Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

|                                                                         |

|  Директор ЗАО "Актив"                        Васильев  /А.И.Васильев/   |

 

 

Графы "Код вида операции" и "Код лица, ответственного за сохранность основных средств" заголовочной части акта заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

В графе 8 "Сумма начисленной амортизации, руб. коп." отражают сумму амортизации, начисленной по объекту основных средств на момент его выбытия.

Обратите внимание: даже если объект основных средств выбывает с баланса организации в середине месяца, амортизация за этот месяц должна быть начислена полностью.

 

Пример

Организация продала технологическое оборудование 15 сентября 2001 года. Несмотря на это, за сентябрь 2001 года амортизация по этому оборудованию должна быть начислена полностью.

 

Сумму всех расходов по списанию, а также стоимость материальных ценностей, оставшихся после списания основного средства, указывают в последнем разделе акта - "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания".

Акт подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер. Руководитель организации должен утвердить акт.

 

На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:

Дебет 02 Кредит 01

- списана сумма начисленной  амортизации объекта основных  средств;

Дебет 91-2 Кредит 01

- списана остаточная стоимость  объекта основных средств.

Стоимость материалов, оставшихся после списания основного средства, бухгалтер должен отразить проводкой:

Дебет 10 Кредит 91-1

- оприходованы материалы, оставшиеся после списания объекта  основных средств и пригодные  для дальнейшего использования.

Для учета выбытия объектов основных средств бухгалтер может открыть к счету 01 отдельный субсчет "Выбытие основных средств". Такой субсчет прежде всего необходим для случаев, когда выбытие основных средств происходит достаточно долго (например, при демонтаже сложного оборудования).

Если этот субсчет используется, при списании с баланса объекта основных средств проводки будут такими:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01

- списана первоначальная  стоимость объекта основных средств;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- списана сумма начисленной  амортизации;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- списана остаточная стоимость  объекта.

Если выбывает объект основных средств, стоимость которого в результате переоценки была увеличена, то сумму его дооценки, числящуюся на счете 83 "Добавочный капитал", бухгалтер должен включить в состав нераспределенной прибыли:

Дебет 83 Кредит 84

- сумма дооценки выбывшего  объекта основных средств включена  в состав нераспределенной прибыли.

 

Пример

24 декабря 2002 года директор ЗАО "Актив" принял решение о  списании вследствие морального износа сервера Hewlett Packard 340/S.

Первоначальная стоимость сервера - 20 500 руб. На момент списания на сервер была начислена амортизация в сумме 2220,83 руб.

После списания сервера были оприходованы следующие материалы:

жесткий диск стоимостью 1500 руб.;

оперативная память стоимостью 2500 руб.

 

Акт на списание основных средств оформляется так: см.Приложение 6

5.3. Акт на списание  автотранспортных средств

(форма N ОС-4а)

 

Для акта на списание автотранспортных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе "Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания".

 

В графе 8 "Сумма начисленной амортизации, руб.коп." отражают сумму амортизации, начисленной по автотранспортному средству на момент его выбытия.

В разделе "Подлежат оприходованию следующие основные детали и узлы" указывают номенклатурные номера, количество и стоимость материальных ценностей, оставшихся после списания автотранспортного средства.

Эти же данные отражают в последнем разделе акта - "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (графы 5-9). Также в этом разделе акта указывают сумму всех расходов по списанию автотранспорта (графы 1-4).

Акт подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер. Руководитель организации должен утвердить акт.

Как заполнить акт на списание автотранспортных средств, покажет пример.

 

Пример

30 октября 2002 года в ЗАО "Актив" было принято решение о списании  автомобиля ВАЗ-2101 (двигатель N 678ДХ970665, шасси N 797890, государственный номерной знак Н789АХ, технический паспорт N 456789, инвентарный номер 278, заводской номер 90887).

Автомобиль пострадал в дорожно-транспортном происшествии.

По заключению комиссии автомобиль восстановлению не подлежит и должен быть списан с баланса организации.

Пробег автомобиля с начала эксплуатации составил 420 000 км. После последнего капитального ремонта пробег автомобиля составил 150 000 км.

