Инвентаризация как один из этапов подготовительной работы перед составлением бухгалтерской отчетности

Учет бухгалтера - Инвентаризация как один из этапов подготовительной работы перед составлением бухгалтерской  отчетности

 

 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ОДИН ИЗ ЭТАПОВ ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ ПЕРЕД  СОСТАВЛЕНИЕМ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

 

 

 

Основным требованием, предъявляемым  к отчетности организаций, является достоверность отчетных данных, которая  обеспечивается ежегодно проводимыми  перед составлением годового отчета инвентаризациями имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация позволяет  откорректировать бухгалтерские данные с фактическим наличием средств  и обязательств.

 

В соответствии со ст.12 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»  проведение инвентаризации всех статей актива и пассива баланса является обязательным перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности, которая  проводится по состоянию на 1 ноября по распоряжению руководителя организации.

 

Порядок проведения инвентаризации и ее документального оформления регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Минфином РБ 05.12.1995 № 54 (далее - Методические указания), а также Разъяснением к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным приказом Минфина РБ от 18.05.1999 № 126, и другими нормативными документами.

 

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств. Материально  ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Все приходные  и расходные документы, приложенные  к отчетам и завизированные председателем  инвентаризационной комиссии, служат бухгалтерии основанием для определения  остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

 

Инвентаризация производится по местонахождению имущества и  материально ответственному лицу. При  этом проверка фактического наличия  имущества проводится при обязательном участии материально ответственных  лиц.

 

При инвентаризации проверяется  и документально подтверждается не только наличие объектов инвентаризации, но и их техническое состояние  и стоимостная оценка.

 

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в типовые формы  инвентаризационных описей:

 

инв-1 «Инвентаризационная  опись основных средств»;

 

инв-2 «Инвентаризационная  опись рабочего скота, продуктивных животных, птицы и пчелосемей»;

 

инв-3 «Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей»;

 

инв-5 «Инвентаризационная  опись наличия денежных (валютных) средств»;

 

инв-6 «Инвентаризационная  опись расчетов»;

 

инв-8 «Инвентаризационная  опись ценностей и бланков  строгой отчетности».

 

В соответствии с п.2.11 Методических указаний отдельные инвентаризационные описи составляются на имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки  на давальческих условиях.

 

Члены комиссии описывают  ценности, пересчитывают (взвешивают или  обмеривают) их в зависимости от того, в каких единицах измерения  они учитываются. Проверка производится сплошным пересчетом всего имущества.

 

Наименование инвентаризируемых  объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

 

На каждой странице описи  указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Не заполненные в описях строки прочеркиваются.

 

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица.

 

На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

 

В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий  и принятии перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

 

Заполненные и подписанные  инвентаризационные описи сдаются  в бухгалтерию организации для  составления сличительных ведомостей, в которых показываются расхождения  между данными бухгалтерского учета  и данными инвентаризационных описей, т.е. для выявления результатов  инвентаризации.

 

О результатах инвентаризации главный бухгалтер докладывает  руководителю, который принимает  решение об оприходовании излишков или о взыскании недостач с виновных лиц.

 

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в соответствии с Законом  РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»  в следующем порядке:

 

излишки имущества в соответствии с решением руководителя организации  приходуется по рыночной стоимости  на дату проведения инвентаризации, а  соответствующая денежная сумма  относится в коммерческой организации  на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования);

 

недостача имущества и (или) его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном  законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на себестоимость продукции (работ, услуг), в некоммерческой организации - на увеличение расходов;

 

недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли, в  соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  с них, убытки от недостачи имущества  и (или) его порчи в соответствии с решением руководителя организации  списываются в коммерческой организации  на финансовые результаты, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.

 

На выявленные излишки  в бухгалтерском учете делается запись по дебету счетов учета средств, на которые приходуются излишки (01, 10, 11, 41, 43, 50 и др.), и кредиту  счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

 

Следует подчеркнуть, что  на выявленные излишки основных средств  и нематериальных активов (за исключением  приобретенных основных средств  и нематериальных активов) начисляется  налог на добавленную стоимость (подп.5.1.1 п.5 и п.7 Инструкции о порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную  стоимость, утвержденной постановлением МНС РБ от 31.01.2004 № 16, далее - Инструкция № 16). Начисление НДС по выявленным излишкам основных средств собственного производства отражается записью по дебету счета 18 и кредиту счета 68.

 

Недостача имущества и  его порча отражаются в бухгалтерском  учете по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и  кредиту счетов учета средств, по которым обнаружены недостачи (01, 10, 11, 41, 43 и др.), - на выявленные суммы  недостач.

 

Работники бухгалтерии по тем материальным ценностям, по которым  выявлена недостача, производят расчет естественной убыли, используя утвержденные нормы естественной убыли.

 

Нормы естественной убыли  должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена  недостача. При отсутствии норм убыль  рассматривается как недостача  сверх норм.

 

Недостачи, хищения и порча  в пределах норм естественной убыли  в соответствии с решением руководителя организации списываются на себестоимость  продукции (работ, услуг).

