Особливості формування управлінської звітності та відображення інформації в ній

Найбільш істотні приклади надмірної деталізації:

• розмірність кількісних показників доведена до абсолютної точності. Замість показника обсягу на суму 42 946 462 грн. 18 коп. варто записати 42 946 тис. грн., або навіть 42,9 млн. грн., що набагато наявніше;
• відхилення відбиваються буквально за усіма статтями. Відхилення у 100 грн. приводиться поруч із відхиленням у 100 тис. грн., у результаті їх можна зрозуміти як рівновеликі. Дрібні відхилення дезінтегрують увагу керуючого, обмежують розуміння інформації;
• статті звіту деталізуються за функціями "обсяг продажів", "витрати на
• безліч сторонніх показників, які не контролюються даним центром відповідальності [4].

4. Оперативність. Суть цього принципу полягає у використанні оперативної інформації підчас формування звітів. Не варто надто зосереджуватися на минулому, краще спрямувати свої зусилля на перспективу і прогноз подальших дій.

5. Недопущення дублювання  інформації. Цей принцип означає  неможливість багаторазового повтору  однієї і тієї ж інформації  в різних звітах. За наявності  дублювання даних потрібно здійснити  перегляд звітності з метою  її вдосконалення. Можливий варіант  скасування певної звітності  та впровадження нових форм.

6. Оптимальність. Цей принцип  передбачає, що кількість інформації, закладеної у звіти, має бути  оптимальною як за кількістю,  так і за формою подання. Зміст звітності має відповідати можливостям керівника приймати рішення в конкретній сфері діяльності [7].

7. Періодичність складання  внутрішніх звітів – суто індивідуальна справа кожної банківської установи. Строки подання звітності можуть коливатися від кількох днів до року. З огляду на це, розрізняють такі види внутрішньоуправлінських звітів: оперативні, щоденні, тижневі, декадні, місячні, квартальні, річні [4].

Кожен центр відповідальності хоче одержувати звіти, що містять інформацію для своїх власних цілей, відповідно до цього звіти про виконання планів подаються у таких формах:

• фактичний баланс на відповідну дату;
• звіт про виконання плану доходів і витрат;
• звіт про структуру робочих активів та залучених коштів;
• звіт про виконання плану операційних витрат;
• звіт про виконання плану витрат на утримання центру витрат (відповідальності);
• звіт про виконання бюджетів.

Конкретний зміст звітності, специфіка інструментів і методів, які застосовуються в системі  обліку і звітності за центрами відповідальності, залежить від того, який статус має  даний центр відповідальності.

У зв'язку з тим, що головною метою керівника центру витрат є  довгострокова мінімізація витрат, його діяльність оцінюється на підставі кошторису і звіту про фактичні витрати.

Кошторис є головним інструментом управлінського обліку, який дає змогу контролювати діяльність центру витрат. Кошторис – це, по суті, фінансовий план відповідного підрозділу банку. Він має включати тільки контрольовані статті витрат, тобто статті, на величину яких керівник підрозділу має реальну можливість впливати.

Після закінчення звітного періоду складається Звіт про  виконання кошторису, який включає  перелік контрольованих статей, суму витрат за кошторисом, фактичні витрати і відхилення. Наявність даних про відхилення дає змогу реалізувати принцип управління за відхиленнями. З цією метою у звітах виокремлюють статті, які відображають відхилення, що значно відрізняються від допустимих [6].

Таким чином, звітність за центрами витрат відіграє роль сигнальної системи, що забезпечує апарат управління інформацією про хід виробничого  процесу і динаміку витрат.

Звіти, які використовують для оцінки центру прибутку, набувають  форми Звіту про прибуток. Оскільки такі центри оцінюють за показником валового прибутку (процентного прибутку), то у звіті наводять інформацію про  показники, на підставі яких такий прибуток розраховується:

• дохід від реалізації банківських продуктів та послуг;
• собівартість реалізованих продуктів та послуг;
• валовий прибуток від реалізації банківських продуктів та послуг як у цілому, так і за окремими їх видами.

Іноді звітність центру прибутку може бути розширена до показника  операційного прибутку, тобто прибутку, який зменшується на величину частини загальних адміністративних витрат та витрат інших обслуговуючих підрозділів, особливо коли їх певну величину можна ув'язати з конкретним підрозділом.

