Організація бухгалтерського обліку в готелях

ВСТУП

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

-Закон України «Про захист прав споживачів» від 1 грудня 2005р. №3161-IV

-Постанова Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 року №1136 «Про забезпечення

дотримання законодавства  під час надання послуг іноземцям та особам без громадянства»

-Правила користування готелями та аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг" затверджені наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 № 19.

-Постанова КМУ "Про затвердження Порядку надання послуг з тимчасового розміщення (проживання) від 15 березня 2006 р. № 297 (зі змінами).

-Постанова КМУ "Про затвердження Порядку встановлення категорій готелям та іншим об’єктам, що призначаються для надання послуг з тимчасового розміщення (проживання ) від 29 липня 2009 р. N 803 ( зі змінами - постанова КМУ № 1054 від 17.10.2011).

-Перелік продукції, яка підлягає обов’язковій сертифікації в Україні затверджено Наказом Держспоживстандарту України від 01.02.2005 N 28 (зі змінами).

-«Правила обов’язкової сертифікації послуг з тимчасового розміщення (проживання)», затверджені наказом Держстандарту України від 27.01.99 № 37 (зі змінами в редакції наказу Держспоживтандарту України від 17.06.2010р. № 238 }

-«Правила обов’язкової сертифікації послуг харчування», затверджені наказом Держстандарту України від 27.01.99р. №37, який зареєстрований в Міністерстві юстиції України за №235/3528 від 15 квітня 1999р.

-ДСТУ 4268:2003 "Послуги туристичні. Засоби розміщення. Загальні вимоги".

-ДСТУ 4269:2003 "Послуги туристичні. Класифікація готелів".

-ДСТУ 4527:2006 "Послуги туристичні. Засоби розміщення. Терміни та визначення".

-ДСТУ 3862-99 Ресторанне господарство. Терміни та визначення.

-ДСТУ 4281:2004 "Заклади ресторанного господарства. Класифікація".

-ДСТУ 4094-2002 "Послуги перукарень. Загальні вимоги".

-ДБНВ 2.2-9-99 "Громадські будинки та споруди. Основні положення ".

-Державні санітарні норми та правила утримання територій населених місць від 17.03.2011.

-Правила пожежної безпеки в Україні, затверджені наказом Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій від 19.10.2004.

РОЗДІЛ 2. Особливості первинного обліку в готелях.

1. Форми документів  звітності  та первинного обліку у готелях України розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадян), які проживають у готелях і користуються готельними послугами, а також ведення первинного обліку у готелях незалежно від форм власності.

2. Порядок визначає використання  і заповнення форм документів  при проведенні розрахунків з  громадянами, які проживають у  готелях і користуються готельними  послугами, та ведення первинного  обліку у готелях.

3. Форми документів суворої  звітності та первинного обліку є обов'язковими для застосування у готелях незалежно від їхньої відомчої підпорядкованості та форм власності і повинні відповідати технічним умовам їх виготовлення (додаток).

У тих готелях України, в яких первинний облік здійснюється за допомогою автоматизованої комп'ютерної системи, дозволяється зміна структури форм документів первинного обліку зі збереженням вхідних даних обліку.

Використання та заповнення форм документів звітності та первинного обліку у готелях:

- Анкета для громадянина  України, який прибув до готелю (форма N 1-Г) (додатки рис 1)

Заповнюється громадянином, який прибув у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації.

Після реєстрації документ повертається власнику. Для збереження анкет і роботи з ними в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки: в першій зберігаються анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - зберігаються протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, після цього анкети передаються до архіву і зберігаються протягом року, а потім знищуються за актом. Анкети у картотеках розставляються в алфавітному порядку.

- Реєстраційна картка (форма  N 2-Г)(додатки рис 3)

Заповнюється іноземцем  або особою без громадянства, яка  прибула у готель, на підставі документа, що засвідчує цю особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 6-Г) знищуються за актом.

- Візитна картка гостя  на право проживання у готелі (форма N 3-Г)

Візитна картка надає право  громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що знаходяться у готелі.(додатки рис 2)

На числовій сітці візитної картки гостя відмічається період оплати, продовження терміну проживання.

Візитна картка заповнюється портьє (адміністратором) на підставі анкети (форма N 1-Г) чи реєстраційної картки (форма N 2-Г).

- Рахунок (форма N 4-Г)

Рахунок виписується у  трьох примірниках (у разі автоматизованої  обробки даних - у двох примірниках): перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий примірник - разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії, третій примірник - залишається у касира (касира-оператора) і зберігається до виїзду особи із готелю.

Рахунок заповнюється при  оформленні сплати за бронювання, проживання, а також додаткові послуги, що вказані у рахунку. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Рахунок є бланком суворої  звітності.

- Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма N 5-Г)

Застосовується для обліку усіх осіб, що проживають у номерах готелю. Журнал заповнюється із зворотом без титульного заголовку.

Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором) на підставі анкет (Форма N 1-Г).

- Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма N 6-Г)

Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі реєстраційних карток (форма N 2-Г), паспортів та віз.

Журнал ведеться в одному примірнику портьє (адміністратором).

- Журнал реєстрації заявок  на бронювання номерів (місць) (форма N 7-Г)

Заповнюється портьє (адміністратором) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель на бронювання номерів (місць).

Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється гербовою печаткою.

- Розрахунок оплати за  бронювання номерів (місць) та проживання за безготівковим розрахунком (форма N 8-Г)

Титульний лист форми N 8-Г  спочатку заповнюється портьє (адміністратором) і передається до бухгалтерії для попереднього розрахунку оплати.

Після того, як кошти надійшли від юридичної особи, яка подала заяву на бронь, бухгалтерія передає форму N 8-Г портьє (адміністратору).

Кінцевий підсумок підбивається після від'їзду проживаючих і є підставою до оплати рахунку після фактичного виконання.

- Касовий звіт (форма N 9-Г)

Складається у двох примірниках  касиром (оператором), який виконує  розрахунки з громадянами, які проживають у готелі. Перший примірник разом  з рахунком (форма N 4-Г) або контрольною  касовою стрічкою (при механізованому розрахунку) щоденно здається до бухгалтерії, другий - зберігається у підзвітної особи. У підсумковому розрахунку сума вписується: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Працівник бухгалтерії звіряє форму N 9-Г з формою N 4-Г.

Касовий звіт є бланком  суворої звітності.

- Квитанція за користування  автостоянкою готелю (форма N 10-Г)

Виписується на автостоянках готельного комплексу на підставі технічного паспорта та документа, що засвідчує особу, при прийманні та видачі автотранспортного засобу у двох примірниках: перший примірник квитанції видається платнику, другий - здається до бухгалтерії. У квитанції суми оплати і тариф вписуються: гривні - прописом, копійки - цифрами.

Квитанція є бланком суворої  звітності.

- Відомість обліку руху номерів та місць у готелі станом на 9.00 (форма N 11-Г)

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах, форма N 11-Г заповнюється черговим портьє (адміністратором) щоденно станом на 9.00.

- Журнал оперативного  обліку осіб, які проживають на поверсі (форма N 12-Г)

Заповнюється черговим по поверху.

- Корінець квитанції на  приймання речей до камери  схову (форма N 13-Г)

Заповнюється комірником камери схову в готелі у двох примірниках: один залишається у комірника, другий видається громадянину, який здав речі до схову, і пред'являється комірнику тоді, коли потрібно їх забрати.

Передумовами раціональної організації обліку є: визначення обсягу та складу облікової інформації, необхідної для управління та контролю, встановлення структури облікового апарату та розподілу обов'язків між окремими виконавцями, розробка документування та графіку документообороту. З урахуванням  цього визначається обсяг та склад  облікової інформації як для підприємства в цілому, так і для його структурних  одиниць. При цьому особливого значення набуває вивчення законодавства  готельно-ресторанного господарства та нормативно-правових актів, які встановлюють або рекомендують організацію та порядок ведення обліку.

Для конкретних облікових  працівників розробляється посадова інструкція, якою і визначається коло їхніх службових обов'язків, що полягає  у веденні відповідних облікових  регістрів, складання певних звітних  форм тощо.

Підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію опрацювання облікової  інформації. А керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови  для правильного ведення бухгалтерського  обліку, забезпечити неухильне виконання  всіма підрозділами, службами і працівниками, дотримання порядку оформлення і  надання до обліку первинних документів. 

Згідно із законодавством, відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських  операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, реєстрів і звітності протягом встановленого  терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений  орган (посадова особа), що здійснює керівництво  підприємством відповідно до законодавства  і засновницьких документів. Термін зберігання документів, форм квитанцій  регламентується "Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 за № 41, зареєстрованим Міністерством юстиції України від 17.09.98 за 576/3016, та становить 3 роки. 
Згідно з установленою структурою бухгалтерського апарату підприємства та розподілом обов'язків між окремими структурними підрозділами організовується документооборот, тобто шлях проходження документа від його складання до надання керівництву чи здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає та наступне використання цього документа. Графік документообороту затверджує головний бухгалтер, який і здійснює контроль за його дотриманням. Згідно із законодавством, відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів. Термін зберігання документів, форм квитанцій регламентується "Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 за № 41, зареєстрованим Міністерством юстиції України від 17.09.98 за 576/3016, та становить 3 роки.

Згідно з установленою структурою бухгалтерського апарату  підприємства та розподілом обов'язків  між окремими структурними підрозділами організовується документооборот, тобто шлях проходження документа  від його складання до надання керівництву чи здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає та наступне використання цього документа. Графік документообороту затверджує головний бухгалтер, який і здійснює контроль за його дотриманням.