Экономическое содержание учета затрат по автотранспорту

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др. независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной со­став на шасси автомобилей на территории РФ.

 Приобретение  по договору поставки.

 По такому  договору ГСМ приобретаются, как  правило, организациями, которые  имеют большой парк машин и  могут себе позволить обеспечить  хранение приобретенных нефтепродуктов  в больших количествах. Такие организации принимают ГСМ к учету на основании полученных от поставщика документов: накладной и счета-фактуры, оформленных в установленном порядке.

 Приобретение  ГСМ по договору поставки со  специализированной организацией  отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:

 Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 60 - оприходованы ГСМ

 Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - учтен НДС, выделенный  в счете-фактуре поставщика ГСМ

 Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - предъявленный поставщиком  НДС принят к вычету

 Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - оплачены приобретенные ГСМ.

 Приобретение  на АЗС.

 При заправке  автомобиля за наличный расчет  на автозаправочной станции водителю  выдаются под отчет денежные  средства на покупку ГСМ. При  этом необходимо соблюдать требования  по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 N 40. Согласно п. 11 этого документа выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Расходы организации  на ремонт основных средств вообще и автотранспорта, в частности, отражаются в бухгалтерском учете в зависимости  от принятой организацией учетной политики. Возможны следующие варианты:

Затраты на ремонт непосредственно  включаются в себестоимость продукции (работ, услуг):

 Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 10, 60, 76, 70, 69 - списана сумма фактических

расходов на ремонт.

Затраты на ремонт предварительно учитываются в составе расходов будущих периодов:

Д-т сч. 97 К-т  сч. 10, 60, 76, 70, 69 - списана сумма фактических затрат

на ремонт

Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 97 - списана часть расходов на ремонт, включаемая в себестоимость продукции (работ, услуг) в отчетном периоде.

Расходы на ремонт резервируются. При образовании резерва в  затраты на производство (расходы  на продажу) включается сумма отчислений, исчисленная исходя из годовой сметной  стоимости ремонта:

Д-т сч. 20 (23, 44) К-т сч. 96 - начислены отчисления в резерв.

По мере выполнения ремонтных  работ фактические затраты, связанные  с их проведением, списываются следующим  образом:

Д-т сч. 96 К-т сч. 10, 23, 60, 76, 70, 69 - отражена сумма фактических  затрат на ремонт, списываемых за счет ранее созданного резерва.

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов (п. 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н).

Порядок налогового учета  расходов на ремонт основных средств  установлен ст. 260 НК РФ. В соответствии с указанной статьей расходы  на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.

 Для обеспечения  в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта основных средств налогоплательщики вправе создавать резервы под предстоящие ремонты основных средств в соответствии с порядком, установленным ст. 324 НК РФ.

2 Мероприятия по содержанию автотранспорта

При отражении  хозяйственных операций по содержанию автотранспорта бухгалтер организации  должен руководствоваться ПБУ 6/01 (Положение  по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 утверждено приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н.), Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств (Утверждены приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н.) (далее - Методические указания по учету ОС), Налоговым кодексом РФ. Кроме того, для автотранспортных предприятий разработаны специальные отраслевые документы по учету затрат на содержание автотранспорта:

• Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте (Утверждена приказом Минтранса России от 24 июня 2003 г. N 153.) ;
• Положение по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава автомобильного транспорта (Утверждено Минавтотрансом РСФСР 20 сентября 1984 г.) (далее - Положение по ТО и ремонту).

Мероприятия по содержанию автотранспорта в зависимости от сложности работ подразделяются на техническое обслуживание, текущий, средний и капитальный ремонты, модернизацию. Для достоверного отражения этих хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете необходимо закрепить в учетной политике предприятия порядок их учета и признаки, которые характеризуют каждый из видов ремонта. 
Понятия "техническое обслуживание" и "ремонт" определены в Положении по ТО и ремонту. Под техническим обслуживанием (ТО) понимается комплекс плановых мероприятий, проводимых с целью поддерживать автотранспорт в работоспособном состоянии. Ремонт - это совокупность мероприятий по восстановлению исправного или работоспособного состояния автотранспорта.