Альтернативним варіантом  звіту центру прибутку є форма, в  якій замість валового прибутку відображається показник маржинального доходу, що підкреслює роль змінних витрат у формуванні результативного показника. Якщо з маржинального доходу підрозділу виключити його прямі постійні витрати, отримують показник «остаточного доходу до непрямих витрат», який дозволяв точніше оцінити внесок центру прибутку, ніж показник остаточного доходу, оскільки він усуває вплив довільного розподілу непрямих витрат.

Центр інвестицій можна розглядати як сукупність центру витрат і центру прибутку, для нього однаковою  мірою прийнятними є ті самі обліково-аналітичні інструменти (або їх комбінації), що й до центрів відповідальності перших двох видів. А зважаючи на те, що найчастіше центром інвестицій є банк у цілому або його філії чи відділення, то за звітність такого центру править власне фінансовий звіт підрозділу з усіма його формами [8].

Згідно вимог міжнародних  стандартів, облікова політика банку  повинна враховувати і процес формування управлінської інформації, оскільки вона використовується при  складанні та поданні фінансових звітів і повинна бути оприлюднена. Особливо важливою є управлінська інформація, на підставі якої складаються примітки до річної фінансової звітності, а саме примітки 36-46. В даних примітках  деталізується інформація про фінансовий стан та діяльність банку, яка не знайшла  відображення на рахунках бухгалтерського  обліку.

З точки зору управлінської інформації найбільш важливою є звітність за сегментами. Звітність за сегментами бізнесу банку складається на підставі даних управлінського обліку. Групування інформації по відповідним сегментам бізнесу (або бізнес-напрямками) банку та формування управлінської звітності може здійснюватись або в розрізі груп клієнтів, або банківських продуктів. Виділення сегментів бізнесу відповідає розподілу функцій серед керівництва з організації та контролю за певним напрямком діяльності банку.

Як свідчить практика, у  фінансовій структурі банків зазвичай сегменти бізнесу виділяються виходячи із обслуговування відповідних груп клієнтів: «Фінансові інститути та інвестиції»; «Корпоративний бізнес»; «Роздрібний бізнес» (рис. 1) [9].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Порядок подання управлінської інформації для складання фінансової звітності банку

 

Для повного та своєчасного  подання управлінської інформації з метою складання фінансової звітності, необхідно, щоб облікова політика банку містила такі основні  складові: затвердження загальної концепції  управлінського обліку; розробку системи  внутрішніх рахунків та форм внутрішньої  управлінської звітності, відповідно до структури приміток; розробку внутрішнього нормативного забезпечення управлінського обліку; визначення кола працівників  та рівня їх відповідальності.

Тобто, складання звітності з використанням управлінської інформації в подальшому буде сприяти задоволенню потреб користувачів банківської інформації, раціональній організації бухгалтерського обліку, забезпеченню надійності звітності.

 

 

4. Удосконалення системи управлінської звітності

 

 

Відповідно до І розділу  «Методичних рекомендацій щодо організації процесу формування управлінської звітності в банках України» ефективна  система управлінської звітності забезпечує доступність керівників усіх рівнів до даних, потрібних для прийняття рішення в оптимальний строк. Управлінська звітність формується на базі адекватних інформаційних технологій, які мають ураховувати вимоги та потреби майбутнього розвитку банку, вимоги до управлінської звітності [1].

Але на практиці, досить часто  управлінська звітність подається  просто на паперових носіях або ж  в електронному вигляді. При цьому, управлінська звітність також не може відображатись разом з операційною інформацією в операційному дню банку.

Сучасний банк з технологічної точки зору – це сукупність спеціалізованих програмних комплексів, призначених для ведення різноманітних облікових регістрів. Ці облікові регістри дійсно різноманітні, адже з точки зору системи управлінської звітності хронометраж робочого часу та рахунки фінансового обліку – явища одного порядку.  
Побудова звітності з використанням усіх або більшої частини даних різних облікових регістрів потребує поєднання цих даних, для чого використовується спеціалізоване програмне забезпечення – сховища даних.

