Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

3) бухгалтерская и налоговая  отчетность;

4) график документооборота (сроки и порядок прохождения документов);

5) хранение документов.

Рассмотрим каждую позицию схемы документооборота на примерах.

Бухгалтерской службой ЗАО «Любовшинский спиртзавод» все  хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов. Рассмотрим, какие первичные документы применяются организацией, имеющей склад  материалов, производственные подразделения (цеха).

Согласно заключенному с контрагентом договору  материалы организация принимает по товарной накладной (форма N ТОРГ-12) оплачивает в соответствии с условиями договора. Разовые поставки  материалов организация принимает также по товарной накладной, а оплачивает согласно счету, выставленному продавцом покупателю.

Материально − производственные запасы (МПЗ) принимаются на баланс организации путем оформления приходного ордера (форма N М-4 ) Поступившие на склад МПЗ принимают кладовщик склада. С данным лицом заключен   письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При поставке  материалов организация получает товарную накладную, которая соответствует фактическому количеству полученных товарно-материальных ценностей, и оформляет приходный ордер на то количество, которое поставлено продавцом. Иногда организация получает накладную на все материалы, оговоренные в договоре, но поставка осуществляется партиями. В такой ситуации материально ответственное лицо организации  оформляет  первичный документ на прием МПЗ − приходный ордер или акт о приемке материалов (форма М-7) только на ту партию, которая фактически поступила на склад.

Если в ходе приемки  материалов обнаружены количественные или качественные расхождения, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется акт о приемке материалов. Он составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Указанный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Составляется он в 2 экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя  незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акт с приложенными к нему документами (транспортными накладными и т.д.) передается: один экземпляр в бухгалтерию  для учета движения материальных ценностей, другой − отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

На складе кладовщик  ведет  карточки учета материалов (форма N М-17). При передаче  материалов в производственное подразделение оформляется накладная на внутреннее перемещение (форма N М-11).

Данный документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

 Данную накладную в 2 экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного  подразделения, сдающего материальные  ценности. Один экземпляр служит  сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй − принимающему складу основанием для их оприходования.

Накладную подписывают материально ответственные лица − сдатчик и получатель и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Списание материалов в производство оформляется по факту их использования актом расхода материалов. В нем указывают:

− наименование материалов;

− их количество;

− учетную цену и сумму по каждому наименованию;

− наименование  объекта  на ремонт  которого они будут израсходованы;

− наименование затрат;

− количество и сумму по нормам расхода;

− количество и сумму сверх норм и причину перерасхода (в случае если имеется перерасход  материалов).

Акт расхода материалов составляется в произвольной форме и утверждается руководителем организации.

После оформления первичного документа необходимо занести его в учетные регистры. В ЗАО «Любовшинский Спиртзавод» используется программа 1С: Бухгалтерия версии 7.7 для ведения бухгалтерского учета. Из первичного документа описанного выше данные заносятся в программу в Журнал документов раздел Учет материалов. 1С: Бухгалтерия является основным учетным регистром на предприятии.

Следующей позицией документооборота является составление бухгалтерской и налоговой отчетности. По средствам программного обеспечения и возможностей 1С: Бухгалтерия составление бухгалтерской и налоговой отчетности упрощается, т.к. каждый внесенный первичный документа автоматически разносится по нужным статьям баланса и регистрам учета. Характеризуя данный пример о приемке материалов, данные первичного документа будут отражены во втором разделе баланса «Оборотные активы» статье «Материалы».

Сдача отчетов в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральную службу государственной статистики и Фонд социального страхования производится по электронным каналам связи «Астрал Отчет». Такие операции стали возможны на основании Федерального закона от 29.06.2004 г. № 58 − ФЗ впредь до утверждения Минфином России этого порядка действует Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный приказом МНС России от 02.04.2002 г. № БГ − 32/169. Движение первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету. ЗАО «Любовшинский Спиртзавод» не составляет подобных графиков, что в некоторых случаях затрудняет документооборот для целей бухгалтерского и налогового учета. «Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть, предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.» Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом. Проанализировав движение документов для целей бухгалтерского и налогового учета ЗАО «Любовшинский Спиртзавод» качестве примера упрощенной схемы (графика) документооборота можно привести следующий график. Представленный образец документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию. При этом в нем отсутствует как схема движения документов в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии. Поэтому такого рода порядок необходим только в целях контроля за своевременным оформлением и сдачей документов.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Так, организации хранит первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Прослеживая «путь» движения первичного документа приемки материалов видим, что по истечении сроков установленных законодательством РФ документ будет сдан в местные архив предприятия в папку «Учет материалов». Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.