Бухгалтерский учет кассовых операций и порядок их ведения

1.3 Оформление  приема наличных

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1). В подтверждение приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения, код  предприятия по ОКПО и код  структурного подразделения;

- регистрационный номер  и дату заполнения;

- номер корреспондирующего  счета, субсчета;

- в графе "Принято от" пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;

- в графе "Основание" пишется либо номер и дата  договора, либо за что осуществляется  прием денег и основание для  начисления задолженности (номер  и дата счета-фактуры);

- указывается сумма цифрами  и прописью, причем выделяется  отдельной строкой суммы налога  с продаж и суммы налога  на добавленную стоимость с  указанием ставок налогов;

- в графе "Приложение" должны быть указаны дата, номер  накладной, по которой отпущены  товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и  т.п.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

- в графе "Принято от" указывается фамилия лица, сдающего  выручку;

- в графе "Основание" пишется "Торговая выручка за (число, месяц, год);

- в графе "Приложение" пишется "Отчет кассира за (число, месяц, год);

и прилагается Отчет кассира.

1.4 Оформление  выдачи денег из кассы

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2).

В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование предприятия  и структурного подразделения, а  также код предприятия по ОКПО  и код структурного подразделения;

- регистрационный номер  и дата выписки расходного  кассового ордера;

- номер корреспондирующего  счета, субсчета;

- в графе "Выдать" указывается  наименование получателя денежной  суммы;

- в графе "Основание" пишется либо номер и дата  договора, либо за что осуществляется  выдача денежной суммы и основание  для начисления задолженности (номер  и дата счета-фактуры);

- сумма указывается цифрами  и прописью;

- в графе "Приложение" должны быть перечислены все  прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут  выступать, например, доверенность, копия  приказа руководителя о командировке  работника (на основании данного  распорядительного документа бухгалтерией  производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному  лицу на командировочные расходы).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.

На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

А если деньги выдаются по одному документу нескольким лицам? Тогда получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе. Но запись о данных предъявленного документа не производится.

Кассир может выдать деньги или лицу, которое указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Теперь разберем наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия. Эти ошибки заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или без приложения необходимых первичных документов.

Поэтом, получив к исполнению приходный кассовый ордер, кассир обязан его проверить и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он доложен зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.

При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

- наличие и подлинность  на документах подписи главного  бухгалтера, а также разрешительной  надписи руководителя предприятия;

- правильность оформления  документов;

- наличие перечисленных  в документах приложений.

Если документы оформлены не правильно или неполно, кассир обязан вернуть их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но не в коем случае не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

1.5 Порядок  оформления платежной ведомости

По платежной или расчетно-платежной ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности".

При выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).

Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

- в платежной или расчетно-платежной  ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: "Депонировано";

- составить реестр депонированных  сумм;

- в конце платежной  или расчетно-платежной ведомости  сделать надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию  суммах, сверить их с общим  итогом по ведомости и расписаться;

- записать в кассовую  книгу, фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп:

"Расходный кассовый  ордер № ______".

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

1.6 Порядок  оформления кассовых операций

 

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

Для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них. Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы). Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

2. Порядок  ведения и отражения в учете  кассовых операций в ООО "Макс"

2.1 Краткая  характеристика ООО "Макс"

ООО "Макс" создано в 2001 году для осуществления оптовой торговли сахаром с целью извлечения прибыли.

Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью.

Общество учреждено двумя учредителями, внесших учредительный вклад в равных долях – 50% каждый. Уставный капитал составляет 10 тыс. руб., что соответствует п.1 ст. 14 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (в ред. От 21.03.2002 г.).

Хозяйственная деятельность осуществляется на основе Устава общества.

Структура организации представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура ООО "Макс"

Основными покупателями ООО "Макс" являются предприятия розничной торговли и население г. Хабаровска.

Руководство организацией осуществляет директор, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений. Директор отвечает за сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений.

Главный бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, в том числе по кассовым операциям.