Организация, методика, техника проведения инвентаризации и отражение её в учете

Дебет счета 20 "Основное производство", др. счетов учета затрат, Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"

- списана естественная убыль  материалов в пределах установленных  норм;

Дебет счета 44 "Расходы на продажу",

Кредит счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей"

- списана естественная убыль  товаров и готовой продукции  в пределах установленных норм.

При отсутствии установленных норм убыль рассматривается как недостача  сверх норм.

По материалам и товарам, по которым  выявлена недостача сверх норм естественной убыли и по которым ранее был  предъявлен НДС к возвращению  из бюджета, следует восстановить сумму  НДС и также отнести ее в  дебет счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". Производится запись:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам  и сборам", субсчет "Расчеты  по НДС"

- отражена восстановленная сумма  НДС; [11]

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча производственных запасов сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

При этом производится запись:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты  по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей"

- сумма недостачи (порчи сверх  норм естественной убыли) отнесена  на виновных лиц.

В тех случаях, когда виновники  не установлены или во взыскании  с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются  на внереализационные расходы, что отражается в учете записью:

Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",

Кредит счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". [11]

В документах, представляемых для  оформления списания недостач ценностей  и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ  на взыскание ущерба с виновных лиц, заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Имущество, оказавшееся в излишке, принимается к учету в оценке по рыночной стоимости с признанием внереализационных доходов с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. [11]

При этом в учете производятся записи:

Дебет счета 04 "Нематериальные активы"; 07 "Оборудование к установке"; 08 "Вложения во внеоборотные активы"; 10 "Материалы"; 41 "Товары"; 43 "Готовая продукция"; 50 "Касса"; 58 "Финансовые вложения".

Кредит счета91 "Прочие доходы и  расходы", субсчет "Прочие доходы".

2. Инвентаризация по объектам  учета

 

2.1 Инвентаризация основных средств

 

При инвентаризации основных средств проверяется обоснованность остатков по счетам 01 "Основные средства", 02 "Износ основных средств" и 03 "Доходные вложения в материальные ценности". [23]

Согласно п.4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина  России от 30.03.2001 №26н (далее ПБУ 6/01), при принятии к бухгалтерскому учету  активов в качестве основных средств  необходимо единовременное выполнение следующих условий:

а) использование в производстве продукции, при выполнении работ  или оказании услуг для управленческих нужд организации;

б) использование в течение длительного  времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев  или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организацией не предполагается последующая  перепродажа данных активов;

г) способность приносить организации  экономические выгоды (доход) в будущем.

Сроком полезного использования  является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит экономические выгоды организации. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта. [25]

В соответствии с п.5 ПБУ 6/01 к основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и  оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и  принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние  насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.

В составе основных средств учитываются  также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные  участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные  ресурсы).

Инвентаризация основных средств производится инвентаризационной комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия. По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись по типовой междуведомственной форме.

До начала инвентаризации необходимо проверить:

Наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентаризационных книг, описей и других регистров аналитического учета основных средств.

Наличие и состояние технических  паспортов или другой технической  документации основных средств.

Наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения (п.3.1 Методических указаний по инвентаризации). [1]

Согласно п.6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

При инвентаризации основных средств  комиссия производит осмотр и заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и  основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет  наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации.

Проверяет также наличие документов на земельные участки, водоемы и  другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности  организации (п.3.1 Методических указаний по инвентаризации). [1]

Согласно п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации при выявлении  объектов, не принятых на учет, а также  объектов, по которым в регистрах  бухгалтерского учета отсутствуют  или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмену), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п. [1]

Оценка выявленных инвентаризацией  неуточненных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи  по наименованиям в соответствии с прямыми названиями объекта.

В соответствии с п.3.4. Методических указаний по инвентаризации машины, оборудование и транспортные средства заносятся  в описи индивидуально с указанием  заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. [1]

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие  одновременно в одно из структурных  подразделений организации и  учитываемые на типовой инвентарной  карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием  количества этих предметов.