По периодичности, перечню и трудоемкости выполняемых  работ техническое обслуживание подразделяется на ежедневное, периодическое и сезонное. Ежедневное техническое обслуживание включает в себя контроль, направленный на обеспечение безопасности движения, а также работы по поддержанию надлежащего внешнего вида автотранспорта, заправку топливом, маслом и охлаждающей жидкостью. Периодическое техническое обслуживание предусматривает выполнение определенного объема работ через определенную величину пробега, установленную изготовителем автотранспортного средства. Сезонное техническое обслуживание проводится два раза в год и включает в себя работы по подготовке автотранспорта к эксплуатации в холодное и теплое время года.

Теперь рассмотрим виды ремонта. Текущий ремонт выполняется  как по мере надобности (при появлении  неисправностей), так и по плану, при достижении автотранспортом определенной величины пробега.

Средний ремонт предусматривает диагностирование технического состояния автотранспорта и устранение выявленных неисправностей путем замены или ремонта деталей, окраску кузова, другие необходимые работы, обеспечивающие восстановление исправности всего автомобиля. Средний ремонт проводится с периодичностью раз в год и реже.

Капитальный ремонт предполагает восстановление автотранспорта с практически полной (не менее 80%) заменой деталей. Капитальный ремонт проводится специализированным ремонтным предприятием и предусматривает полную разборку автомобиля, восстановление или замену изношенных деталей и узлов, сборку, регулировку, испытание. Необходимость капитального ремонта устанавливается на основании результатов анализа технического состояния автотранспорта, который проводится с применением средств контроля (диагностирования). Также следует учитывать пробег, выполненный с начала эксплуатации или после предыдущего капитального ремонта, и суммарную стоимость израсходованных запасных частей с начала эксплуатации автотранспорта. Такой ремонт автотранспорта, в результате которого изменились его эксплуатационные показатели, а кроме того, увеличилась его первоначальная стоимость, признается модернизаций (дооборудованием).

Документальное  оформление

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются в учете  на основании соответствующих первичных  документов, которыми оформляются движение запасных частей и прочих материалов, начисление оплаты труда, задолженность поставщикам за выполненные работы по ремонту и прочие расходы. Для обобщения информации о проводимых ремонтах (с целью контроля затрат) данные об их проведении отражаются в инвентарной карточке по учету основных средств (форма N ОС-6 (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.)).

При выполнении текущего ремонта составляются:

• наряд на выполнение ремонтных работ (при выполнении работ хозяйственным способом);
• смета на проведение ремонтных работ;
• договор, счет на выполнение ремонтных работ;
• акт выполненных работ с указанием перечня выполненных работ и использованных материалов.

При необходимости  проведения среднего или капитального ремонта кроме перечисленных  нужны следующие документы:

• приказ руководителя о проведении ремонта;
• дефектная ведомость выявленных неисправностей или акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16 (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.));
• акт сдачи-приемки отремонтированных и реконструированных объектов (форма N ОС-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.)).

В случае изменения  номеров двигателя, кузова, шасси  либо цвета кузова эти изменения  необходимо внести в инвентарные  карточки учета автотранспорта и  техническую документацию с регистрацией в органах ГИББД. Чтобы проконтролировать своевременность получения автотранспорта из ремонта, инвентарные карточки по учету автотранспорта рекомендуется перемещать в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении автотранспорта из ремонта инвентарные карточки возвращаются обратно. 
Если по результатам реконструкции и модернизации автотранспорта принимается решение об увеличении его первоначальной стоимости, то корректируются данные в его инвентарной карточке. Если отразить корректировки в заведенной на объект инвентарной карточке затруднительно, открывается новая инвентарная карточка (с сохранением ранее присвоенного инвентарного номера), где отражаются новые показатели, характеризующие реконструированный или модернизированный объект.

Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией объекта ОС (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время ремонта, проводимого с периодичностью более 12 месяцев), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений. Затраты на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств учитываются на счете учета вложений во внеоборотные активы и увеличивают первоначальную стоимость объекта (п. 14 ПБУ 6/01). Такие расходы отражаются по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".

По завершении работ по реконструкции и модернизации объекта ОС затраты, учтенные на счете  учета вложений во внеоборотные активы, увеличивают первоначальную стоимость  этого объекта и списываются  в дебет счета 01 "Основные средства" либо учитываются на счете 01 обособленно (в таком случае открывается отдельная инвентарная карточка на сумму произведенных затрат). Кроме того, пересматривается срок полезного использования объекта (п. 60 Методических указаний по учету ОС).

2.1 Налоговый учет расходов на содержание автотранспорта

Оплата автостоянки. Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной  стоянке. Такие расходы тоже считаются  связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через  водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание: этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.