Контроль и ревизия операций с товарно-материальными ценностями

Задание 1. Контроль и ревизия операций с товарно-материальными ценностями

Ревизия - система обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Целью ревизии  является изучение специальными приемами документального и фактического контроля законности, достоверности, рациональности и эффективности деятельности предприятия.

Основной  задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:

• соответствие осуществляемой деятельности организации учредительным документам;
• обоснованность расчетов сметных назначений;
• исполнение смет расходов;
• использование бюджетных средств по целевому назначению;
• обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
• обоснованность образования и расходования государственных внебюджетных средств;
• соблюдение финансовой дисциплины и правильность ведения бухгалтерского учета и составление отчетности;
• обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
• полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
• операции с основными средствами и нематериальными активами;
• операции, связанные с инвестициями;
• расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;
• обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
• формирование финансовых результатов и их распределение.

Предмет ревизии - деятельность предприятия.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) являются частью большой  группы активов, которая именуется  материально-производственными запасами (МПЗ).

Порядок организации бухгалтерского учета  материально-производственных запасов  определен на основе:

• Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Министерства финансов РФ от 27 июля 1998года №34н;
• Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н;
• Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 года №119н;
• Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49н.

Основным  нормативным документом является ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

Основными заданиями ревизии операций с  товарно-материальными ценностями являются:

• анализ выполнения задания по товарообороту, выявление резервов увеличения его объема, уменьшение затрат и обеспечение рентабельности;
• проверка правильности документального оформления и целесообразности осуществления товарных операций, своевременное отображение их в учете;
• контроль за своевременным и полным оприходованием товарно-материальных ценностей;
• исследование товарных запасов и контроль за соблюдением их норматива;
• контроль за соблюдением правил проведения инвентаризации, своевременное выявление ее результатов;
• проверка выполнения договорных обязательств относительно поставки и сбыта (реализации) товаров;
• выявление фактов приписок и сверхнормативного списания потерь товаров и т.п.

Последовательность  и порядок проведения ревизии  зависят от задания на ревизию  и объема деятельности предприятия, его структуры, состояния учета  и контроля за движением товарно-материальных ценностей.

Ревизию начинают с внезапной инвентаризации денег в кассе и товарно-материальных ценностей на складе либо в магазине. К проведению инвентаризации следует  привлечь бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, товароведов и других специалистов. Потом ревизор обследует склад  или магазины, осуществляет проверку состояния складских и торговых помещений и соблюдение порядка  приема и реализации товаров по количеству и качеству. Затем ревизор начинает документальную ревизию с применением  приемов и способов экономического анализа.

Ревизию операций с товарно-материальными  ценностями осуществляют выборочно. Однако сплошной проверке подлежат актированные потери (акты на списание боя, лома, брака, порчи товарно-материальных ценностей, акты на завышение веса тары, акты на переоценку товаров), а также сравнительные  ведомости, расчеты естественного  убытка товаров, документы на внутреннее перемещение и возвращение товаров, затраты обращения, торговая наценка, доходы от реализации и финансовые результаты.

Сплошным  способом проверяются  товарные операции, если при их ревизии установлены  существенные нарушения и злоупотребления.

Старательно проверяется осуществление оперативного контроля за выполнением договоров на снабжение и сбыт товаров, особенно, соблюдение цен и торговых наценок.

Основными источниками ревизии товарных операций являются:

• договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля за их выполнением (журнал учета поступления грузов, книга учета выполнения договоров);
• поручения на получение и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;
• товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;
• инвентаризационные описи, сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты реализованной торговой наценки;
• акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и синтетического учета — журналы-ордера №7, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;
• финансовая, оперативная и статистическая отчетности и т.п.

Ревизия поступления материалов

Такая ревизия проводится по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.

Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам.

Ревизор выборочным методом проверяет  обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):

• применения критерия для отнесения объектов к материалам;
• установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;
• документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).

Документальная проверка учета  поступающих материалов. При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарноматериальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизия списания материалов в производство

При такой ревизии проводятся документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.

Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей. При отпуске материальных ценностей со склада по лимитно-заборным картам ревизору необходимо сверить фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены в организации. Если в организации выписывают две лимитнозаборные карты, то нужно сверить в них подписи, даты, суммы. Отклонения в данных между лимитно-заборными картами подразделений (цехов), кладовых и складов могут стать основанием для требования объяснительных с материально ответственных лиц. Если в организации выписывают одну лимитно-заборную карту, то данные таких карт необходимо сверить с данными карточек учета материалов формы № М-17.

При обнаружении возврата материальных ценностей по лимитно-заборным картам следует дать экономическую оценку действий должностных лиц, допустивших избыточный отпуск материалов со склада. Особое внимание нужно уделять документам на разовый отпуск ценно - стей со склада. Ревизору необходимо изучить порядок согласования отпуска материалов по требованиям формы № 10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации.

Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются  с данными журналов регистрации требований, карточек учета материалов.

При отпуске материалов на производство без оформления специальных документов (это возможно в небольших организациях) фактическое расходование материалов отражается в актах или отчетах о выпуске или реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работниками организации, ответственными за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания. Ревизор проверяет наличие данных актов, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.

Особенности инвентаризации товарно-материальных ценностей

Ревизия торгового предприятия (склада, магазина) начинается с инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Организация, техника и документальное оформление итогов инвентаризации установлены  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г. №49.

Ответственность за организацию инвентаризации несет  руководитель предприятия. Для проведения инвентаризации по его распоряжению создается инвентаризационная комиссия с привлечением специалистов. В распоряжении отмечается состав комиссии, объем  инвентаризации, порядок, начало и окончание  работы.

К началу инвентаризации все операции склада или магазина прекращаются и все  подсобные помещения и прочие места сохранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, пломбируются. Потом комиссия требует от заведующего складом (магазином) товарный отчет с документами на момент инвентаризации и расписку о сдаче всех документов (ее текст приведен на титульных листах описи). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет на правильность их оформления, правильность цен, наличие подписей материально ответственных лиц на всех документах. Внимательной проверке подлежат документы на внутреннее перемещение товаров, когда устанавливают наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера базы (магазина). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии визирует, то есть ставит штамп или надписывает от руки «К инвентаризации на ...(дата)» и подписывает, что служит для бухгалтерии основой определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

На оптовых  и распределительных базах, складах, овощехранилищах, морозильниках и  предприятиях розничной торговли товары в неповрежденной таре, с пломбами поставщика (в целых пронумерованных пачках, грудах, ящиках, бочках) заносятся по спецификации или маркировке, которые есть на таре или упаковке. Каждое название товара, его отличительные признаки, сорт, артикул и т.п. записывают в описание в отдельности. Инвентаризационная комиссия осуществляет выборочную проверку товаров путем раскрытия и взвешивания таких мест и делает об этом отметку в описании. Если такой выборочной проверкой будет установлено расхождение, то комиссия может провести полную их проверку с вызовом представителя поставщика.

Товар в  опись записывается с подробным  и правильным названием и полной характеристикой. На весовые товары, которые находятся в таре, отмечаются вес брутто и вес нетто.