Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации.

Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Если организация осуществляет ремонт (реконструкцию, модернизацию) основного средства самостоятельно, то акт составляют в одном экземпляре. Если основное средство было передано для ремонта подрядной организации - в двух:

• первый экземпляр остается в вашей организации;
• второй экземпляр передают организации, которая проводила ремонт.

 

Графы "Код вида операции" и "Код лица, ответственного за сохранность основных средств" заголовочной части акта заполняют, если организация ведет автоматизированный  учет и разработала для этого собственные кодировки.

Однако заполнение этих строк не является обязательным.

После того как акт будет оформлен, его передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен отразить в учете затраты на ремонт.

 

Так, если основное средство было получено из ремонта, бухгалтер должен сделать соответствующие проводки:

Дебет 20 (23, 26, 29, 44, 91-2, ...) Кредит 10 (60, 76, ...)

учтены расходы на ремонт объекта основных средств (корреспондирующий счет выбирают исходя из того, в каком подразделении или для каких работ используют объект ОС);

Дебет 19 Кредит 60 (76)

учтен НДС по расходам на ремонт (в части работ, выполненных сторонними организациями).

 

 

Расходы на ремонт основных средств учитывают при налогообложении прибыли в размере фактических затрат. Эти расходы включаются в себестоимость продукции в том отчетном периоде, в котором они возникли (ст.260 НК РФ).

Если вы арендовали основные средства, то расходы по их ремонту учитываются при налогообложении только в том случае, если обязанность по ремонту возложена на вас договором аренды.

Затраты на модернизацию или реконструкцию в состав расходов организации не включаются, а относятся на увеличение первоначальной стоимости основных средств.

Под модернизацией и реконструкцией принято понимать улучшение качественных характеристик объекта основных средств (например, увеличение его мощности, срока службы и т. д.).

 

Эти расходы бухгалтер должен отразить проводками:

Дебет 08 Кредит 10 (23, 20, ...)

учтены расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств, произведенную собственными силами организации;

Дебет 08 Кредит 60 (76)

учтены расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств, выполненную сторонними организациями;

Дебет 19 Кредит 60 (76)

учтен НДС по расходам на модернизацию или реконструкцию (в части работ, выполненных сторонними организациями);

Дебет 01 Кредит 08

 

Расходы на модернизацию или реконструкцию объекта основных средств включены в его первоначальную стоимость.

Новую первоначальную стоимость основного средства после реконструкции (модернизации) бухгалтер должен указать в графе 9 "Первоначальная (балансовая) стоимость с учетом реконструкции, модернизации, руб. коп.".

Первоначальная стоимость основного средства после реконструкции (модернизации) рассчитывается так:

 

|                  |     |  Сумма затрат  на   |     |  Первоначальная   |

|  Первоначальная  |     | реконструкцию или  |     |стоимость основного|

|    стоимость     |  +  |    модернизацию    |  =  |  средства после   |

|основного средства|     | основного средства |     | реконструкции или |

|                  |     |     (без НДС)      |     |   модернизации    |

 

По строке "Сумма износа с учетом реконструкции и модернизации, руб. коп." указывают сумму ежемесячной амортизации, которая будет начисляться по основному средству.

Эта строка заполняется при условии, что амортизация по основному средству будет начисляться линейным способом. Если нет, то в этой строке ставится соответствующая пометка (например, "По сумме чисел лет срока полезного использования" или "Пропорционально объему выпущенной продукции").

На оборотной стороне акта по строке "Изменения в характеристике объекта, вызванные реконструкцией, модернизацией" указывают, какие основные изменения были произведены в результате реконструкции или модернизации основного средства.

На заполнение этой строки нужно обратить особое внимание. Это описание должно подтверждать, что качественные характеристики основного средства в результате произведенных работ были улучшены.

 

Пример

10 октября 2002 года ЗАО "Актив" передало ООО "Пассив" компьютер (инвентарный номер 39, заводской  номер 73454) для модернизации (установки жесткого диска 9,5 Гбайт).

