Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

     2. Обучение второго уровня. Когда  программа настроена и сотрудники  обучены, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь  не стоит на месте и рано  или поздно произойдет один  из двух фактов (или оба вместе):

     -изменится  характер хоздеятельности предприятия  и придется перенастраивать план  счетов, формы первичной документации  или автоматические проводки  по типовым хозоперациям

     - изменятся формы бухгалтерской  отчетности и расчетов по налогам  и надо будет производить донастройку  этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, что большинство  фирм-производителей широко распространенных  программных продуктов пристально  следит за изменением форм  отчетности и своевременно предлагает  пользователям своих программ  новые формы, но, тем не менее,  даже новую форму на практике  приходится донастраивать с учетом  специфики плана счетов и типовых  проводок на своем предприятии;  во-вторых, могут измениться формы  по расчетам местных налогов,  которые московские разработчики  программ по понятным причинам  рассылать не могут.

     В такой ситуации требуются более  глубокие знания программы, позволяющие  не только выполнять на ней текущую  работу, но и производить донастройку  программы на изменения, обучение этому  и есть обучение второго уровня. С учетом того, что средства донастройки  в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях.  Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

 

     

     Глава 3. Отражение поступления  товаров на примере  программы «1С  Бухгалтерия».

 

     Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации отражается поступление товаров  на конкретном примере.

     1 ноября 2001 г по накладной 9487 от  фабрики «Сигма» получен товар:  брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские серые  400 штук по цене 288 руб. Товар  оприходован на главный склад  торговой организации.  Для отражения  в учете хозяйственных операций  оприходования товаров предназначен  документ «Поступление товара».  Его форма заполняется на основании  складских документов оприходования  и сопроводительных документов  поставщика в следующем порядке.

     Сначала в шапке документа указывается  поставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором  из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее можно ввести непосредственно  в процессе работы с документом.

     Затем заполняется табличная часть, в  которой перечисляются ассортимент  товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой  «Подбор» в этом случае достаточно выбрать товар из справочника  «Номенклатура» и указать его  количество. Остальные графы табличной  части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организацию  прежде не поступал. В этом случае новую  товарную позицию необходимо описать  в справочнике «Номенклатура», форма  списка которого открывается при  заполнении табличной части. Ассортимент  товаров может составлять тысячи позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя  товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейти в  режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система могла правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите «Тип» указывается ее классификационный признак. В нашем примере «брюки детские» - это товар.

     В реквизите «Наименование» указывается  краткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов- фактур) указывается  в многострочном поле «Полное  наименование, краткая характеристика».

     В реквизите «Вид» указывается  вид деятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажа верхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитического учета по субконто «Виды  деятельности», где на счете 46 «Реализация  продукции (работ, услуг)» программа  отразит операции по продаже товаров  с помощью документов типовой  конфигурации.

     Реквизит  «Единица измерения» заполняется выбором  из одноименного справочника.

     Важную  роль в описании товарной позиции  играет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, как следует  учитывать товар, - на балансе или  за балансом. Между типом товара и счетом для учета товаров  имеется связь, указанная на рис.1      

Тип товара	Счет (субсчет) для учета товаров
Собственный	41.1 «Товары на складах» или 41.2 «Товары в розничной торговле»  (конкретный субсчет определяется  с помощью переключателя в  шапке экранной формы документа  «Поступление товара»)
На комиссии	004 «Товары, принятые на комиссию»
Тара	41.3 «Тара под товаром и порожняя»
Покупные изделия	41.4 «Покупные изделия»

 

     Поскольку по условиям примера «брюки детские» переходят в собственность торговой организации, то тип товара – «Собственный».

     Значение  реквизитов «Учетная (покупная) цена»  и «Оптовая цена без налогов» носит  сервисный характер и используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление и отпуск товаров.

     При заполнении реквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

• ставка НДС указывается применительно к продаже этого товара по схеме оптовой торговли –20%
• если товар входит в перечень товаров, стоимость которых при определенных условиях является объектом обложения налогом с продаж, то обязательно указывается ставка налога.

     После заполнения всех необходимых реквизитов  информации о товаре, продолжается заполнение табличной части документа  «Поступление товаров».

     После того, как в табличной части  будет отражена вся информация обо  всех поступивших товарах, документ сохраняется и проводится. При  этом автоматически будут сформированы проводки (рис.2) 

№

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

Кол-во

Вал.сум.

Сумма

….

Курс

Сод.Проводки

№Ж

1

41.1

Брюки детские

60.1

Сигма

200.0

28000.00

Общий

Накладная 9487

Поступили товары

ТВ

2

41.1

Брюки мужские

60.1

Сигма

400.00

96000.00

Общий

Накладная 9487

Поступили товары

ТВ

3

19.6

Сигма

60.1

Сигма

22000.00

Накладная 9487

Накладная 9487

Выделен НДС

ТВ

 

     Если  товары приходуются непосредственно  в розничной сети, то в шапке  экранной формы документа «Поступление товаров» переключатель устанавливается  в положение «Товары поступили  …в розницу». В этом случае будут  формироваться другие проводки (рис 3). 

№

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

Кол-во

Вал.сум.

Сумма

….

Курс

Сод.Проводки

№Ж

1

41.2

Брюки детские

60.1

Сигма

200.0

30800.00

Общий

Накладная 9487

Поступили товары

ТВ

2

41.2

Брюки мужские

60.1

Сигма

400.00

115200.00

Общий

Накладная 9487

Поступили товары

ТВ

 

     Если, в реквизите «Тип товара» элемента справочника «Номенклатура» указать, что товар получен «На комиссию», то при проведении документа будут  сформированы записи, представленные на рис.4. 

№

Дт

СубконтоДт

Кт

СубконтоКт

Вал.

Кол-во

Вал.сум.

Сумма

….

Курс

Сод.Проводки

№Ж

1

004

Брюки детские

200.0

30800.00

Сигма

Поступили товары

ТВ

Накладная 9487

2

004

Брюки мужские

400.00

115200.00

Сигма

Поступили товары

ТВ

Накладная 9487

 

Заключение

 

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные. Все  это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

     В настоящее время существует широкий  выбор различных систем автоматизации  бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности  находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля  и рода деятельности. При автоматизации  следует выбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

     Для того, чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат,  следует учесть следующие аспекты.

     Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

     Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

     - Взять в штат или по совместительству  технического специалиста, который  будет отвечать и поддерживать  исправную работу техники, компьютерной  сети, системного программного обеспечения.

     - Целесообразно предварительно провести  обучение сотрудников работе  за компьютером, новой программе  и новым возможностям, которые  она дает.

     В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.