Первичные докуметы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..…..3

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………..……5

1. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ……………………………………………5
1. ПОНЯТИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ МЕСТО В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И РЕКВИЗИТЫ…………………………………………………………..8
2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………....11
3. ФОРМА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ…………….14
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………….17
3. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………….....19
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ……………………………………………...19
2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ……………………………………………….…21

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ ……………………………………………………22

1. ТАБЛИЦА «СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ»…………………………………………………………….22
2. «ШАХМАТКА»………………………………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В бухгалтерском учете  первичная регистрация хозяйственных  фактов как элементов хозяйственных  процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации - документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется способом документации. Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлена тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема (передачи) материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно  велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных  операций, право на их совершение или  устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПЕРВИЧНЫЕ   УЧЕТНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ 

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.

Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления  Правительства России утверждены Порядок  применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.  

 

Объект бухгалтерского учета	Постановление Госкомстата России
Дата	№	Название
Основные средства	21.01.03	7	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету основных средств
Нематериальные активы, материалы, работы в капитальном  строительстве	30.10.97	71а	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном  строительстве
Продукция и МПЗ в местах хранения	09.08.99	66	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Учет торговых операций	25.12.98	132	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету торговых операций.
Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном  транспорте	28.11.97	78	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин  и механизмов, работ в автомобильном транспорте
Сельскохозяйственная  продукция и сырье	29.09.97	68	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции  и сырья
Денежные средства в  кассе, результаты инвентаризации	18.08.98	88	Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации	27.03.2000	26	Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»
Денежные средства, выданные под отчет	01.08.01	55	Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»
Труд и его оплата	05.01.04	1	Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

 

  

Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной  учетной документации по учету торговых операций. А именно:

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

- альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле;

-  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

 

1.1.ПОНЯТИЕ  ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ МЕСТО  В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  И РЕКВИЗИТЫ

Первичным учетным документом называется бухгалтерский документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ — это носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Первичные документы  должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Это обеспечивает:

-    сплошной, непрерывный учет всех объектов учета,

-    юридическое обоснование бухгалтерских записей. которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу,

-    использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации,

-    контроль за сохранностью собственности,

-    укрепление законности, поскольку первичные документы служат одним из основных источников сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

Форма первичного документа  определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Количество реквизитов в документах зависит в основном от содержания хозяйственной операции. Существует определенный список реквизитов, которые являются обязательными для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых в первичном документе операций и придают ему доказательную силу.

К обязательным реквизитам относятся:

-  наименование документа;

-   дата его составления;

-   наименование организации, от имени которой составлен документ,

-   содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;

-    наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-    личные подписи этих должностных лиц.

Руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В зависимости от характера операции, технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание первичных документов. передачу их в установленные сроки для отражение в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Это правило применяется в основном крупными и средними предприятиями. На наш взгляд и на малых предприятиях руководителю следует утвердить такой график, чтобы дисциплинировать сотрудников и не вызывать трудностей и задержек в ведении учета и в составлении отчетности на предприятии. В Российской Федерации разрабатывают централизованно единую форму документов. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Унифицированные формы обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики. Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Например:

-   Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»,

-   Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»,

-   Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ  ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

По назначению бухгалтерские  документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы  удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним  относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

-  документы по учету ОС и НМА;

-  документы по учету сырья и материалов;

-  документы по учету кассовых операции;

-  документы по учету банковских операции;

-  документы по учету НДС;

-  документы по расчетам с подотчетными лицами;

-  документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления  они делятся на первичные и  сводные.

Первичные документы  составляются непосредственно в  момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.