 

 

Пример

 

В результате проведенной  инвентаризации были выявлены излишки  запасных частей - на сумму 450 тыс.руб. и молодняка крупного рогатого скота - 2 гол. весом 3,1 ц. Недостача картофеля, хранившегося в буртах (с 5 октября по ноябрь) в количестве 25 т, составила 0,5 т. В течение декабря 5 т картофеля было использовано на корм свиньям и 20 т реализовано. Нормативно-прогнозная себестоимость картофеля - 250 тыс.руб./т.

 

В данной ситуации необходимо:

 

1. Выявленные излишки ценностей  оприходовать бухгалтерскими записями:

 

№ п/п Содержание операции Дебет Кредит Сумма, тыс.руб.

1  Оприходованы выявленные излишки запасных частей 10-5 92-1 450

2  Оприходован излишек молодняка крупного рогатого скота  11-1 92-1 665,9

 

 

 

 

2. Произвести расчет естественной  убыли картофеля (0,51 т):

 

а) хранившегося в буртах в течение октября-ноября (норма  естественной убыли составляет 1,84% (1% в месяц)): 25 т х 1,84% = 0,46 т;

 

б) в декабре (норма естественной убыли - 0,5%; среднемесячные остатки - 10,5 т (рассчитаны исходя из ежедневных остатков картофеля в декабре)): 10,5 х 0,5% = 0,05 т.

 

3. На сумму недостач  и списания естественной убыли  составить бухгалтерские записи:

№ п/п Содержание операции Дебет Кредит Сумма, тыс.руб.

1  Отражена выявленная недостача картофеля 94 43 125

2  Недостача картофеля в пределах норм естественной убыли отнесена

 в себестоимость продукции  свиноводства 20-2 94 25

3  Недостача картофеля в пределах норм естественной убыли отнесена

 на себестоимость реализованной  продукции 90-2 94 100

 

 

 

 

При инвентаризации может  быть выявлено расхождение фактического наличия имущества с данными  бухгалтерского учета, признаваемое пересортицей. Однако для того чтобы признать пересортицу, необходимо одновременное соблюдение ряда условий. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы  может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый  период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п.5.3 Методических указаний № 54).

 

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки имущества. Если после проведенного зачета образовались излишки, они приходуются и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

 

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то выявленная недостача относится  на виновных лиц.

 

Следует сказать, что на выявленные недостачи сверх норм естественной убыли начисляется налог на добавленную  стоимость (п.7 Инструкции № 16).

 

В бухгалтерском учете  недостача отражается следующими бухгалтерскими записями:

№ п/п Содержание операции Дебет Кредит

1  На учетную цену недостающих ценностей 94 счетов учета средств, по которым обнаружены недостачи и потери

(01, 10, 11, 41, 43 и др.)

2  На сумму НДС по недостающим ценностям, исчисленную от учетной стоимости 94 68-2

 «Налоги, уплачи-ваемые из выручки продукции, работ, услуг»

3  На сумму, подлежащую взысканию

 с работника по учетной  стоимости, 

 включая НДС 73-2

 «Расчеты по возмещению  материального ущерба» 94

4  На разницу между взыскиваемой

 и учетной стоимостью 

 по недостающим ценностям 73-2 98-4

 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных  лиц, и балансовой стоимостью  недостающих ценностей»

5  На сумму НДС, исчисленную

 с разницы в стоимости 98-4 68-2

 

 

Пример

 

В результате инвентаризации выявлена недостача бензина по учетной  стоимости на сумму 110 тыс.руб. Недостача в сумме 40 тыс.руб. образовалась в результате естественной убыли. Остальная сумма недостачи бензина по взыскиваемым ценам - на сумму 105 тыс.руб. по решению руководителя и организации была отнесена на материально ответственное лицо.

 

В бухгалтерском учете  в данном случае должны быть сделаны  следующие бухгалтерские записи:

№ п/п Содержание операции Дебет Кредит Сумма, тыс.руб.

1  Отражена недостача бензина по учетной стоимости 94 10-3 110

2  Списана недостача бензина, образовавшаяся в результате естественной убыли 26 94 40

3  Начислен налог на добавленную стоимость от учетной стоимости на недостачу бензина, образовавшуюся сверх норм естественной убыли  94 68-2 12,6

4  Отнесена сумма недостач на материально ответственное лицо:

 по учетной стоимости,  включая НДС 73-2  94  82,6

5  На разницу в стоимости между взыскиваемой и учетной стоимостью  98-4 22,4

6  Исчислен НДС на разницу в стоимости (по ставке 15,25%) 98-4 68-2 3,4

 

 

 

 

Надо отметить, что в  соответствии со ст.408 Трудового кодекса  РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее - ТК) возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного  заработка, производится по распоряжению руководителя организации путем  удержания из заработной платы работника. Такое распоряжение должно быть сделано  не позднее двух недель со дня обнаружения  причиненного работником ущерба (с  уведомлением об этом работника под  расписку) и обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщения  об этом работнику. Следует внимательно  отнестись к соблюдению этих сроков. Если они будут пропущены, у администрации  останется только один способ взыскать ущерб - подать иск в суд. Если работник не согласен с вычетом или его  размером, трудовой спор по его заявлению  рассматривается в порядке, предусмотренном  законодательством.