Основные направления анализа материально - производственных запасов

Учетная цена материальных запасов представляет собой себестоимость приобретения (заготовления), которая определяется самой организацией по сложившемуся уровню покупных цен с добавлением  расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.п. В качестве учетной цены могут выступать  и так называемые средние или  средневзвешенные покупные цены, определяемые расчетным путем по сложившимся  уровням цен на начало и конец  отчетного периода по отдельным видам запасов. В том и другом случае разница между фактической себестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам отражается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.

При отпуске  материалов в производство и ином выбытии они могут оцениваться  по:

• себестоимости каждой единицы;
• средней себестоимости;
• себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);
• себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО). Согласно приказу Минфина России от 26 марта 2007г. №26н с 1 января 2008г., метод ЛИФО не применяется.

Применение  одного из методов по конкретному  наименованию производится в отчетном году и должно найти отражение  в учетной политике организации.

Способ оценки по себестоимости каждой единицы  применяется для материальных запасов, которые используются организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или  для запасов, которые не могут  заменять друг друга.

Основными задачами учета производственных запасов  являются:

• правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и 
  на всех этапах их движения;
• контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• своевременное выявление ненужных и излишних материалов (неликвидов).

2.2.Документирование и учет поступления, движения и выбытия материально-производственных запасов

Операции  по движению материальных ценностей  все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять  унифицированными первичными документами  по учету материалов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы  на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь  соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем  организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

Документами по учету материально-производственных запасов являются:

Доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) - применяется  для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном  экземпляре бухгалтерией организации  и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходный ордер (ф. № М-4) - используется для учета  материалов, поступающих от поставщиков  или из переработки. Приходный ордер  составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом  в день поступления ценностей  на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются  материально ответственным лицам  в заранее пронумерованном виде.

Акт о приемке  материалов (ф. № М-7) применяется  для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда  имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при  приемке запасов, поступивших без 
документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя постав или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, другой-складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом  только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

Требование-накладная (ф. №М-11) применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным  за его пределами, и при продаже  запасов.

Накладная составляется в двух экземплярах материально  ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр  предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

Замена одних  видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается  только с разрешения руководителя и  оформляется требованием-накладной  указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. №  М-15) используется для учета отпуска  материальных ценностей сторонним  организациям на основании договоров  и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение  ценностей, заполненной в установленном  порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания  для отпуска материалов, второй —  получателю.

При отпуске  материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

Карточка  учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой  отчетности и выдаются кладовщику под  расписку. Материально ответственное  лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных  приходно-расходных 
документов в день совершения операции в натуральном выражении.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации.

На стоимость  таких ценностей уменьшается  убыток от ликвидации соответствующих  объектов.

2.3.Складской учет

Для обеспечения  производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных  заводских складов в различных  структурных подразделениях организации  могут быть кладовые, выполняющие  функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию  присваивается постоянный номер, который  впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного  склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами  и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают  по секциям, а внутри них — по группам, типоразмерам и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом, которого принимают  на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой  договор по установленной форме  о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в  штатном расписании организации  отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик  заполняет материальный ярлык и  прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу  измерения, цену и лимит наличия  материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки  открывают в бухгалтерии или  вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет  колонки прихода, расхода и остатка  материалов.

Первичные документы, на которых основываются все операции по движению материальных ценностей: приходных  ордеров, накладных, счёт-фактур, платёжных требований, товарно-транспортным накладным и др. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета  материалов допускается также в  книге учета материалов, которая  содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы  после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих  кладовые, а также в подотчетных  организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и  остатке на конец месяца. В отчетах  мастеров заводов наряду с фактическим  расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где  производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку  в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально  ответственных лиц.