Первоначальная стоимость автомобиля - 30 000 руб. На момент списания на автомобиль была начислена амортизация в сумме 30 000 руб. Таким образом, автомобиль числился в бухгалтерском учете по нулевой стоимости.

Демонтаж автомобиля осуществляли рабочие ремонтного цеха. За эту работу им было начислено 1000 руб.

В результате демонтажа были оприходованы:

аккумулятор;

металлолом.

Акт на списание автотранспортных средств оформляется так: см.Приложение 7

 

 

 Детали, узлы и агрегаты разобранного  и демонтированного оборудования, пригодные для ремонта других  объектов основных средств, а также другие материалы приходуются как лом или утиль по рыночной стоимости, а непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье и отражаются по дебету счета учета материалов в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов.

На основании оформленных актов на списание основных средств или на списание автотранспортных средств, переданных бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке (инвентарной книге) производится отметка о выбытии объекта. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся в документе, открываемом по месту его нахождения.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

Ликвидация отдельных частей, входящих в состав объекта, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, оформляется в порядке, изложенном выше.

Безвозмездная передача объектов основных средств, осуществляемая по договору дарения, и передача организацией основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар, совершаемая по договору мены, оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).

На основании акта бухгалтерская служба организации производит соответствующую запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает указанную карточку к акту (накладной) приемки-передачи основных средств. Об изъятии карточки на выбывший объект делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта (инвентарной книге).

Списание стоимости указанных основных средств производится на основании акта (накладной) приемки-передачи с приложением договора дарения и письменного сообщения (авизо) принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого объекта или договора мены.

Перемещение объектов основных средств между структурными подразделениями организации оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю оформляется актом (накладной) приемки-передачи (форма N ОС-1), на основании которого бухгалтерская служба арендатора снимает возвращенный объект с забалансового учета.

 

 

5.4. Акт приемки-передачи  оборудования в монтаж (форма N ОС-15)

 

Акт составляют, если оборудование передается для монтажа подрядной организации. Для акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают в бухгалтерию;
• второй экземпляр - организации-подрядчику.

Акт подписывают работник, сдавший оборудование для монтажа, представитель подрядной организации и работник подрядной организации, ответственный за сохранность оборудования.

Бухгалтер должен заполнить в акте графу "Корреспондирующий счет" и сделать проводку:

Дебет 08 Кредит 07

- объект основных средств  передан подрядной организации  для монтажа.

Пример

22 июля 2002 года ЗАО "Актив" приобрело  у ООО "Пассив" деревообрабатывающий  станок (паспорт N 53872017, гарантийный талон N 12037).

Стоимость станка - 50 500 руб. Станок требует специальной установки. Монтаж станка осуществляет подрядная организация ООО "Монтаж".

Акт о передаче оборудования в монтаж будет оформлен так: см.Приложение 8

 

 

 

6. Инвентаризация  основных средств,  документальное  оформление

 

6.1. Порядок  проведения инвентаризации

С целью проверки полноты и достоверности бухгалтерских данных по основным средствам, соответствия записей бухгалтерского учета реальному положению дел регулярно производится инвентаризация основных средств, в ходе которой производится их физический пересчет (проверка их наличия и состояния), данные инвентарных карточек или записи в инвентарной книге суммарно сверяются с данными синтетического учета, проверяются учетные записи по движению основных средств и начислению по ним амортизации, проверяется соответствие учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализируются события в жизни организации для выявления объектов основных средств, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, либо подлежащие списанию с бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации основных средств и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Минфином России от от 13.06.95 №49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• если были выявлены факты хищения основных средств;
• если основные средства были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

 

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние основных средств (например, инженеров, техников и т.д.).

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения основных средств во время инвентаризации. В описи комиссия заполняет графу о фактическом наличии инвентарных объектов. При выявлении объектов  по которым отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить недостающие сведения в инвентаризационную опись. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется отдельно, они составляются отдельно по каждому арендодателю. В ней, кроме общих сведений, указывают арендодателя и срок аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя. Объекты, сданные в аренду, вносятся в отдельную инвентаризационную опись после уточнения с арендатором. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости .