Бухгалтерский учет и анализ транспортных расходов в организации

Согласно Плану счетов арендатор учитывает полученное в аренду здание или помещение  за балансом на счете 001 "Арендованные основные средства". На этом счете арендованное имущество учитывается в сумме, указанной в договоре аренды.

Принятие арендованного  здания (помещения) к учету арендатора отражается записью:

Дебет 001 - на сумму стоимости арендованного имущества, указанной в договоре аренды.

Расчеты с арендодателем  по арендной плате отражаются в учете  арендатора следующим образом:

Дебет 44 "Расходы на продажу", 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на сумму начисленной арендной платы согласно счету арендодателя;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 76 - на сумму НДС с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, перечисленных арендодателю;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 - на сумму НДС, подлежащего вычету.

Учет расходов на платные  автостоянки. В случае отсутствия у организации гаража или места для стоянки автомобиля она может парковать автотранспортные средства на платной охраняемой стоянке.

Как правило, плата за парковку вносится наличными через подотчетное  лицо. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или другими уполномоченными на это лицами.

Не позднее трех дней после  истечения срока, на который выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных суммах.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход денежных средств и позволяющие принять к учету расходы по оплате стоянки.

Когда, оплачивая услуги парковки, подотчетное лицо предъявляет  доверенность, оно выступает от имени  организации. И сторона, оказывающая  услуги по парковке, обязана выдать ему контрольно-кассовый чек и  счет-фактуру на сумму оплаченных услуг.

В целях бухгалтерского учета  расходы на оплату стоянки служебного автомобиля относятся к расходам по обычным видам деятельности как  расходы по содержанию и эксплуатации основных средств.

Принятие к учету расходов на оплату автостоянки осуществляется на основании авансового отчета подотчетного лица. При этом делается следующая  проводка:

Дебет 26 (20, 44) Кредит 71.

Использование личного транспорта. Сейчас нередко бывает, что работники используют личный автомобиль в служебных целях. Если работник пользуется своим транспортом, то на работодателя возлагается обязанность выплачивать компенсацию за его использование. При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон. Следовательно, компенсация за использование личного транспорта работника выплачивается только работодателем, с которым работник заключил трудовой или коллективный договор.

Выплата производится в тех  случаях, когда работа сотрудников  в соответствии с их должностными обязанностями связана с постоянными  служебными разъездами. Основанием для  выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия. В  приказе обязательно должен быть указан размер этой компенсации.

Размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности  использования личного легкового  автомобиля для служебных поездок.

Компенсация за использование  для служебных поездок личной иномарки выплачивается в размерах, зависящих от класса автомобиля, к  которому он может быть отнесен по своим техническим параметрам.

В компенсацию работнику  входит возмещение всех затрат по эксплуатации используемого для служебных  поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные  материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации  работник представляет в бухгалтерию  организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Компенсация выплачивается  один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За то время, пока работник находится в  отпуске, в командировке, на больничном, а также в других случаях, когда  личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Выплата компенсации руководителям  бюджетных учреждений и организаций  производится с разрешения вышестоящих  органов управления или организаций.

 

1.3 Документальное оформление транспортных расходов

Товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т), предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

–товарного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей  и грузополучателей и служащего  для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей  и оприходования их у грузополучателей;

–транспортного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей  заказчиков автотранспорта с организациями  – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего  для учета транспортной работы и  расчетов грузоотправителей или  грузополучателей с организациями  – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке  грузов.

Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Кроме того, существует Инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом», которая не утратила силу и по сей день. Данной Инструкцией установлен порядок расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом. Так, согласно Инструкции перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы 1-Т. Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные формы 1-Т.

Товарно-транспортная накладная  предназначена для учета движения ТМЦ, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, расчетов за их перевозки и  учета выполненной транспортной работы. Она является единственным документом, служащим для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

В тех случаях, когда в  товарно-транспортной накладной в  разделе «Сведения о грузе» нет  возможности перечислить все  наименования и характеристики отпускаемых  товарно-материальных ценностей, в  качестве товарного раздела к  товарно-транспортной накладной как  неотъемлемая ее часть должны прилагаться специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание ТМЦ у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой накладная считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Таким образом, можно сделать  вывод, что товарно-транспортная накладная  является не только первичным документом, подтверждающим расходы организации  на транспортные расходы, но и документом, на основании которого организация-продавец списывает товар со своего складского и бухгалтерского учета, организация-покупатель принимает товар к учету. Кроме того, форма 1-Т является документом для проведения расчетов за перевозку грузов.

