Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля

Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается. 
 
 
 

2.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами                                                             по методике В.И. Подольского

2.1.1. Составление программы аудиторской проверки                                                    расчетов с подотчетными лицами

      Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.
5. В нарушение Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552) сметы представительский расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Налогового кодекса РФ  для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

3.1.2. Контрольные процедуры  для выявления                                                  возможных нарушений

      По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Основными контрольными процедурами  являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному  руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается  за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно  существует, во-вторых, что с подотчетных  сумм удержан подоходный налог, а  также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы  возмещения командировочных расходов определены:

• ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без документов — 4,5 руб.);
• ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);
• ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — нормы суточных при командировках во все страны — бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования  и в Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования  отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные  командировки как внутри страны, так  и ее пределы, в облагаемый доход  работника не включаются:

• суточные в пределах норм, установленных законодательством;
• расходы по найму жилья в пределах норм;
• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения  НДС в сумме командировочных  расходов. Суммы НДС выделяют по

• проезду к месту служебной командировки и обратно;
• затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• хранению багажа;
• расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

      На  многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены  материальные ценности, только на основании  того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей  списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и  соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем  предприятия, которые не должны превышать  нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при наличии  оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны  дата, место, программа проведения деловой  встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц  предприятию и предприятия подотчетным  лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере            № 7.

3.1.3. Проверка документов  по расчетам с  подотчетными                              лицами по форме

      Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

      При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить  пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

      Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

      Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.) 

      3.1.4. Проверка расчетов  с подотчетными  лицами по содержанию

      При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

      Предельные  сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

      При загранкомандировках таких ограничений  нет, однако начиная 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ  ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ").