Документальное оформление учета начисления и выплаты заработной платы

 

Налог исчисляется и удерживается теми организациями (налоговыми агентами), в которых был получен физическими лицами доход. Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня получения в банке денежных средств на выплату физическим лицам дохода (заработной платы, вознаграждения, дивидендов и др.). На сумму перечисленного налога оформляется бухгалтерская запись:

Таблица 2 – Перечисление налога

№п/п	Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Перечислен налог на доходы физических лиц с заработной платы	68	51

 

Не допускается уплата налога за счет средств организаций (налогового агента). Налог должен быть в обязательном порядке удержан из дохода самого физического лица. В соответствии с требованием Налогового кодекса РФ организации обязаны вести налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц.

Карточки ведут на всех работников: штатных, нештатных, временных, сезонных, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, получающих авторский гонорар. В карточке приводятся условно-постоянные реквизиты работника: фамилия, имя, отчество, место жительства, налоговые вычеты; доходы за месяц и нарастающим итогом с начала года, сумма налоговых вычетов. Исчисляется налоговая база и налог исчисленный и уплаченный.

Карточки заполняются  на основе лицевых счетов работников, расчетно-платежных и расчетных  ведомостей, первичных документов, послуживших основанием для начисления соответствующих доходов и произведенных расходов. На основании карточек формируются сведения о доходах работников и суммах начисленных и удержанных с них налогов. Эти сведения по окончании года передаются в налоговый орган. Карточки используются при заполнении справки о доходах увольняемого физического лица. Справка выдается работнику при увольнении.

Удержания за причиненный  материальный ущерб. Работники несут материальную ответственность за причиненный ущерб организации. Различают полную и ограниченную материальную ответственность. Полная материальная ответственность заключается в обязанности работника, по вине которого причинен ущерб, независимо от размера причиненного ущерба. Полная материальная ответственность наступает, например, когда организация заключает с работником письменный договор о полной материальной ответственности за сохранность имущества, переданного ему на хранение. Письменные договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, которые занимают должности (или выполняют работы), непосредственно связанные с хранением, обработкой, отпуском, перевозкой или применением в процессе производства переданных им материальных ценностей (основных средств, материалов, товаров и др.). Такую ответственность, в частности, несут заведующие кассами, кассиры, заведующие кладовыми, а также лица, выполняющие работы по приему от населения всех видов платежей, по обслуживанию торговых автоматов и др.

Ограниченную материальную ответственность работники несут  за порчу или уничтожение по небрежности  материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также за порчу или уничтожение  по небрежности инструментов, измерительных  приборов, специальной одежды, специальной  обуви и других предметов, выданных в личное пользование в размере  причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего среднего месячного  заработка.

Размер причиненного организации  ущерба определяется по фактическим  потерям, начисленным исходя из рыночных цен с учетом степени амортизации утраченного или испорченного имущества. Например, по вине работника испорчен прибор первоначальной стоимостью 23500 руб. с начисленной амортизацией 800 руб. Возмещению подлежит сумма 22700 руб. (23500 - 800).

Планом счетов бухгалтерского учета для расчетов по возмещению материального ущерба и фактических потерь от утраты и порчи товарно-материальных ценностей предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» [4].

Д счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К

по дебету - отражаются суммы, подлежащие взысканию с виновных

по  кредиту - погашение сумм материального ущерба путем удержания из заработной платы взносов в погашение задолженности наличными в кассу организации или на ее расчетный счет

 

На сумму недостачи  и потерь от порчи материальных и  других ценностей осуществляются бухгалтерские  записи:

№ п/п	Наименование хозяйственной  операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Отражена недостача материалов	94	10
2	Отнесена сумма недостачи на материально - ответственное лиц	73	94
3	Отнесена остаточная сумма по продажной цене сумма недостачи на материально - ответственное лицо	73	98
4	Внесена в кассу, сумма недостачи материальным ответственны лицом	50	73
5	Внесена на расчетный счет, сумма недостачи материальным ответственным  лицом.	51	73
6	Удержана сумма недостачи с материально - ответственного лица из зарплаты	70	73
7	Произведены удержания между суммой подлежащей взысканию с материально- ответственного лица, и учетной стоимостью по недостачам ценностей – уточни формулировку	98	91
8	Произведены удержания по исполнительным листам судебных органов в пользу других лиц	70	76
9	Перечислена с расчетного счета или выдана из кассы удержанная сумма	76	50,51

 

Пример

Работник основного производства разведен и имеет несовершеннолетнего ребенка от первого брака, который проживает с матерью. В бухгалтерии организации имеет исполнительный лист на удержание с данного работника алиментов в размере 25 % его доходов. Алименты переводятся бывшей супруге работника почтовым переводом «КиберДеньги». При этом денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на расчетный счет соответствующего подразделения Почты России. Тариф для переводов на сумму свыше 5000 руб. до 20000 руб. включительно составляет 135 руб. плюс 2 % суммы перевода.

За текущий месяц работнику  организации начислены следующие  суммы:

- заработная плата за  отработанные дни исходя из  должностного оклада – 20000 руб.;

- надбавки за стаж работы  и за знание иностранный языков  – 4000 руб.;

- за работу в ночное  время и сверхурочные – 2500 руб.;

- премия – 10000 руб.;

- средний заработок за  время нахождения в командировке  – 3000 руб.;

- пособие по временной  нетрудоспособности – 15484 руб., в  том числе за первые три  дня болезни (за счет работодателя) – 6636 руб. и за остальные  четыре дня болезни (за счет  ФСС РФ) – 8848 руб.

