Документация и инвентаризация

Пример: приходный ордер

2. Денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные – используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура

 

1.4.3 По порядку составления

1. Первичные – хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.
2. Сводные – документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов.

Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 

1.4.4 По способу отражения операций

1. Разовые – документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные – документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

1.4.5 По месту составления

1. Внешние – документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние – документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

 

1.5 Оформление  и проверка первичных учётных  документов

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  считаются недействительными и  не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых  руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному  и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.
2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.
3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются  для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

• группировка по однородным операциям
• таксировка, т.е. денежное измерение
• контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные  сроки документы сдаются в  архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления  или получения со стороны до сдачи  в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

 

1.6 Учётные регистры

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских  счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские  записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

 

 

1.6.1 Классификация учётных регистров

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические – данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы

Б) систематические – производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта – операции отражаются только в денежном измерении в обобщённом виде

Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта – операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные  регистры – объединяют и синтетический и аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения

А) односторонние – все записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние – по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные – по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские  книги – скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки – таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные  листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации – машинограммы.

В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

 

1.6.2 Особенности хранения учётных регистров

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

"Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней  бухгалтерской отчетности является  коммерческой тайной, а в случаях,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации, – государственной тайной.

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны  хранить коммерческую и государственную  тайну. За ее разглашение они несут  ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации."²

Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Решением  Госналогслужбы Российской Федерации  от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии  первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие  документов в обязательном порядке  производится в присутствии понятых  лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается  под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы  перечисляются и описываются  в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании  автоматизации в бухгалтерском  учёте можно отказаться от ряда первичных  документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых  нужна подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая находит отражение в  учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться  с наименьшими затратами труда  и времени.

 

 

Глава II. Инвентаризация

 

В целях  обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств.

 

2.1 Нормативные акты, используемые  при инвентаризации

При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются  следующими нормативными документами:

• Закон "О бухгалтерском учёте" от 21.11.96 г. №129-ФЗ
• Положение "О ведении бухгалтерского учёта и отчётности" (1998 г.)
• Положением по бухгалтерскому учёту "Учётная политика предприятия" ПБУ 1/94, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 28.07.94 г.
• Положением "О бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 26.12.94 г.
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств (Приказ Министерства Финансов России №49 от 13 июня 1995 г.

 

2.2 Инвентаризация как метод бухгалтерского учёта

Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, который позволяет обеспечить соответствие данных бухгалтерского учёта об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

С помощью  инвентаризации проверяют правильность данных текущего учёта и выявляют ошибки, допущенные в учёте: учитывают  неучтённые хозяйственные операции, контролируют сохранность тех или  иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных  лиц. Инвентаризация – это обязательное дополнение к документации.

 

2.2.1 Причины инвентаризации

Количество  инвентаризаций в отчётном году, порядок  и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемой  при каждой из них, устанавливаются  самим предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1. При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
2. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
3. При реорганизации предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим;
4. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;
5. При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
6. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

 

2.2.2 Причины расхождения учётных  данных с фактическими

Причины, по которым возможны расхождения  учётных данных с фактическими, таковы:

1. Естественные причины – изменение веса или качества из-за колебаний температуры, транспортировки, хранения. Данные потери должны корректироваться с учётом норм естественной убыли.
2. Неточности и ошибки при приёме-отпуске товарно-материальных ценностей.
3. Ошибки в учёте, арифметические ошибки в учёте.
4. Преднамеренное искажение учётных данных (хищение, обмеры, обсчёты, прямое присвоение средств).