Основные средства, которые в  момент инвентаризации находятся вне  места нахождения организации (речные и морские суда в дальних рейсах, железнодорожный подвижной состав и оборудование и т.п.), инвентаризуются  до момента временного их выбытия (п.3.5 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п.3.6 Методических указаний по инвентаризации на основные средства, не пригодные к эксплуатации и  не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). [1]

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации). [1]

При проверке первоначальной стоимости  объекта основных средств необходимо иметь в виду, что первоначальная стоимость основных средств, в которой  они приняты к бухгалтерскому учету, может быть изменена в случаях  достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств (п.14 ПБУ 6/01).

В процессе инвентаризации изучают  все документы, которыми оформлены  затраты на восстановление объекта  основных средств, и определяют характер выполненных работ (ремонт, реконструкция, модернизация и т.д.).

Если объект подвергается восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в  опись под наименованием, соответствующим  новому назначению.

Если комиссией установлено, что  работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений  и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных  конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). [1]

Как правило, расчет суммы увеличения балансовой стоимости объекта не вызывает трудностей: сумма капитальных  вложений в объект основных средств  определяется по первичным документам, подтверждающим работы капитального характера. На основании сличительной ведомости  результатов инвентаризации основных средств (ф. № ИНВ – 18) и пакета документов, подтверждающих проведение достройки, дооборудования, реконструкции или модернизации объекта основных средств, комиссия составляет в одном экземпляре акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС – 3). [4]

Бухгалтеру для совершения записи по принятию к учету капитальных  вложений нужно определить, на каких  балансовых счетах учтены затраты по выполнению капитальных работ:

если затраты в рассматриваемые  капитальные вложения на момент проведения инвентаризации числятся на счете 08 "Капитальные  вложения", производится запись:

Дебет счета 01 Кредит счета 08

если капитальные затраты ранее  были ошибочно расценены как капитальный  ремонт и отнесены на себестоимость (расходы на продажу в торговых организациях) или на уменьшение резерва  на ремонт основных средств в течение текущего отчетного года, то бухгалтер составляет бухгалтерскую справку о допущенной учетной ошибке и делается запись:

Дебет счета 20 Кредит счета 60 – сторно;

Дебет счета 08 Кредит счета 60 – произведены  затраты отражены как капитальные  вложения;

Дебет счета 01 Кредит счета 08 – принят к учету улучшенный объект ОС (на основании акта по ф. № ОС – 3);

если капитальные затраты были отнесены на себестоимость или на уменьшение резерва на ремонт основных средств в предыдущих отчетных периодах, составляется бухгалтерскую справку о допущенной ошибке, а сумма списанных на расходы капитальных затрат признается доходами прошлых лет, выявленными в отчетном периоде. Производится запись:

Дебет счета 08 Кредит счета 91 субсчет "Прочие доходы" - отражен внереализационный доход;

Дебет счета 01 Кредит счета 08 – принят к учету улучшенный объект ОС (на основании акта по ф. № ОС – 3). [11]

Определение снижения балансовой стоимости  объекта при его частичной  ликвидации (сломе отдельных конструктивных элементов) проводится на основе экспертных оценок. Возможно применение следующей  методики:

оценивается стоимость достройки  ликвидированной части объекта  основных средств (восстановительная  стоимость ликвидированной части);

рассчитывается приходящаяся на ликвидированную  часть сумма накопленной амортизации  исходя из степени самортизированности всего объекта. При этом составляется акт оценки снижения стоимости объекта, в котором приводятся все расчеты. [1]

При проверке правильности начисления амортизации по объектам основных средств  необходимо проверить:

правильность определения месяца, с которого началось начисление амортизации;

правильность определения срока  полезного использования;

соответствие способов начисления амортизации, фактически применяемых  по группам однородных объектов, способам, указанным в учетной политике предприятия;

правильность расчета сумм амортизационных  отчислений и их отражения в учете;

факты перевода основных средств на консервацию. Согласно п. 23 ПБУ 6/01 в  течение срока полезного использования  объекта основных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев перевода его по решению руководителя организации  на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев;