Бухгалтерская служба

- При децентрализации учета наряду с центральной бухгалтерией  предприятия  в отдельных подразделениях создаются свои бухгалтерии. Они осуществляют законченный цикл учетных работ, вплоть до составления отдельного  бухгалтерского  баланса, активы и пассивы которого включаются в общий баланс  предприятия. К несомненным достоинствам децентрализованной формы необходимо отнести приближение учетного персонала к производственным подразделениям, повышение оперативности и аналитичности учета.

- Предприятия  может применять и смешанную форму организации учета, когда лишь некоторые (наиболее крупные) подразделения составляют отдельный баланс либо когда  бухгалтерские   службы  подразделений выполняют только часть учетных работ (приемку и проверку первичных документов, учет расчетов с работниками, группировку информации в разрезах, необходимых для руководства подразделением, и др.).

 

Состав и соподчиненность отдельных  бухгалтерских  подразделений и  работников определяют исходя из численности  персонала и объема учетно-контрольных  работ, вытекающего из масштабов хозяйственной деятельности  предприятия, качества и рациональности постановки самого учета.

На небольших  предприятиях   функции  ведения  бухгалтерского  учета распределяются между исполнителями, как правило, по предметному признаку: каждый исполнитель осуществляет весь комплекс работ на определенном участке учета (учет материальных ценностей, учет производственных затрат и т.д.). Все работники  бухгалтерской   службы  подчиняются главному бухгалтеру.

На крупных и средних  предприятиях  в составе  бухгалтерской   службы  предусматривается ряд подразделений (отделы, сектора). Они, как правило, выделяются так же по предметному признаку. Внутри этих подразделений работа может распределяться между исполнителями по линейному (когда работник обслуживает целиком какое-либо производственное подразделение) или функциональному (когда работник выполняет определенную группу операций) признаку.

Например, в состав бухгалтерии  предприятия  может быть расчетный, материальный, производственный, сводный отделы и другие подразделения. Расчетный отдел обычно занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом и другими подобными органами, а также соответствующей отчетностью. Материальный отдел отвечает за ведение учета и осуществление контроля за наличием  и движением материальных ресурсов. Производственный отдел ведет учет затрат на производство, исчисляет себестоимость продукции. На сводный отдел возлагается обобщение данных  бухгалтерского  учета, составление  бухгалтерской  отчетности. Специальные подразделения бухгалтерии могут заниматься учетом капитальных вложений (при большом объеме капитального строительства), учетом готовой продукции и реализации, финансово-банковскими операциями, расчетами по налогам и неналоговым платежам в бюджет.

Основными предпосылками  рациональной организации  бухгалтерского  учета является:

- изучение организации, законоположений и инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности;

- установление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией;

- определение характера и объема  бухгалтерской  информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.

При изучении специфики  функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную  структуру  и  структуру  управления, определить наличие видов производств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразделений и их территориальное расположение. Изучению подлежат также организационно- технологические особенности и системы методов управления видами деятельности организации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических аспектов  бухгалтерского  учета при разработке и принятии учетной политики организации.

Например, знание организационной структуры,  структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т. д.

 

При организации учета важным условием являются знание работниками  бухгалтерской   службы  законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих  бухгалтерский  учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения  бухгалтерского  учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции.

При организации  бухгалтерского  учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера  бухгалтерской  информации, необходимо установление направлений и характера учетных работ (определение штата бухгалтерии и распределение работ между отдельными работниками бухгалтерии).

Рациональная организация  бухгалтерского  учета в значительной степени зависит от правильности определения  структуры  бухгалтерии и  бухгалтерского  аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.

Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.

В зависимости от величины и специализации предприятия, а также объема выполняемых учетных операций могут быть выбраны различные варианты организации  бухгалтерской   службы  на  предприятии, причем в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на  предприятии  могут меняться варианты организации  бухгалтерской   службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

В зависимости от размера  предприятия, количества самостоятельных подразделений, видов деятельности и видов услуг, видов функций и операций, количество штатных единиц бухгалтеров может быть различным (от 0,5 единицы до 100 человек). При этом функции  бухгалтерского  учета могут комбинироваться различными способами при их выполнении конкретными работниками.

