Первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация

Лекция  № 9

 

Первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация

 

ПЛАН:

 

1. Понятие, классификация бухгалтерских документов
2. Документооборот
3. Инвентаризация
4. Стоимостное измерение, виды оценок

 

 

 

1. Понятие, классификация бухгалтерских документов

 

В каждой организации ежедневно совершается множество различных хозяйственных событий, которые вызывают изменения в составе активов, капитала и обязательств данной организации.  Свое отражение эти изменения находят в учетной документации. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»  все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

ДОКУМЕНТ (в переводе с латинского – доказательство) – это материальный носитель данных, подтверждающий право на совершение хозяйственной операции или доказательство факта ее совершения.

Первичные учетные документы принимаются  к учету в следующих случаях:

- если они составлены по форме,  содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

- если они составлены по форме,  не предусмотренной в этих  альбомах, то должны содержать  обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственных операций и правильность  их оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Наряду с обязательными реквизитами  в документах отражаются и дополнительные, которые расширяют первичную  информацию о хозяйственной операции и имеют большое значение в  оперативной работе (например, наименование пунктов выбытия и прибытия, показатели качества продукции и др.)

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или  лицом на то уполномоченным письменным распоряжением утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы, составленные на языках, отличных от русского, должны иметь перевод на русский язык.

Формы первичных документов, предназначенные  для отражения хозяйственных  операций во всех организациях независимо от формы собственности и вида деятельности, называются типовыми.

В связи с большим  разнообразием отражаемых объектов в учетной практике  используется огромное количество первичных документов. Для облегчения ориентации в них в процессе изучения и практического применения необходима их классификация.                                                                                         

Таблица 1 -  Классификация  бухгалтерских документов

Признаки классификации	Виды бухгалтерских  документов
Назначение	Распорядительные	Исполнительные		Бухгалтерско-го оформления		Комбинированнные
Место составления	Внутренние			Внешние
Порядок составления	Первичные			Сводные
Способ охвата операций	Разовые			Накопительные
Содержание	Материальные		Денежные		Расчетные
Сроки хранения	Текущего хранения			Постоянного хранения

 

По назначению документы  подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные  документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпусков, выдаче премии и т.д. Поскольку эти документы не подтверждают факт совершения операции, то они не являются основанием для осуществления бухгалтерских записей.

Исполнительные или оправдательные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются непосредственно в момент их совершения. Поэтому они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. Например, накладная, акт приемки-передачи основных средств и др.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельно создаются работниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Эти документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе. К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции, на списание калькуляционных разниц и т.д.

Комбинированные документы одновременно  являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера,  авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние  составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, внутрихозяйственные накладные  и т.д.).

Внешние поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета-фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т. п.).

По порядку составления (по объему) различают документы первичные и сводные.

Первичные документы отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения и являются доказательством действительного выполнения операции (материальные требования и накладные, приходный и расходный кассовые ордера, приемо-сдаточные акты и др.).

Сводные документы составляются на основании первичных документов (авансовые и кассовые отчеты, расчетно - платежные ведомости, выписки банка, ведомости выпуска готовой продукции и т. п.). Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах.

По способу охвата операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые учетные документы используются для отражения одной или одновременно нескольких совершаемых хозяйственных операций,  после документального оформления которых, однократно используются в бухгалтерском учете. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера,  платежные поручения, платежные требования,  акты о ликвидации основных средств и т. п.).

Накопительные  документы применяются для оформления однородных хозяйственных операций, многократно совершаемых в течение определенного периода (недели, декады, месяца).  Составляются они с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов  по однородным операциям. Ими являются лимитно-заборные карты,  табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

По содержанию документы  подразделяются на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают движение материальных ценностей (акт приема - передачи основных средств, накладная, требование и т.п.).

При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, денежные чеки и др.).

Расчетные документы  используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, услуги и их оплатой (счета, счета-фактуры,  товарно-транспортные накладные, расчетные чеки и т. п.).

По срокам хранения различают  документы текущего и постоянного  хранения.

Документы текущего хранения по окончании месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписки банка,  и др.). По истечении срока хранения (5 лет) они уничтожаются специальной комиссией, о чем делается отметка в архивной книге.

Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и другие документы по оплате труда. 

Документы оформляются  четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При осуществлении исправлений неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись «Исправленному верить» с указанием даты  и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

1. Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет  законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.

2. Группировка документов производится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.)
3. Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.

Если первичные учетные  документы оформлены ненадлежащим образом, то организация должна доказать факт совершения хозяйственной операции.

 

 

2. Документооборот

 

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

         ДОКУМЕНТООБОРОТ представляет собой движение первичных документов бухгалтерского учета от момента их создания до передачи в архив.

Понятие документооборота предусматривает составление графика  прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оформляется график в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением и исполнителем по созданию, проверке и обработке документов. Включает график четыре стадии: создание, проверка, обработка документов и сдача в архив.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика  до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

- индекс дела (номера  на папке) может состоять из  присвоенного подразделению номера  и внутреннего номера;

- наименование дела (заголовок);

- количество дел в  папке (заполняется при формировании  папки);

- срок хранения;

- примечание (может указываться,  на основании какого из перечней  устанавливается срок хранения  документов).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (в редакции Федеральных законов от 28.09.2010 N 243-ФЗ) организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.