Документы регулирующие порядок расчетов за перевозки грузов, требуют наличия товарно-транспортной накладной как и в организации, осуществляющей перевозку, так и в организации, которой доставляют перевозимый груз и которая учитывает транспортные расходы в своем учете.

Из содержания товарно-транспортной накладной, а также инструкции по ее заполнению следует, что данный документ имеет большую смысловую нагрузку и является документальным подтверждением хозяйственных операций у отправителя  груза, перевозчика и получателя груза.

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский  учет транспортных расходов в  организации и его совершенствование

 

2.1 Учет расходов на ГСМ

Открытое акционерное  общество транспортно-экспедиционная фирма "КАМАтранссервис" создано  путем учреждения на основании решения  о создании от 17 сентября 2007 года в  соответствии с законодательством  Российской Федерации. Свидетельство  о государственной регистрации - 26 сентября 2007 года. Место нахождения общества: 423800, РТ, г.Набережные Челны, Промышленно-коммунальная зона, Индустриальный проезд, 62/21. Почтовый адрес общества: 423819, РТ, г.Набережные Челны, а/я №188.

Основные виды деятельности:

- Осуществление технологических,  городских, пригородных, междугородных  и международных перевозок грузов  автомобильным транспортом, предоставление  экспедиционных услуг;

- Осуществление городских,  пригородных и междугородных  пассажирских перевозок;

- Оказание сервисных услуг  по техническому обслуживанию, текущему  и капительному ремонту всех  видов автотранспортной техники,  ремонту узлов и агрегатов;

- Сдача в аренду недвижимого  имущества;

- Выполнение обязанностей  по мобилизационной подготовке  и мобилизационному заданию, по  вопросам гражданской обороны,  чрезвычайных ситуаций и защиты  сведений, составляющих государственную  тайну, в соответствии с действующим  законодательством и иными нормативно-правовыми  актами Российской Федерации.

В соответствии с п. 13.2 Устава Общества, функции Совета директоров осуществляет Общее собрание акционеров. Функции единоличного исполнительного органа акционерного общества осуществляет Нуруллин Ринат Минтагирович. Размер уставного капитала общества - 125 000 000 руб.

В настоящий момент единственным акционером ОАО ТЭФ «КАМАтранссервис»  является ООО «Автотранспортное  предприятие-1», входящее в Топливно-Энергетическую Ассоциацию «Ресурс-Холдинг» (ТЭА «Ресурс-Холдинг»).

ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис»  является генеральным перевозчиком ОАО «Генерирующая компания» (Набережно-Челнинская ТЭЦ, Нижнекамская ГЭС, Заинская ГРЭС), ОАО «Сетевая компания» по Закамской зоне (Альметьевские электрические сети, «Набережночелнинские электрические сети», «Елабужские электрические сети»), ОАО «Набережночелнинская теплосетевая компания»,  ЗАО «Агросила Групп» («Набережночелнинский Элеватор», агрофирмы), ООО «Челны-Бройлер», ОАО «КамАЗ», ЗАО «Заинский сахар», ООО «КЭСП» (Камэнергостройпром).

ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис»  имеет обособленные подразделения  в городах: Елабуга, Нижнекамск, Заинск, Альметьевск, Бугульма.

В декабре 2009 года по договору купли-продажи ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис»  приобрело автотранспортные участки  ООО «Энерготранс» в городах Нижнекамск, Елабуга: земельные участки с производственными корпусами, оборудованием, транспортом в количестве 199 ед.

Дальнейшая цель ОАО «ТЭФ «КАМАтранссервис» заключается  в расширении сферы транспортных услуг, увеличении количества заказчиков.

Главная задача предприятия - это качественное, бесперебойное  оказание транспортно-экспедиционных услуг, услуг по ремонту и техобслуживанию  транспорта.

В Приложении 1 представлена организационная структура ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис".

Расходы на горюче-смазочные  материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами предприятий, которые используют автотранспорт в хозяйственной деятельности.

В ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с ПБУ 5/011. Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Многие организации открывают к субсчету «Топливо» отдельные субсчета для учета топлива на складе, топлива в баках автотранспорта, топлива по талонам, топливным картам и т.д. В ОАО "КАМАтранссервис" таких отдельных субсчетов нет.

В ОАО "КАМАтранссервис" ГСМ приобретается либо через поставщика, либо по топливным картам, или же за наличку.

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях (АЗС). Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания. По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-13 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются чеки, выдаваемые АЗС. Наличие чека с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.