Оптимизация система закупки товаров и их реализация на базе использования информационной технологии в розничной торговли

Информационная система  является инструментом, позволяющим  своевременно принимать и оценивать  эффективность как стратегических управленческих решений, так и отдельных проектов в рамках развития розничного бизнеса. Система может рассматриваться как гарант эффективного расходования привлекаемых ресурсов

  1.2.1 Взаимодействие офисных и торговых программ

Одна из важнейших  проблем, которые необходимо решить при создании комплексной информационной системы в розничной торговле, – организация взаимодействия и обмена данными между аналитическим программным обеспечением головного офиса и программами, отвечающими за работу торговых точек, в том числе поддерживающих работу торгово-кассового оборудования. Между этими двумя частями информационной системы происходит движение значительных информационных потоков. Основной поток информации из магазинов – это данные о продажах товарных наименований с кассовых терминалов магазинов. Из центрального офиса в магазины поступает информация об ассортименте, ценах, специальных условиях продажи товара.

Сосредоточение в офисной  части информационной системы алгоритмов централизованного управления ассортиментом  товаров, ценообразования по единому для всей сети ассортименту, информация о промо- и рекламных акциях, а также других бизнес-процессах характерно для большинства крупных иностранных и российских сетевых розничных компаний. Вторая часть информационной системы, обеспечивающая работу отдельных торговых точек, призвана в первую очередь автоматизировать процессы заказа и приемки товара, проведение инвентаризаций и других децентрализованных бизнес-процессов.

Практика показала, что  эффективно организованный обмен информацией  между программами в магазинах и офисной частью информационной системы позволяет существенно снизить операционные издержки на уровне отдельных магазинов и компании в целом.

1.3 Реализация товаров

Реализация товаров - деятельность предприятий торговли, направленная на удовлетворения потребительского спроса на товары, связанная с организацией системы торговли, доставки, хранения, упаковки, сортировки товаров, рекламы, распространения информации о товарах, местах и способах их приобретения потребителями.

Реализация товаров  производится путем передачи на возмездной основе (включая обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результаты выполненных работ, возмездное оказание услуг, а в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, на безвозмездной основе. В оптовой торговле реализация товаров может осуществляться по договорам купли-продажи, мены, комиссии, поставки и ряду иных соглашений. При этом товар может быть реализован транзитом или со складов организации. Реализация товара по договору купли-продажи состоит в том, что одна сторона (продавец) передает товар в собственность другой стороне (покупателю), а последний в свою очередь обязуется получить этот товар и заплатить за него определенную сумму денег (цену).

Розничная реализация товаров  представляет собой процесс продажи товара поштучно или же небольшими количествами. Розничной торговлей занимается подавляющее большинство магазинов, реализующих товары народного потребления, продовольственные, промышленные товары и пр. То есть то, что потребитель приобретает только для собственных нужд, а не для дальнейшей перепродажи. Оптовая реализация товаров представляет собой торговые отношения между изготовителем и организацией, предпринимателем, которые занимаются уже розничной реализацией этого товара. В оптовой торговле товар является частью бизнеса посредника, при этом оптовый продавец может не знать точно, для чего будет использоваться его товар. Таким образом, оптовая торговля участвует в синхронизации производства, в ускорении товарооборота и потребления.

Существует несколько форм реализации товаров. Первая - это прямой сбыт, когда продажа продукта осуществляется непосредственно производителем к потребителю, на основании прямого контакта с ним. Вторая форма - это сбыт косвенный, когда продажа продукции производится через посредников. Под формой интенсивного сбыта подразумевается наличие целой сети посредников, вне зависимости от форм их деятельности. Она представляет собой густую, широкую сеть сбыта с хорошо развитой рекламой и особым контролем над посредниками и за их платежеспособностью. Четвертая форма - выборочный или селективный сбыт. Он подразумевает ограниченное количество посредников и используется чаще всего для реализации технически сложных товаров. И последний - эксклюзивный сбыт, который подразумевает специально ограниченное количество посредников, которые могут торговать конкретной продукцией в пределах сбытовых территорий.