Первоначальная стоимость компьютера (без НДС) - 20 500 руб. Срок службы - 5 лет.

К моменту передачи компьютер эксплуатировался в организации 1 год. Сумма начисленной амортизации составила 4 100 руб. Стоимость работ по модернизации компьютера составила 7 500 руб.

После модернизации срок полезного использования компьютера не изменился.

Первоначальная стоимость компьютера после модернизации составит:

20 500 + 7500 = 28 000 руб.

Годовая норма амортизации компьютера после его модернизации составит:

(100 : (5 лет - 1 год)) х 100% = 25%.

Ежемесячная норма амортизации компьютера после его модернизации составит:

28 000 руб. х 25% : 12 мес. = 583 руб.

 

Акт будет заполнен так: см.Приложение 5

 

5. Документальное  оформление и аналитический учет выбытия основных средств.

 

5.1. Выбытие основных средств

Согласно действующему законодательству предприятия имеют право безвозмездно передавать другим юридическим лицам, продавать основные средства, а также ликвидировать их, если они физически или морально устарели.

Объекты основных средств выбывают из организации в результате:

• продажи (реализации) объекта другому юридическому лицу или физическому лицу;
• списания в случае морального и (или) физического износа;
• передачи объектов основных средств в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
• передачи по договорам мены, дарения объектов основных средств;
• списания объектов основных средств, ранее сданных в аренду с правом выкупа, в момент перехода права собственности на указанные основные средства к арендатору;
• по другим причинам.

Для определения целесообразности и непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности его восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов в организации (если наличие основных средств является существенным) приказом руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители соответствующих инспекций.

В компетенцию комиссии входит:

осмотр объекта, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, установление непригодности объекта к восстановлению и дальнейшему использованию;

установление причин списания объекта (физический и моральный износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для управленческих нужд);

выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством;

возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и оценка исходя из цен возможного использования, контроль за изъятием из списываемых основных средств цветных и драгоценных металлов, определение веса и сдача на соответствующий склад;

осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;

составление акта на списание основных средств (форма N ОС-4), акта на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а) (с приложением актов об авариях, причин, вызвавших аварию, если они имели место).

Результаты принятого комиссией решения оформляются актом на списание основных средств (форма N ОС-4) или актом на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а) с указанием данных, характеризующих объект (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации по данным бухгалтерского учета, проведенные ремонты, причины выбытия с обоснованием причин нецелесообразности использования и невозможности восстановления, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт утверждается руководителем организации.

 

5.2. Акт на списание  основных средств

(форма N ОС-4)

 

Для акта на списание основных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.

Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания".

 

Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Этот приказ может выглядеть так:

 

 

 

|                              ЗАО "Актив"                                |

|                                                                         |

|                                Приказ                                   |

|                                                                         |

|от 11 мая 2002 года                                                 N 95 |

|                                                                         |

|                          О создании комиссии                            |

|                                                                         |

|    Для списания  с баланса объектов основных  средств                     |

|    приказываю:                                                          |

|    1. Создать постоянно  действующую комиссию в составе:                 |

|    - председатель  комиссии: зам. директора - А.В.Иванов;                |

|    - члены комиссии: финансовый директор - B.C.Бирюков;                 |

|                      технический директор - А.А.Новиков.                |

|    2. Возложить на  комиссию следующие обязанности:                      |

|    - осмотр объектов  основных средств, подлежащих списанию;             |

|    - установление причин списания объектов;                             |

|    - определение  возможности дальнейшего использования  отдельных узлов, |

|деталей, материалов списываемого  объекта основных средств и  их оценка;   |

|    - составление  актов на списание объектов основных средств.           |

|    3. Акты на списание, утвержденные руководителем организации,  вместе |

|с технической документацией  на  основные  средства  подлежат  передаче в |

|бухгалтерию ЗАО "Актив".                                                 |