Организация работы с бухгалтерскими документами в современных условиях

Среднесписочная численность  работников предприятия   составляет 65 человек.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета  в обществе является ее руководитель. Исходя из размеров организации, вида ее деятельности, структуры, а также объема учетной работы руководителем  организации  принято  решение об учреждении собственной  бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером.

Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений.  Качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности общества в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

 Бухгалтерская  служба  общества состоит  из 3  специалистов:

− Бухгалтер по расчетам  организации (включая расчеты по оплате труда)

− Бухгалтер  по  материальным ценностям

− Кассир

          Основными нормативными документами, регулирующими вопросы учетной  политики ЗАО  « Любовшинский  спиртзавод» , являются:

• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Закон №129 − ФЗ;
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49;
• Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, утвержденное Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н;
• положения по бухгалтерскому учету, утвержденные Минфином России;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• другие нормативные документы.

          В соответствии с Законом №129 − ФЗ ответственными за организацию  бухгалтерского учета и соблюдение  законодательства при выполнении  хозяйственных операций является директор организации, а за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности − главный бухгалтер ЗАО «Любовшинский спиртзавод».

          Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета с применением компьютерной техники − программы "1С: Бухгалтерия". Бухгалтерский и налоговый учет в организации осуществляется бухгалтерией. Информация о доходах и расходах организации для целей налогового учета, а также о вне реализационных доходах и расходах формируется на основании данных бухгалтерского учета соответствующих операций, отраженных на счетах 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы", а также на счетах учета затрат. При несовпадении требований или порядка отражения отдельных операций в бухгалтерском и налоговом учете организация ведет регистры налогового учета. Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные налоговым учетом программы "1С: Бухгалтерия", а при их отсутствии  формы регистров налогового учета устанавливаются отдельными приказами руководителя организации. Первичные учетные документы и регистры налогового учета хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Исправление ошибок в регистрах налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

          Учет имущества, обязательств и  хозяйственных операций ведется  способом двойной записи в  соответствии с рабочим планом  счетов бухгалтерского учета. Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского  и налогового учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии. Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря.

          В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета  и отчетности производятся:

• инвентаризация материальных остатков на складе перед сдачей годового отчета (в IV квартале);
• инвентаризация кассы - не реже одного раза в квартал, а также в случае передачи денежных средств другому материально ответственному лицу;
• внезапные инвентаризации кассы и материально-производственных запасов - по решению руководителя;
• инвентаризация основных средств - один раз в три года;
• обязательная инвентаризация - в случаях, предусмотренных ст. 12 Закона №129 − ФЗ.

Организация ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, разработанным ею на основании Приказа Минфина России №94н и отраженным в конфигурации программы "1С: Бухгалтерия".  Общество использует типовые формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом России и содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Ниже представлены некоторые варианты и методики ведения бухгалтерского и налогового учета.

В организации выручка от реализации продукции для целей бухгалтерского и налогового учета для расчета налога на прибыль определяется по мере оказания услуг. Днем отгрузки считается день реализации товаров, определяемой в соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ, независимо от фактического поступления денежных средств на их оплату. Для целей исчисления по операциям, облагаемых НДС, выручка определяется по мере отгрузки товаров. Выручка от реализации продукции, произведенных в результате осуществления уставной деятельности, отражается на счете 90 "Продажи". Отчетным периодом по налогу на прибыль организации являются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года. Отчетным периодом по налогу на добавленную стоимость  являются I квартал,2 квартал,3 квартал,4 квартал. Книга покупок и книга продаж ведутся в электронном виде  позволяющих распечатку на бумажные носители  в случае необходимости . Учет материально-производственных запасов производится в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 №44н (с изм. и доп. от 26.03.2007). В организации материальные ценности приходуются на балансовом счете 10 "Материалы" по цене приобретения с учетом всех расходов.

Учет основных средств ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30.03.2001 №26н (с изм. и доп. от 27.11.2006). Для целей бухгалтерского и налогового учета к основным средствам относится имущество стоимостью более 40 000 руб. и сроком службы более 12 месяцев. Учет основных средств ведется на счете 01 "Основные средства". Амортизация объектов основных средств производится по линейному способу в соответствии с группами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 N 1, ежемесячно. Имущество, приобретаемое для сдачи в лизинг, учитывается на счете 03 "Доходные вложения в материальные ценности". Перевод основных средств в состав лизингового имущества не допускается. Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Учет нематериальных активов в организации ведется в соответствии с ПБУ 14/2007 "Учет нематериальных активов", утвержденным Приказом Минфина России от 27.12.2007 №153н. Инвентарным объектом нематериальных активов считается совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договоров уступки прав и т.п. В составе нематериальных активов учитываются объекты, соответствующие требованиям ПБУ 14/2007 и ст. 256, п. 3 ст. 257 НК РФ, срок эксплуатации которых превышает один год. Активы, вводимые в эксплуатацию с 2008 г., учитываются в качестве нематериальных активов, только если их первоначальная стоимость превышает 40 000 руб. Износ по нематериальным активам отражается в составе затрат и для целей бухгалтерского и налогового учета начисляется линейным способом.

Учет финансовых вложений ведется в соответствии с ПБУ 19/02 "Учет финансовых вложений", утвержденным Приказом Минфина России от 10.12.2002 №126н (с изм. и доп. от 27.11.2006). К финансовым вложениям относятся инвестиции организации в ценные государственные бумаги, облигации и иные ценные бумаги других организаций, в уставные (складочные) капиталы других организаций, депозиты в банках и др. Финансовые вложения принимаются к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат на их приобретение с учетом требований ПБУ 19/02. Ценные бумаги учитываются на счете 58 "Финансовые вложения". Открытые в банках аккредитивы, депозиты учитываются на счете 55 "Специальные счета в банках".  Учет и списание финансовых вложений для целей налогового и бухгалтерского учета производится по методу ФИФО.

Расходы организации делятся на прямые и косвенные. Их учет происходит следующим образом. Косвенные расходы учитываются на счете 26 "Общехозяйственные расходы" и списываются в конце отчетного (налогового) периода непосредственно на счет 90 "Продажи". К указанным расходам относятся следующие расходы: заработная плата администрации организации, отчисления по ЕСН и отчисления в ПФР с заработной платы администрации предприятия, арендные платежи, транспортные расходы, налог на землю, канцелярские расходы, расходы на услуги связи, расходы по коммунальным платежам, непосредственно не связанные с прямыми затратами, амортизационные отчисления, прочие расходы. Расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль в соответствии с НК РФ, но признаваемые таковыми для целей бухгалтерского учета, отражаются на счете 91-2 "Расходы, не учитываемые при налогообложении".

Кроме вышеуказанных вариантов учета хозяйственных процессов организации производится учет займов и кредитов в соответствии с ПБУ 15/2008 "Учет расходов по займам и кредитам", утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 №107н.

2.2 Организация документооборота  на предприятии ЗАО «Любовшинский  спиртзавод».

Документооборот - это упорядоченное перемещение документов с момента их создания  до завершения исполнения (отправки, передачи, на оперативное хранение).

Документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

            Основанием для ведения   документооборота  на   ЗАО Любовшинский спиртзавод   являются  следующие документы:

- Налоговый  кодекс РФ (далее - НК РФ), в ст. 252 которого говорится, что при определении налоговой базы все расходы должны быть подтверждены документально. При этом, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и/или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, например, таможенной декларацией, приказом о командировке и т.д.

Федерального закона от 06 декабря  2011 года  № 402 -ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Согласно ст. 9 закона N  402-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;

- прочие нормативные и  законодательные документы по  бухгалтерскому учету.

 Свою хозяйственную  деятельность   предприятие осуществляет  на основании   устава, так как устав  является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации, включающий в себя свод правил, установленных предприятием и регулирующий его хозяйственную деятельность.

  Другим  документом, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда в соответствии с уставом является штатное расписание . которое составляется по унифицированной форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Изменения, вносимые в штатное расписание, утверждаются приказом "О внесении изменений в штатное расписание".

 В соответствии с действующим штатным расписанием в организации разработаны  должностные  инструкции  на все  должности, кроме должности руководителя, действующего на основании устава

Должностная инструкция представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностная инструкция позволяет четко разграничить обязанности и права работников, исключить дублирование в выполнении отдельных работ, обеспечивает взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности.

На основании должностной инструкции заключены  трудовые договора с работниками, которые могут в дальнейшем использоваться для разрешения различного рода споров между работником и работодателем.

 Работники  бухгалтерской  службы    документальное отражение  хозяйственных операций   ведут  на основании своих должностных  инструкций и требований бухгалтерского  учета.

2.3 Порядок документального  отражения хозяйственных операций  на ЗАО «Любовшинский спиртзавод»

Общая схема документооборота ЗАО «Любовшинский спиртзавод» включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;