В связи с командировкой  в текущем месяце работнику был  выплачен аванс на командировочные  расходы в размере 40000 руб., фактически подтвержденные затраты (проезд, проживание, суточные в размере 3000 руб. за трое суток из расчета по 1000 руб. за сутки и т.д.) согласно авансовому отчету составили 39200 руб., неиспользованный остаток был возвращен в кассу.

Сумма начисленной работнику  заработной платы и иных выплат, облагаемых НДФЛ, исчисленная нарастающим итогом с начала года до начала текущего месяца, превысили 280000 руб., поэтому стандартные вычеты по НДФЛ в текущем месяце работнику уже не предоставляются. Заявления на имущественный вычет работник не подавал.

В указанных обстоятельствах  бухгалтер организации сначала  производит удержание НДФЛ. В налоговую базу включаются все перечисленные выплаты, в том числе средний заработок за время нахождения в командировке и пособие по временной нетрудоспособности.

По общему правилу не учитываются  компенсационные выплаты в виде возмещения командировочных согласно авансовому отчету, однако, так как фактический размер суточных превысил предельную величину, предусмотренную ст.217НКРФ (по 700 руб. сутки), в налоговую базу следует включить возникшую разницу (по 300 руб. за каждые сутки, т.е. в размере 900 руб.)

Налоговая база составила 55884 руб. (20000 + 4000 + 2500 + 10000 + 3000 +

+ 15484 + 900), сумма налога  – 7265 руб. (55884 руб. × 13 %)

Затем исчисляется сумма  алиментов. В расчет принимаются  все начисления в пользу работника, включая средний заработок за время командировки и пособие по временной нетрудоспособности. Возмещение командировочных расходов (включая суточные в полном объеме) не учитывается. Сумма алиментов определяется следующим образом:

начисление в пользу работника, принимаемые в расчет (до удержания  НДФЛ), - 54984 руб. (20000 + 4000 + 2500 + 10000 + 3000 + 15484);

база для расчета алиментов (за вычетом  НДФЛ) – 47719 руб. (54984 – 7265);

величина алиментов – 11929,75  руб. (47719 руб. × 25 %).

Помимо НДФЛ и алиментов, с работника нужно также удержать сумму платы за осуществление  перевода алиментов исходя из тарифов  Почты России.  В данном случае она состаляет  373,60 руб. (11929,75 руб. × 2 % +135 руб.).

При начислении заработной платы и осуществлении удержаний бухгалтер составляет записи ( для упрощения примера записи, связанные с начислением страховых взносов и отражение командировочных расходов, не приводятся):

№ п/п	Наименование хозяйственных  операций	Корреспонденция счетов		Сумма (руб,коп.)
		Дебет	Кредит
1	Начислена заработная плата  работнику (за отработанное время исходя из должностного  оклада, надбавки, выплаты за особые условия труда, премия, средний заработок за время командировки (20000 + 4000 + 2500 +  + 10000 + 3000)	20	70	39500
2	Начислено работнику пособие  по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни  (за счет работодателя)	20	70	6636
3	Начислено работнику пособие  по временной нетрудоспособности за оставшиеся дни болезни начиная с четвертого (за счет ФСС РФ)	69 субсчет 1	70	8848
4	УдержанНДФЛ из заработной платы работника	70	68	7265
5	Удержаны алименты из заработной платы работника	70	76	11929,75
6	Удержана стоимость почтовых услуг по осуществлению перевода алиментов взыскателю	70	76	373,60
7	Перечислен НДФЛ	68	51	7265
8	Получены наличные деньги в кассу с расчетного счета для выплаты заработной платы (в части суммы, подлежащей выплате данному работнику, с учетом произведенных удержаний). (39500 + 6636 + 8848 – 7265 – 11929,75 – 373,60)	50	51	35415,65
9	Выплачена заработная плата  работнику с учетом всех удержаний	70	50	35415,65
10	Перечислены на расчетный  счет отделения Почты России для осуществления перевода суммы алиментов взыскателю	76	51	11929,75
11	Перечислены на расчетныйсчетотделения Почты России в оплату услуг по осуществлению перевода алиментов взыскателю	76	51	373,60

 

 

1.4 Порядок выплаты заработной  платы

Согласно статье 136 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее ТК РФ) работодатель обязан в письменной форме  извещать каждого работника о  составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Работодатель обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с содержанием вышеприведенной информации. Форма такого листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Выплата заработной платы работнику  может осуществляться:

- наличными денежными средствами из кассы организации;

- безналичным перечислением на указанный работником счет в банке (в этом случае к трудовому договору должно быть приложено заявление работника с указанием реквизитов такого счета);

- в натуральной форме (по соглашению между работником и работодателем, но не более 20% от общей суммы заработной платы).

Трудовым договором могут быть предусмотрены и другие способы  выплаты заработной платы, например, по почте.

Заработная плата выплачивается  непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором (статья 136 ТК РФ).

В целях реализации требований статьи 136 ТК РФ о производстве расчетов не реже двух раз в месяц организации вправе прибегнуть к авансовой или безавансовой форме расчетов.

При авансовой форме расчетов за первую половину месяца выдается аванс в счет причитающейся заработной платы за отработанный месяц. Удержания и начисления на социальное страхование и обеспечение при этом не производятся (в части налога на доходы – смотрите пункт 3 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому исчисление сумм налога на доходы физический лиц производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, облагаемым по ставке 13%, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы налогового периода суммы данного налога; в части единого социального налога – смотри пункт 3 статьи 243 НК РФ, согласно которому ежемесячные авансовые платежи производятся не позднее 15-го числа следующего месяца вне зависимости от даты фактической выплаты заработной платы).

При использовании авансовой формы  расчетов конкретные дни выплаты  заработной платы за первую половину месяца (аванса) и за вторую половину месяца определяются соглашением между администрацией организации и представительным органом работников и фиксируются в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном или трудовом договоре.