Бухгалтерский учет и анализ транспортных расходов в организации

Таблица 1

Хозяйственная операция по выдаче денежных средств в подотчет на приобретение ГСМ

№ п/п	Дебет	Кредит	Содержание операции	Сумма, руб.
1	71	50	Выданы денежные средства Ялалову А.Б. в подотчет на приобретение ГСМ	3000,0
2	10.3	71	Отражено приобретение ГСМ	2760,5
3	50	71	Возвращен в кассу остаток  неиспользованных денежных средств	239,5

 

Приобретение ГСМ по топливным  картам. Топливная карта является техническим средством, подтверждающим право получения покупателем ГСМ на АЗС. У ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" есть договор с ООО "Автодорстрой" на заправку ГСМ по топливным картам. При поставке ГСМ по топливным картам поставщик продает ГСМ по номенклатуре, которая определяется в соответствии с договором, заключенным между поставщиком и покупателем. ГСМ передаются только после их предварительной оплаты покупателем и предъявления топливной карты.

Топливная карта предоставляет  право покупателю получать ГСМ при  условии, что их стоимость не превышает  суммы денежных средств, полученной поставщиком от покупателя. На топливную  карту нанесен соответствующий  оплате код, который дает возможность  получить на АЗС соответствующие  коду ГСМ.

Поставка ГСМ производится посредством их выборки на АЗС  поставщика держателем карты через  топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для  идентификации владельца карты. Датой поставки считается дата выборки, указанная в чеке учетного терминала  АЗС.

Расчеты за приобретаемое  топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого  количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления  счета. Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных  микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Ежемесячно поставщик  топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам.

Договором поставки могут  быть предусмотрены два варианта перехода права собственности на ГСМ. Право собственности на топливо переходит к покупателю в момент:

- заправки автотранспорта по топливным картам;

- передачи ему топливных карт.

В первом случае суммы, перечисленные  поставщику ГСМ за пластиковые карты, учитываются по дебету счета 50.

Например, ОАО "КАМАтранссервис" перечислило авансом ООО "Автодорстрой" ГСМ 2890,0 руб. на приобретение 100 л топлива. Право собственности на топливо переходит в момент фактической заправки автотранспорта. По акту приемки-передачи получена топливная карта номинальной стоимостью 2600 руб. об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено 85 л топлива на сумму 2458,9 руб. (в том числе НДС — 375,09 руб.).

Таблица 2

Хозяйственные операции по приобретению ГСМ по топливным картам

№ п/п	Дебет	Кредит	Содержание операции	Сумма, руб.
1	60	51	Отражена стоимость перечисленных  поставщику ГСМ денежных средств	2890,0
2	50	60	Отражено получение топливной  карты	2890,0
3	71	50	Отражена выдача топливной  карты под отчет водителю	2890,0
4	10.3	71	Отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля	2083,81 (2458,9руб.-375,09руб.)
5	19	71	Отражена сумма НДС  по ГСМ	375,09
6	68	19	Принят к вычету НДС  на основании счета-фактуры поставщика	375,09

 

Если же право собственности  на ГСМ переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых  карт, стоимость таких пластиковых  карт отражается на счете 10.3 в момент их передачи.

Таблица 3

Хозяйственные операции по приобретению ГСМ по топливным картам

№ п/п	Дебет	Кредит	Содержание операции	Сумма, руб.
1	10.3	60	Отражено получение топливной  карты по ее стоимостному выражению	2083,81
2	19	60	Отражен НДС по полученному  топливу в виде пластиковых карт	375,09
3	68	19	Принят к вычету НДС  по полученному топливу в виде пластиковых карт на основании счета-фактуры  поставщика	375,09
4	71	10.3	Отражена выдача топливной  карты под отчет водителю	2083,81
5	10.3	71	Отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля, согласно авансовым отчетам водителя и  отчету поставщика ГСМ	2083,81

 

Сумма НДС в данном случае принимается к вычету в момент получения пластиковых карт покупателем, то есть в момент перехода к нему права собственности на приобретенное топливо.

Списание горюче-смазочных  материалов на расходы производится только в размере фактических  расходов. Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для  расчета количества израсходованного бензина, определяется на основании  показаний спидометра, которые в  обязательном порядке отражаются в  путевом листе.

В ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" ведутся журналы учета показаний спидометра, составляются акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках. Учет в журнале ведется по маркам топлива.

 

 

2.2 Учет ремонта транспортных средств

Основные активы любого автотранспортного предприятия - транспортные средства, от технического состояния которых напрямую зависит размер прибыли организации. Поддерживать транспортное средство в пригодном для эксплуатации состоянии, а также возвратить ему первоначальные эксплуатационные характеристики можно посредством его ремонта, модернизации либо переоборудования.

В зависимости от объема и периодичности выполняемых  работ различают три вида ремонта: текущий, средний и капитальный.  Основная задача текущего ремонта - профилактическая. Его проводят, чтобы предохранить транспортные средства от преждевременного физического износа. Обычно такие ремонты производят систематически, например, раз в квартал.

