Экономическая характеристика

Порядок оформления кассовых операций следующий:

- оформление первичных документов по приходу и расходу (приходные и расходные кассовые ордера)

- записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге, сдача в бухгалтерию отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

В кассу организации  наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств  оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При внесении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе  ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

В кассе хранятся также  денежные документы: марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки и т.п.

Денежные документы  учитываются на синтетическом счете 56 «Денежные документы» по номинальной  стоимости. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы  к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Документальное  оформление кассовых операций

 

Для приема, хранения и  расходования наличных денег предприятие  имеет кассу в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т.д. Для осуществления расчётов наличными деньгами Новокриушанское сельпо имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме (См. Приложение 3).

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несёт  полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним. Если кассир (главный бухгалтер) подписал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объёме. Договор составляют в двух экземплярах: один остаётся у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию.

В Новокриушанском сельпо главным кассиром является Пахомова Полина Анатольевна, которая приступила к своим обязанностям с 19.05.2002г.

В кассе хранятся небольшие денежные суммы. Наличные денежные средства предприятия в кассе хранятся в пределах лимита, необходимого для оплаты неотложных платежей. Новокриушанское сельпо хранит в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера в течение 3 дней. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и впоследствии указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами. Наличные деньги поступают в кассу предприятия с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. На рис. 1 приведена схема документооборота по осуществлению и учету кассовых операций на Новокриушанском сельпо.

Поступление денег в кассу оформляют по приходным кассовым ордерам, которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия (Приложение 4). Например, 01.06.2011г. было принято от Банкомат 1 – Внешторгбанк

на Дебет счета 5020 «Касса»

Кредит счета 5120 «Расчетный счет»

Денежная сумма в  размере 3000 руб. 00 коп. – получение  денежных средств из банкомата на коммерческие расходы.

К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги,  или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных денег из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (Приложение 5 операция 1).

В Новокриушанском сельпо в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов существует следующий порядок учета: дата приходных и расходных документов, номер документа, сумма перечислений и примечание к данной сумме.

Так, например, 01.06.2011 за номером 526-Р были перечислены денежные средства в размере 624 руб. 00 коп. на кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Яровому Владимиру Леонидовичу. Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Схема документооборота по осуществлению и учету

кассовых операций на Новокриушанском сельпо

Приходный кассовый ордер  передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Деньги  по кассовым ордерам принимают только в день их составления.Наличные деньги выдают из кассы Новокриушанского сельпо на основании расходных кассовых ордеров  или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег,  счетов), на которых ставится специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная подпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна.

Расходный кассовый ордер  составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

Так, например, 01.06.2011г. Новокриушанское сельпо выдало Козуб Игорю Ивановичу

На Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 

Кредит 50 «Касса» денежные средства в размере 2860 руб. 60 коп. на основании  перерасхода по авансовому отчету (См. Приложение 6).

Кассовые ордера должны быть четко заполнены по всем реквизитам. В них указывается основание для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы  исключить возможность их повторного использования. Действующими правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены.

Если при заполнении кассового  ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

Помимо расходного кассового ордера нужно выдать и кассовый чек. Итак, получив деньги от другой организации,  кассир обязательно пробивает полученную сумму на кассовом аппарате. Чек передается представителю организации, которая внесла наличные.

Расчетный чек содержит письменное  поручение владельца  счета (чекодателя) обслуживающему  его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств чекодержателя).  Данная  форма  расчетов  в  последние  годы  все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов  с транспортными организациями). Различают чеки из лимитированных и не лимитированных чековых книжек. Лимитированные чековые книжки выдаются  для расчетов только с одним поставщиком или подрядчиком. Сумма лимита и срок действия книжки должны быть ограничены. 

При оказании  услуг плательщик  выписывает чек из книжки и передает его представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

Депонирование средств при выдаче чековых книжек у плательщика  учитывается на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки». По мере оплаты задолженности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета  76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других подобных счетов.

Расчеты в порядке плановых платежей производят в тех  случаях, когда  между поставщиками и покупателями сложились устойчивые действенные и расчетные отношения, а поставки носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается в том, что покупатель оплачивает поступающий товар равными суммами в  сроки, установленные соглашением между поставщиками и покупателями (как правило, не реже чем через 5 дней).

Расчетные документы  при данной форме расчетов могут выписываться как получателем (платежные поручения-требования), так и плательщиком (поручения, чеки).

Стороны периодически уточняют состояние расчетов и на основании  фактического отпуска товаров производят перерасчет. Расчеты  уточняют один раз в 5, 10 или 15 дней, но не реже чем через 30 дней.

В чеке указывается дата, название организации, получатель ОАО Внешторгбанк в г.Воронеже, номер счета 40702810525006000460 и сумма перечислений – 25532 – 50. Ниже на чеке указывается сумма прописью.  Затем подпись бухгалтера и кассира, принявшего деньги (См. Приложение 7).

Заработную плату, пособия по временной  нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным ведомостям в которых указывается дата, фамилия сотрудника, сумма представленная к получению (указывается цифрами и затем прописью).

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью), подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.