 Структура  аппарата  бухгалтерии зависит от особенностей  каждой организации. Она бывает:

1. Линейная – все  работники подчиняются главному  бухгалтеру (небольшие организации).

2. Вертикальная – создаются  промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами (средние и крупные организации). Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Отделы  бывают: расчетный, материальный, учет готовой продукции, производства и калькуляции  себестоимости; общий отдел.

3. При функциональной (комбинированной) организации  структуры  бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответственности и другим организационным  структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленных компетенций (на крупных  предприятиях).

Количество работников бухгалтерии и число рабочих  мест определяются масштабом организации, количеством одновременно осуществляемых видов предпринимательской деятельности и объемом  бухгалтерской  информации по каждому направлению.

В организации, осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции или занимающейся торговой деятельностью,  бухгалтерской   службой  должны выполняться операции:

1. Кассовые.

2. Расчеты с работниками по оплате труда.

3. Материально-производственных  запасов.

4. Расчеты с поставщиками  и подрядчиками.

5. Расчеты с покупателями  и заказчиками.

6. Расчеты с бюджетом  по налогам и сборам.

7. Учет производственных  затрат и издержек обращения  (в торговых организациях).

Если объем работ  на участке является значительным, вместо 1-го рабочего места создается группа, в которой заняты от 2 и более работников.

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место, бухгалтер, который будет заниматься исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может – все операции с наличными деньгами должны производиться в одной кассе.

 В некоторых крупных  организациях (например, в торговых  холдингах) в штат бухгалтерии  вводится должность бухгалтера-ревизора, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может работать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утверждение внутреннего распорядительного документа, в котором определяются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе  бухгалтерских  работников.

 При необходимости  в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами.

 

 

        3. Функции бухгалтерской службы на предприятии 

Бухгалтерская   служба  является самостоятельной функциональной  службой, ответственной за отражение на счетах  бухгалтерского  учета всех осуществленных хозяйственных операций, представление оперативной информации о финансовом состоянии  предприятия , составление в установленные сроки  бухгалтерской  отчетности и участие в экономическом анализе финансово-хозяйственной деятельности  предприятия .

В своей деятельности  бухгалтерская   служба  руководствуется  действующим законодательством: гражданским, трудовым, финансовым, административным правом; нормативным, методическими и другими руководящими материалами; приказами и указаниями руководства  предприятия; Положением о  бухгалтерской   службе.

 Бухгалтерская   служба осуществляет ведение бухгалтерского  учета на основе установленных правил его ведения, а также контроля за движением имущества и выполнением обязательств.

 Бухгалтерская   служба  совместно с руководителями  соответствующих подразделений и служб контролирует:

- соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;

- правильность расходования фонда оплаты труда,  установления должностных окладов, строгое соблюдение кассовой дисциплины;

- соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

- законность списания с  бухгалтерских  счетов недостач, дебиторской и кредиторской задолженности и других потерь.

Функции, выполняемые  бухгалтерскими   службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определяемых законом «О  бухгалтерском учете». Они состоят из:

1. Ведение  бухгалтерского  учета в соответствии с требованиями  действующего законодательства РФ.

2. Организация документооборота и обмена данными  бухгалтерского  учета и отчетности с целью  обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской   отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ.

3. Оперативный и систематический  анализ данных  бухгалтерского  учета и отчетности с целью  выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Кроме того, в обязанности  бухгалтерских   служб  входит:

1. Контроль за правильным  и экономным расходованием денежных  средств, материальных и  трудовых ресурсов.

2. Обеспечение сохранности  денежных средств в процессе  их получения, хранения и использования.

3. Контроль за сохранностью  материальных ценностей в местах  хранения и эксплуатации.

4. Формирование рациональной  схемы документооборота со структурными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс.

5. Начисление и выплата  в установленные сроки оплаты  труда работникам, проведение расчетов с  работниками по иным основаниям.

6. Своевременное проведение  расчетов, возникающих в процессе осуществления  предпринимательской деятельности.