Что касается коммерческих методов, то методы реализации товара обладают характерной принадлежностью  той организации, которыми проводятся. Продажа товара за наличный расчёт, без доставки купленного товара покупателю - один из самых распространённых методов, он годится и для оптовой, и для розничной торговли. Реализация товара за наличный расчёт с доставкой - это характерно для оптовой и частично розничной торговли (например, продажа мебели, крупной бытовой техники и т.д.), Реализация товаров организатором-оптовиком практикуется в ряде отраслей с бестарной перевозкой грузов. Здесь у оптовика нет своих товарных запасов. Он получает заказ от покупателя, находит нужного производителя, который сам отгружает товар покупателю, соблюдая оговоренные условия поставки. При реализации продукта на условиях консигнации, оптовики сохраняют за собой право собственности на проданные товары, а счет розничным продавцам выставляется только за купленное покупателями. Наконец - посылторг, торговля по каталогам, когда выбранный из присланного каталога товар высылается в виде посылки непосредственно заказчику-потребителю.

2. Роль закупочной  работы в магазине «Пятёрочка+»

Закупочная работа магазина «5Пятерочка» существенно влияет на торговую деятельность и как следствие  отражается на финансовых показателях  данного предприятия.

Проведению закупочной работы магазина «5Пятерочка» предшествуют:

-изучение покупательского спроса;

-определение потребности  в товарах;

-выявление источников  поступления товаров и выбор  поставщиков;

-установление хозяйственных  связей с поставщиками.

Изучение и прогнозирование  покупательского спроса проводится отделом снабжения ООО «Торговая сеть 5Пятерочка» при анализе показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачивемости. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Следующим элементом  работы по закупке товаров является выявление источников их поступления и выбор поставщиков. Для этого отдел снабжения владеет информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках –изготовителях) и производимых ими товара (ассортименте , качестве, упаковке, ценах.) При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию. А также выпуску новых товаров.

2.1Порядок составления  и согласования графиков завоза

Основанием для завоза товаров в наше предприятие служит заявка. Она составляется по установленной форме. В ней указывают наименование товаров и основные их ассортиментные признаки (вид, сорт и т. д.), требуемое количество товаров. Заявку, составленную в двух экземплярах, подписывает заведующий или директор магазина, затем ее заверяют печатью и направляют поставщику для исполнения.

2.2 Участие  в приемке товаров ООО»5Пятерочки»

Обеспеченность правовыми  и нормативными документами, регламентирующими  проведение приемки товаров по количеству и качеству в магазине «5Пятерочка», является обязательным условием и одним из основных факторов работы поставщиками. Все поступающие товары в магазин подлежат проверке по качеству и количеству. Для этого в магазине в наличии имеются стандарты и технические условия на различные группы товаров. При отсутствии отдельных нормативных документов для определения показателей качества, либо объема выборки товаровед магазина дает заявку в центральный офис торговой сети.

Основополагающими документами при приемке товаров в магазине «5Пятерочка» являются:

Инструкция о порядке  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по количеству;

Инструкция о порядке  приемки продукции производственно  –технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

Данные инструкции применяются  во всех случаях, когда стандартами  или техническими условиями не установлен иной порядок приемки продукции, а также при наличии ссылки на эти документы в договорах  с поставщиками.

Магазин «Пятерочка» ведет инвентаризационную ведомость наличия ГОСТов, ОСТов  и технических условий согласно перечню нормативно-технической  документации по отдельным группам  товаров.

 

Информационная система  в магазине «Пятёрочка +»

Основной задачей курсового проекта является разработка автоматизированной информационной системы магазина «Пятёрочка +»

Для нормального функционирования данной информационной системы необходимо разработать базу данных «Пятёрочка +», в которой будут содержаться все начальные данные нашей системы.

Информационная система должна включать справочники, которые отражали бы всю информацию о товарах, поставщиках, содержать информацию о самом  магазине, а также журналы по учёту  деятельности данного магазина.

Для получения необходимой информации в системе должна быть предусмотрена система поиска, позволяющая вводить данные и получать необходимые для пользователя результат.

Чтобы пользователь мог в нужное ему время просмотреть данные приложения «Пятёрочка +» и распечатать их, система должна включать отчеты, выводящие всю информацию.

Так же в приложении необходимо предусмотреть  справку, помогающую работать с данной информационной системой и объясняющую  назначение всех справочников, журналов и отчетов.

Целью создания курсовой работы является разработка системы для автоматизированного расчета и учета пользователем автоматизированного электронного каталога магазина.

2.3.1Технические требования

Назначение дополнительных спецификаций - определить требования к разрабатываемой  автоматизируемой системе «Пятёрочка +», которые образуют полный набор требований к системе.

