Контроль за сохранностью инвентарных объектов основных средств

2. КОНТРОЛЬ ЗА СОХРАННОСТЬЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ И ИХ ПЕРЕОЦЕНКА

2.1 Порядок проведения и документальное  оформление инвентаризации основных  средств, отражение в учете результатов  инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств. Одной из новелл Инструкции № 180 по сравнению с действовавшими Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Минфином РФ 5 декабря 2011 г. № 54, является то, что один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение либо арендованных, а также один экземпляр инвентаризационной описи полученных во временное пользование нематериальных активов высылается собственнику (или его представителю), арендодателю либо правообладателю соответственно, это определено п.36 Инструкции № 180.

Также следует отметить, что в п.40 Инструкции № 180 уточнен порядок проведения инвентаризации грузовых вагонов и контейнеров: инвентаризация грузовых вагонов и контейнеров проводится путем общесетевых переписей в порядке, установленном Инструкцией о ведении бухгалтерского учета инвентарного парка грузовых вагонов и контейнеров на Белорусской железной дороге, утвержденной постановлением Минфина РФ от 06.03.2009 № 21.

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В соответствии с п.7 Инструкции № 180 инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 ноября. Периодичность проведения инвентаризации основных средств установлена п.8 Инструкции № 180: не менее одного раза в год.

Библиотечные фонды инвентаризируются в соответствии с Инструкцией по учету и хранению библиотечных фондов в Российской Федерации, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 28.08.1998 № 300 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минкультуры РФ от 02.10.2011 № 14) (далее - Инструкция № 300). Периодичность зависит от объема фонда и в соответствии с п.111 Инструкции № 300 инвентаризируется: особо ценный фонд, который хранится в сейфах, - ежегодно; фонд ценных и редких документов - не реже 1 раза в 3 года; фонд до 50 000 экз. - через 5 лет; фонд от 51 000 до 100 000 экз. - через 7 лет; фонд свыше 100 000 экз. - через 10 лет; фонд свыше 1 000 000 экз. - поэтапно, в выборочном порядке с окончанием проверки этого фонда в течение 15 лет.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться нормами Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина РФ от 15.03.2011 № 34 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Минфина РФ от 28.09.2012 № 144) (далее - Инструкция № 34).

В соответствии с п.90 Инструкции № 34 инвентаризация проводится один раз в год, но может проводиться чаще по усмотрению руководителей организаций. Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них, лом и отходы, их содержащие, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей, в т.ч. в электротехнических изделиях, находящихся в зданиях, сооружениях, приборах, устройствах отопительных, газопроводных и других системах, сетях силовой и осветительной электропроводки, вентиляционных устройствах, системах охранной и пожарной сигнализации, укомплектованных изделиями радиоэлектроники и электроаппаратуры.

Наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки их в натуре устанавливается по паспортам или другим учетным документам, а при их отсутствии - по нормативно-справочной документации (перечням, справочникам) или комиссионно.

По решению руководителя организации обязательная инвентаризация основных средств может проводиться неоднократно в течение года (см. Инструкцию № 180). Сроки проведения инвентаризации также устанавливаются руководителем организации.

Пунктом 10 Инструкции № 180 определено, что субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризацию активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом. Проведению инвентаризации уделяется большое внимание и проверяющими. Так, в соответствии с п.4 Перечня вопросов, подлежащих проверке в ходе обязательного аудита (приложение 3 к правилу аудиторской деятельности «Планирование аудита», утвержденному постановлением Минфина РФ от 04.08.2010 № 81), проверка учета операций с основными средствами включает проверку оформления материалов инвентаризации основных средств и отражение результатов инвентаризации в учете. По мнению автора, при проведении обязательного аудита с целью подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудиторам следует присутствовать при проведении инвентаризации.

Инвентаризация основных средств обязательно проводится перед проведением переоценки основных средств. В соответствии с п.33 Инструкции о порядке переоценки основных средств, не завершенных строительством объектов и неустановленного оборудования, утвержденной постановлением Минэкономики РФ, Минфина РФ, Минстата РФ и Минстройархитектуры РФ от 20.11.2010 № 199/139/185/34, ведомость переоценки основных средств по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных средств, технических паспортов и другой технической и бухгалтерской документации [15].

