Первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000г. утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет (п. 2.4 Указаний по применению Перечня).

Организации, документы  которых приему в государственные  архивы не подлежат, уничтожают документы  без согласования с архивными  организациями. Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

 Первичные учетные  документы могут быть изъяты  из дел организации только  органами дознания, предварительного  следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановление об изъятии  должно содержать перечень изымаемых  документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод  предполагать, что данные документы  содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов “на проверку” действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

 

 

3. Инвентаризация

 

Бухгалтерская финансовая отчетность должна быть достоверной, точной, правдивой и подлежать публикации в открытой печати.

Однако, даже при самой совершенной постановке бухгалтерского учета и безупречном документальном оформлении хозяйственных операций невозможно обеспечить абсолютную тождественность данных бухгалтерского учета фактическим остаткам имущества (активов) организации и источникам его образования (пассивов).

Расхождения между показателями учета и фактическими остатками  имущества возникают:

• в результате ошибок материально-ответственных лиц при совершении и оформлении операций с денежными средствами, с материальными ценностями (недостачи, излишки, пересортицы);
• в результате изменений условий хранения товаров, сырья, материалов, готовой продукции и т.д.,  под влиянием атмосферных условий, вследствие естественной убыли, а так же изменений, вызванные злоупотреблением (обмер, обвес, хищения и пр.);
• в результате ошибок, допущенных работниками учета при записях в учетных регистрах и в других случаях.

Поэтому необходима периодическая  проверка фактического наличия имущества (активов) в натуре, сличения данных этой проверки с учетными записями для выявления и исправления возможных ошибок оперативного и учетного характера.

В числе этих мероприятий  большое место отводится инвентаризации.

Инвентаризация представляет собой выявление и описание фактического наличия, качественной характеристики имущества (активов) организации, а так же источников его образования (пассивов) на определенный момент.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так же при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными обстоятельствами;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

       Выявленные  при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета.

 

 

4. Стоимостное измерение, виды оценок

 

 

Следует отметить, что бухгалтерский  учет на синтетических счетах и субсчетах  ведется только в денежном выражении (в рублях и копейках), а учет на аналитических счетах ведется в денежном выражении с  использованием натуральных  и трудовых измерителей.

Натуральные измерители позволяют учесть объекты бухгалтерского учета в натуре: в мерах веса (г, кг, ц, т ), длины (см, м), объема (м³), площади (м²), в количестве единиц (шт., тыс. штук).

Наряду с натуральными измерителями применяются условно-натуральные, позволяющие установить общее количество полученной продукции. Например, зерноотходы исходя из процентного содержания зерна – в условных ц зерна, в консервной промышленности – тубы (тысяча условных банок) и т.д.

 Трудовые измерители служат для определения затрат живого труда – количества затраченного рабочего времени (количество выходо-дней, чел.-дней, чел.-часов). Производительность труда определяется в сочетании с натуральными измерителями. Например, затраты труда в чел.- час. на производство 1 ц зерна или сколько получено зерна (в ц) на 1 чел.-час. и т.д.

Денежный измеритель является универсальным, позволяющий объединить в едином выражении разнообразные объекты бухгалтерского учета (внеоборотные активы, оборотные активы, хозяйственные процессы – заготовление, производство, продажа и т.д. Этот показатель используется при исчислении себестоимости единицы готовой продукции, установления цен, расчетов с юридическими и физическими лицами, определения размера заработной платы работников и т.д.

 

 

Оценка имущества и  обязательств, а также хозяйственных  процессов ведется в валюте, действующей  на территории Российской Федерации, т.е. в рублях.

Если имущество и  обязательства выражены в иностранной  валюте, то осуществляется их пересчет в рубли по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения хозяйственной  операции.

Оценке подлежат следующие  объекты бухгалтерского учета:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• материально-производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• финансовые вложения (краткосрочные и долгосрочные).

Реальность оценки заключается  в объективности соответствия стоимостной  оценки отдельных объектов бухгалтерского учета их фактической величине. Для этого необходимо точное определение фактической себестоимости сырья и материалов, незавершенного производства и готовой продукции.

Единство оценки означает её единообразие и постоянство, что достигается установлением обязательных правил оценки и строгим контролем за их соблюдением.

Наряду с определяющей – первоначальной оценкой, т.е. на дату принятия к учету хозяйственной  операции, применяются и другие оценки, необходимость которых связана с инфляционными процессами. Использование иных методов оценки направлено на приближение первоначальной оценки к реальной, соответствующей современным издержкам воспроизводства продукции, работ, услуг.

Неправильное исчисление реальной оценки отдельных объектов учета дает искажение в интерпретации экономических событий, что может привести к принятию неэффективных управленческих решений.

Способы оценки хозяйственных  средств зависят от видов имущества  и обязательств.

Основные средства учитываются:

- по первоначальной стоимости;

- по восстановительной  стоимости;

- по остаточной стоимости.

Нематериальные  активы оцениваются:

- по первоначальной  стоимости;

- по остаточной стоимости.

Производственные  запасы (сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.) приходуются по учетным ценам: нормативной или плановой себестоимости, в конце отчетного периода обязательно рассчитывается фактическая себестоимость их приобретения.

Расход производственных запасов допускается оценивать по одному из способов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости  первых по времени приобретения  производственных запасов (ФИФО).

Готовая продукция оценивается:

- по плановой (нормативной)  производственной себестоимости;

- по фактической себестоимости (с выявлением отклонений между плановой и фактической себестоимостью).

Товары оцениваются:

- по покупным ценам;

- по продажным ценам.

Финансовые  вложения оцениваются:

- по первоначальной  себестоимости (фактическим затратам  на приобретение);

- по текущей рыночной стоимости;

- по номинальной стоимости.