Дополнительные спецификации определяют нефункциональные требования к системе, такие, как надежность, удобство использования, производительность, сопровождаемость, а также ряд функциональных требований.

Функциональные возможности. Система  должна обеспечивать многопользовательский  режим работы,, нужно создать систему, в которой могли бы работать не только программисты, но и обычные  пользователи.

Удобство использования. Пользовательский интерфейс должен быть Windows ХР-совместимым.

Надёжность. Система должна быть в  работоспособном состоянии 24 часа в  день 7 дней в неделю, время простоя - не более 10%.

Производительность. Система должна поддерживать до 5 пользователей, одновременно работающих с центральной базой данных, и до 5 пользователей, одновременно работающих с локальными серверами.

Безопасность. Система не должна позволять  что? Что должна позволять и т.д.

Проектные ограничения. Система должна быть интегрирована с существующей базой данных предприятия, функционирующей на основе реляционной СУБД.

2.4 Использование компьютерных технологий в торговом процессе в магазине «Пятёрочка+»                   

 Количество устройств, подключаемых к компьютеру, и их возможности увеличиваются день ото дня. Подключенным к компьютеру принтером или сканером сегодня никого не удивишь. Компьютерная периферия приходит на помощь там, где требуется скорость, где хочется избежать рутины, где недопустим просчет. Особое внимание хочется уделить достаточно новой, но уже широко распространенной схеме соединения кассового аппарата и компьютера. Эта схема, удивительно простая в использовании, позволяет магазинам с уже установленными кассовыми аппаратами без существенных капиталовложений перейти к полновесному учету отдельно по складу и по торговому залу, как в количественном, так и в суммарном выражении. При обычной работе на кассе, сама по себе пробивка чека никак не связана с программой складского учета, применяемой в магазине. Это приводит к тому, что в торговом зале ведется только суммарный учет, что в сочетании с постоянно меняющимися ценами фактически означает либо каждодневную инвентаризацию, либо отсутствие учета вообще. 

POS-терминал (специализированный компьютер) - хорошее решение проблемы, но для большинства магазинов недоступное по стоимости. Альтернативой этому варианту является сопряжение кассового аппарата с персональным компьютером. Число кассовых аппаратов, занесенных в государственный реестр "с возможностью работы в составе компьютерно-кассовых комплексов", непрерывно растет. И даже, если сегодня вы не планируете, создание компьютерно-кассовой сети в магазине, имеет смысл приобретать кассовые аппараты, допускающие обмен информацией с компьютером. Все остальное можно будет докупить потом.  
Различные модели кассовых аппаратов имеют свои особенности подключения и работают с разными драйверами. Принципиально существуют четыре варианта стыковки кассы с компьютером: Фискальный регистратор, Активная касса, on-line и off-line.  
Давно прошли времена, когда у касс выстраивались длинные очереди. Конечно, покупателей не стало меньше, просто теперь появилось торговое оборудование, позволяющее работать быстрее, и соответственно увеличилось число продаж. Скорость обслуживания клиентов возросла благодаря широкому распространению штриховых кодов и устройств их обработки. Сканер штрих-кодов - не только эффективное средство повышения производительности труда кассиров и гарантия качественного обслуживания клиентов, но и символ престижа торговой организации. Хорошая система учета продаж должна поддерживать работу со сканерами штриховых кодов и автоматически списывать товар со склада в момент его продажи. Но это типовое использование штрих - кодов не единственно возможное. 
    Терминал сбора данных - достаточно новое устройство на нашем рынке - позволяет свести к минимуму временные затраты при оформлении документов с большим перечнем товаров. Приемка товара в современном магазине может выглядеть, например, так: приемщик, с помощью терминала сбора данных сканирует штрих-код товара, вводит его количество и цену. Собранная таким образом информация передается на компьютер, где автоматически формируется приходная накладная. Приемка товара - это всего лишь один из вариантов использования терминала сбора данных. С инвентаризацией, оформлением отгрузки большой партии товара теперь легко и быстро справится всего один человек.  
Отличным дополнением к комплексу автоматизации учета служат электронные весы. Современные модели весов не только быстро и точно определяют вес, но и печатают штрих-код на самоклеющихся этикетках. Такой код содержит сведения и о самом товаре, и о его весе. Многие простые модели электронных весов не оборудованы встроенными принтерами, но имеют возможность подключения внешнего. Список наименований и цен товаров может быть загружен в память весов непосредственно из компьютера.