Порядок проведения инвентаризации основных средств. Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с нормами главы 4 Инструкции № 180.

В начале инвентаризации основных средств проверяется: наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов, другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Прежде чем приступить к инвентаризации животных, необходимо проверить, имеется ли в наличии и в каком состоянии находится книга учета движения животных и птицы, убедиться в точности записей в ней. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

Инвентаризация проводится назначенной руководителем комиссией. Проверка фактического наличия основных средств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Если проверка фактического наличия основных средств проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

В соответствии с п.35 Инструкции № 180 при инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и оформляет опись по форме 1-инв (приложение 6 к Инструкции № 180). В описи указываются полное наименование основных средств, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные характеристики (показатели). При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (хозяйственном ведении, оперативном управлении), соответствие их фактического размера и комплектации (состава) данным паспортов и другой имеющейся технической документации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т.д. При инвентаризации техники необходимо проверить техническое состояние каждого инвентарного объекта, условия его хранения, готовность к эксплуатации, сохранность положенного по техническому паспорту комплекта инструментов при каждой машине, а также выявить факты разукомплектования техники и размер причиненного в связи с этим материального ущерба. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

Также инвентаризируются основные средства, не принадлежащие организации, но находящиеся на ответственном хранении, в аренде. В соответствии с п.36 Инструкции № 180 на такие основные средства оформляется отдельная опись согласно приложению 15 к Инструкции № 180. Как уже было отмечено, один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю. В соответствии с п.93 Инструкции № 34 на ценности, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, находящиеся на ответственном хранении, арендованные (взятые в лизинг) или полученные для переработки, также составляются отдельные описи. Один экземпляр такой инвентаризационной ведомости (описи) высылается владельцу ценностей или арендодателю. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если активы подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений, модернизация и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются отдельные инвентаризационные описи, в которых указываются недостающие объекты, правильные сведения и технические показатели по ним (по зданиям указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая и полезная площадь), число этажей без подвалов, полуподвалов и т.д., год постройки и др.; по каналам - их протяженность, глубина и ширина по дну и поверхности, искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна и т.п.). На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия в описи указывает время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных основных средств должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины), в капитальном ремонте (машины и оборудование) и т.п.), должны быть проинвентаризированы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации. Не следует забывать, что инвентаризируются не только основные средства, учитываемые на счете 01 «Основные средства», но и средства, учитываемые на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». В соответствии с п.41 Инструкции № 180 перед инвентаризацией доходных вложений в материальные ценности проверяется наличие документов к ним (договоров, первичных учетных документов по приобретению, приемке и передаче в пользование, возврату, др.), подтверждающих суммы произведенных затрат, своевременность принятия возвращенных объектов в состав основных средств.

Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств. В соответствии с п.23 Инструкции № 180 сведения о фактическом наличии основных средств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации основных средств оформляются инвентаризационная опись основных средств по форме 1-инв (приложение 6 к Инструкции № 180) (пример составления такой описи приведен в приложении 1 к данному материалу) и инвентаризационная опись активов, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме 10-инв (приложение 15 к Инструкции № 180). Организациям также предоставлено право оформлять результаты инвентаризации по формам документов, утвержденным республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При недостаточности информации, содержащейся в таких формах, организация может принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.

При инвентаризации животных члены инвентаризационной группы осматривают животных в натуре, пересчитывают их и делают записи в инвентаризационной описи рабочего скота, продуктивных животных, птицы и пчелосемей (сельхозучет, форма инв-2). В опись по каждому животному заносятся следующие данные: вид, группа животных и кличка, его инвентарный номер (тавро), приметы, год рождения, упитанность, живой вес, балансовая стоимость. По рабочему скоту масса животных не указывается. Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы по каждой группе. Описи составляются в двух экземплярах отдельно по каждой группе и материально ответственному лицу. Один экземпляр описи передается руководителю или главному бухгалтеру организации, а второй - руководителю внутрихозяйственного подразделения. Описи дополняются данными бухгалтерского учета и путем сравнения последних с фактическими данными определяется результат инвентаризации.