Бухгалтерские документы

Раздел V.  Документация и инвентаризация

Тема 5.1 Бухгалтерские документы

План изучения темы

1. Документация, ее сущность и значение.
2. Реквизиты документов и требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.
3. Документооборот, его значение.
4. Классификация документов.
5. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов.
1. Документация, ее сущность и значение

Документация – это оформление хозяйственных операций документами, это элемент метода бухгалтерского учета. Документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения операций или дает право на ее совершение. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется финансово- хозяйственная деятельность.

Документы используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением денежных средств, товарно- материальных ценностей, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявлять ошибки в учете. Они имеют правовое значение, используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами.

Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы служат основанием записей по бухгалтерским счетам, они имеют так же контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Документы используются при проведении ревизий, аудиторских проверок, при анализе результатов работы организации.

 

2. Реквизиты документов и требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Каждый документ должен содержать определенные показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относят:

• наименование документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• номер документа;
• дата составления документа;
• содержание хозяйственной операции;
• подписи должностных лиц с их расшифровкой;
• измерители хозяйственной операции.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Первичные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Унификация имеет большое значение для совершенствования учета.

Документы должны быть составлены своевременно, как правило, в момент совершения операции или, если это не возможно,-  непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Они могут заполняться пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок. Денежные документы (кассовые, банковские) не подлежат исправлению. Если документ подлежит исправлению, то ошибка исправляется способом корректуры (зачеркивания) и прописывается правильная цифра, исправление оговаривается подписью лица, исправившего документ.

Если сумма должна быть записана прописью, то пишется с заглавной буквы с края строки. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

 

3. Документооборот, его значение

В составлении любого документа поочередно участвуют несколько должностных лиц, поэтому они перемещаются от одного должностного лица к другому.

Весь путь, который проходит документ с момента его составления до сдачи в бухгалтерию, а затем в архив, называется документооборотом, составляется он в виде графика.

При составлении должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
• все исправления должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
• оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований.

График документооборота улучшает контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, то есть повышает эффективность всей учетной работы.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Поступившие в бухгалтерию документы бухгалтер принимает в присутствии материально- ответственного лица, проверяет их: визуально, то есть заполнение всех реквизитов; арифметически и по существу - это проверка на законность совершения операции, правильность и целесообразность ее совершения. Затем документы контролируются (составляется бухгалтерская проводка). Документы группируются в сводные или накопительные ведомости.

4. Классификация документов

Хозяйственные операции оформляются разнообразными документами. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются (например, приказы руководителя).

 Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (приходный, кассовый ордер, счет- фактура).

Комбинированные - содержат признаки распорядительных и оправдательных документов (расходный кассовый ордер после выплаты денежных средств и другие).

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (накладные, требования- накладные).

Первичные документы

 

По назначению

По времени составления

По объему информации

По месту составления

По структуре

распорядительные оправдательные комбинированные бухгалтерского оформления		первичные		разовые		внутренние		табличные
		сводные		накопительные				анкетные
						внешние
								комбиниро-ванные

 

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершения хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счетов, исправления ошибок.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно- платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета и т.д.).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах. При табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

5. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый  полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку- дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела номера папок

Наименование дела

Количество дел в папке

Срок хранения и номер папки по перечню

Примечания

Номер дела состоит из 2-х частей присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется в конце года.

В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов министерств, ведомств и других учреждений, организаций с указанием сроков хранения, либо перечня управленческих документов по составлению срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Дела из архива выдается по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Закон РФ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ, изъятие оформляется протоколам, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации в праве снять копии с изымаемых документов, с указанием основания и даты их изъятия.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Тема 5.2 Инвентаризация

План изучения темы

1. Понятие инвентаризации, ее значение.
2. Виды инвентаризации.
3. Порядок проведения инвентаризации.
4. Оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

1. Инвентаризация, ее значение

Инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей и сверка ее результатов с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация - это элемент метода бухгалтерского учета.

Правила проведения инвентаризации определены «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 49, в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Инвентаризация является эффективным методом контроля над сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

• проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;
• отражение неучтенных, хозяйственных и финансовых операций;
• контроль сохранности имущества и проверка условий хранения имущества;
• контроль над своевременностью расчетов по оплате труда, налогам и сборам, хозяйственным договорам;
• выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товарно-материальных ценностей;
• проверка отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Согласно ФЗ № 402 от 06.12.11г. «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризаций обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче имущества в аренду;
• при смене материально- ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;
• в случаях стихийного бедствия или чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации и ликвидации организации;
• и других случаях, предусмотренных законодательством РФ.