Средний ремонт делается с  той же целью, что и текущий: он нужен, чтобы автотранспортные средства не изнашивались раньше времени. Отличие  среднего ремонта от текущего в том, что он производится реже, как правило, раз в год. При этом в ремонтируемом объекте заменяются часть основных деталей.

Когда полностью разбирается  двигатель, ремонтируются базовые  и корпусные детали и узлы либо заменяются на более современные, такой  ремонт считается капитальным. Насколько  часто нужно делать капитальный  ремонт, зависит от того, как интенсивно эксплуатируют данное транспортное средство. Как правило, такой ремонт производят не чаще одного раза в несколько  лет.

Ремонт транспортных средств в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" производится в соответствии с планом, который заранее разрабатывается с учетом технических характеристик машины, условий ее эксплуатации и других причин. В плане расписывается, что именно подлежит ремонту, какие запчасти будут заменены, и указывается общая сумма расходов. План составляется исходя из системы планово-предупредительного ремонта, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Эта система определяет порядок обслуживания транспортных средств, проведение их текущего или среднего ремонта, а также капитального и особо сложного ремонта отдельных объектов. 

Когда транспортное средство ставится на капитальный ремонт, ее инвентарная карточка в картотеке перекладывается в группу «Основные средства в ремонте». 

Принимая автотранспортное средство из ремонтной мастерской, необходимо составляется Акт приемки-передачи по форме № ОС-3.

Любой ремонт делается с  одной целью: поддержать транспортные средства в рабочем состоянии. При этом ни текущий, ни средний, ни даже капитальный ремонт никак не улучшают технических характеристик, не изменяют назначения и не придают новых качеств отремонтированным транспортным средствам. Если же это все-таки происходит, то речь идет уже не о ремонте, а о достройке, дооборудовании, модернизации и реконструкции объекта. Например, замена в «Волге» родного двигателя на «мерседесовский» - это все же не капитальный ремонт, а модернизация со всеми вытекающими отсюда налоговыми последствиями. Это очень важно помнить, ведь затраты на проведение модернизации автомобиля следует включать в первоначальную стоимость улучшенных объектов. Расходы же на ремонт первоначальную стоимость автотранспортных средств не изменяют.

Затраты на ремонт транспортных средств отражаются в том отчетном периоде, когда они были произведены. Как отражать в учете расходы  на проведение ремонта, зависит от того, как проводился ремонт. Ведь отремонтировать  автотранспортное средство ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" может своими силами или же привлечь для проведения ремонтных работ специализированную организацию. В этом случае основанием для проводок в бухгалтерском учете будут акт выполненных работ или заказ-наряд от автосервиса, подтверждающий факт проведения ремонта; счет-фактура от автосервиса, в котором указана сумма НДС, что позволяет обоснованно возместить ее из бюджета; платежные документы (платежное поручение, квитанция к приходному кассовому ордеру, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, чек ККМ), подтверждающий факт оплаты услуг автосервиса и стоимости запасных частей.

Рассмотрим порядок отражения  на счетах бухгалтерского учета расходов, связанных с ремонтом автотранспортного средства в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" в специализированных организациях.

ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" решило в сентябре 2013 года заменить изношенный двигатель автомобиля Daewoo Nexia, используемого для управленческих нужд. Для ремонта был приобретен двигатель стоимостью 45400,0 руб. (в том числе НДС - 6925,42 руб.). Проведение ремонта было поручено сторонней организации, его стоимость составила 11 800 руб. (в том числе НДС - 1 800 руб.). После замены двигателя технические характеристики автомобиля не изменились, поэтому организация данные работы квалифицировала как текущий ремонт. Предприятие находится на традиционной системе налогообложения.

Таблица 4

Хозяйственные операции по ремонту автотранспортного средства специализированными организациями

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Оприходован полученный двигатель	10	60	38474,58
2	Отражена сумма "входного" НДС	19	60	6925,42
3	Сумма НДС предъявлена  к вычету	68	19	6925,42
4	Отражена оплата нового двигателя	60	51	45400,0
5	Стоимость двигателя включена в состав   общехозяйственных расходов	26	10	38474,58
6	Отражены затраты, связанные  с ремонтом   автомобиля	26	60	10000,0
7	Отражена сумма НДС  по ремонту	19	60	1800,0
8	Отражена оплата ремонта  автомобиля	60	51	11800,0

 

Рассмотрим порядок отражения  на счетах бухгалтерского учета расходов, связанных с ремонтом автотранспортного средства в ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" собственными силами.

ОАО "ТЭФ "КАМАтранссервис" отремонтировало легковой автомобиль собственными силами. Для этого со склада были выданы запчасти на сумму 5480,30 руб. (без НДС). Затраты на выплату заработной платы работникам за проведение ремонта составили 2000,0 руб. Сумма начисленных страховых взносов составила 720,0 руб. 

Таблица 5

Хозяйственные операции по ремонту автотранспортного средства собственными силами

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Списаны запасные части на проведение ремонта	25	10.5	5480,3
2	Начислена заработная плата  за проведение ремонта	25	70	2000,0
3	Начислена сумма страховых  взносов	25	68,69	720,0
4	Затраты на ремонт легкового  автомобиля включены в себестоимость	20	25	8200,3