием форме. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Перечисленные ранее обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке. Запись в документах делается чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке или на принтере. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее можно исправлять. Правда существуют такие первичные документы, в которых не допускаются исправления, например, приходные и расходные кассовые ордера, а также банковские документы. Итак, в случае, когда допущенную в документе ошибку можно исправлять, делается это следующим образом. Необходимо зачеркнуть неправильный текст или цифру так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Пишется следующий текст:

Написанному в исправление ошибки ______ (новый текст или сумма) верить

Дата       Подпись.

Затем документ еще раз  подписывают все лица, подписавшие  его ранее с неверной записью.

Лица, подписавшие документ после внесения в него исправлений, ставят свои подписи и под записью об исправлении. Поступающие в бухгалтерию первичные документы необходимо обязательно проверять. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают далее бухгалтерской обработке.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают  сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги". На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы  должны храниться 4 года, в целях  соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными  документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных  нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

3.2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Сроки хранения каждого  вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования  надобности, до замены новым (новыми). Большинство  документов должны храниться 5 лет, ряд  документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

№ п/п	СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ	Дт	Кт	СУММА
1	Основные средства Покупка основного сырья Основные средства	08.4 19 01	60 60 08.4	900000 162000 900000
2	Приобретены материалы	20	50	18300
3	Списаны материалы	44	10	30392
4	Приобретены запчасти	10 19	60 68	3439 524=60
5	Оприходован товар	41 41	60 42	2275=39 919=42
6	Выдано под отчет	71	50	9178
7	Перечисление во вне бюджетные  фонды: Оплата по счету № 2 за отгруженную продукцию; Единый социальный налог; ЕСН, зачисляемый в ФФМС; ЕСН, зачисляемый в ТФМС; Перечислено по счет - фактуре № 9;	51 69 69 69 60	62 51 51 51 51	450000 6000 1100 6000 3439
8	Удержан НДФЛ	68	51	13000
9	Авансовый отчет	10	71	9178
10	Начислен аванс	26	69	46327
11	Начислен больничный Петровой И.И.	69.1	70	2343
12	Начислен отпуск Васильевой А.И.	44	69	8316
13	Начислена заработная плата: Пилоцех Директор Главный бухгалтер  Водитель Продавец  Завмаг	20 26 26 26 44 44	70 70 70 70 70 70	63393 17000 7244 10768 21066 10200
14	Сдано в банк	51	50	18000
15	Расчет отпускных	70	50	6500
16	Гашение подотчетной суммы	50	71	2000
17	Сдана выручка	50	90	25000
18	Командировочные	26.1 26.2	71 71	7220 6220
19 20       21	Приобретены пиломатериалы Ведомость по материальному отчету кладовщика     Ведомость по амортизации	20 08 20 26 44 20 26 44	50 10 10 10 10 02 02 02	767000 21578 3089 5675 50 29167 8334 4167