Дійсно, банки формують такі сховища даних, але знову постає питання відображення управлінської  інформації в них, оскільки сховище даних не призначено для візуалізації інформації, а тим більше для побудови гнучких звітів (звітів, форма яких може модифікуватись користувачем). Тож наявність сховища даних ще не гарантує доведення інформації до кінцевого користувача.

Тому, для представлення управлінської інформації у зручному для аналізу вигляді використовуються доцільно використовувати спеціалізовані програмні продукти [10].

Вдалим прикладом такого програмного забезпечення є система  управлінської звітності на базі сховища даних Oracle, що розроблена компанією РДТеХ у лютому 2013 р. для ПАТ «Промінвестбанк».

В ході проекту було реалізовано два блоки завдань:

1. налаштовано завантаження первинних даних (ETL) з облікових систем банку до моделі сховища даних, що забезпечило єдине джерело уніфікованої та консолідованої інформації, необхідної для побудови різноманітних видів звітів. На сьогодні в промислову експлуатацію введено регулярне завантаження бухгалтерських даних з системи «Операційний день банку», даних по корпоративних та роздрібних кредитах і депозитах з системи FlexCube, даних за міжбанківськими угодами з системи ГУМР, а також даних по платіжних картках з системи Way4;
2. впроваджений модуль «Управлінська звітність», який включає до себе управлінський баланс, звіти про прибутки та збитки, про процентні та комісійні доходи та витрати, а також детальну звітність по продуктах банку: корпоративний кредитний портфель, корпоративний депозитний портфель, портфель міжбанківських кредитів та депозитів. 

В результаті впровадження системи управлінської звітності  у фахівців ПАТ «Промінестбанк» з'явилася можливість працювати з попередньо-налаштованими вітринами та звітами через інструменти Oracle Business Intelligence Analytics і Oracle Business Intelligence Dashboards. Дані доступні для аналізу з різним ступенем деталізації в необхідних розрізах: по продуктових напрямках, по клієнтських сегментах, по підрозділах і географії. Механізми автоматичних перевірок даних дозволяють здійснювати крос-контроль показників між усіма видами звітності, які використовуються у банку, що гарантує їх порівнянність. 

Таким чином, нова система  звітності забезпечує своєчасне  отримання точної аналітичної інформації про діяльність банку, що збільшує швидкість  і якість прийняття управлінських  рішень, дозволяє відстежувати прибутковість  тих або інших напрямків бізнесу [11]. 

 

Висновки

 

Управлінська звітність надає інформацію про стан та результати діяльності банку керівництву для планування, контролю та прийняття відповідних управлінських і економічних рішень.

Найчастіше веденням управлінського обліку та формуванням фінансових показників управлінської звітності в банку  займається окремий структурний  підрозділ, зокрема служба управлінського обліку. Крім цього можуть використовуватись  дані ризик-менеджменту та інших служб банку. При цьому, працівники даних підрозділів не мають єдиних правил щодо того, які конкретні дані мають міститись у звітах, оскільки кожен банк самостійно визначає, які показники потрібні йому для управління, в яких розрізах, та періодичність їх формування.

Характер відображення управлінської  інформації та вид звіту залежить від центрів відповідальності, до яких він подається.

Особливо важливою є управлінська інформація, на підставі якої складаються  примітки до річної фінансової звітності, а саме примітки 36-46. В даних примітках  деталізується інформація про фінансовий стан та діяльність банку, яка не знайшла  відображення на рахунках бухгалтерського  обліку.

З точки зору управлінської інформації найбільш важливою є звітність за сегментами. Групування інформації по відповідним бізнес-напрямкам банку та формування управлінської звітності може здійснюватись або в розрізі груп клієнтів, або банківських продуктів.

Досліджуючи систему управлінської  звітності, можна зробити висновок про доцільність створення у кожному банку окремого програмного продукту для ведення управлінського обліку та відображення управлінської інформації.

Отже, ефективна організація  управлінської звітності в банку  дозволить керівництву банку  оперативно отримувати необхідну інформацію щодо стану та результатів діяльності банківської установи, приймати обґрунтовані управлінські рішення, аналізувати діяльність окремих центрів відповідальності. Складання фінансової звітності з використанням управлінської інформації в подальшому буде сприяти задоволенню потреб користувачів банківської інформації, раціональній організації бухгалтерського обліку, забезпеченню надійності звітності.