Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

       Когда бухучет ведется коллективом  бухгалтеров, то, очевидно, что программа  по автоматизации бухучета будет  работать в сети, где несколько  бухгалтеров работают каждый  не своем компьютере. Поэтому  важно заранее распределить, какой  бухгалтер что будет вести,  т.е. провести четкое распределение  функций, чтобы впоследствии, при  настройке программы каждый на  своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

     2.2.3. Этап III. Постановка задачи.

     Когда определено, что будет изменяться в бухучете,  какие разделы  в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что  автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

     1. Первичные документы.

     2. Учетные регистры для бухгалтерии.

     3. Регистры и информацию для  внутренних нужд предприятия  (см. предыдущий этап).                       

     4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты  по налогам и другим платежам.

     Постановка  задачи состоит в том, что  фиксируется  конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров  в одной фирме требуется наличие  долларового эквивалента цене, в  другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость  отгруженных товаров с указанием  продажной цены товара и датой  отгрузки.

     Если  не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что  программа будет настроена таким  образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине  отсутствия необходимой аналитики  по счетам, которая устанавливается  в самом начале автоматизации).

     2.2.4. Этап IV. Выбор программного средства.

     Только  тогда когда спланирована оптимизация  бухучета, определен масштаб и  порядок автоматизации и завершена  постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном  же случае выяснится, что купленная  заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных  возможностей для эффективной автоматизации  предприятия и придется покупать другую программу.  

      Для того чтобы  среди множества программных продуктов, их версий и производителей найти  оптимальный  для предприятия вариант следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

     Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации  мы уже ясно представляем себе что  нам нужно от программы, поэтому  выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:

     1. Малую или большую программу  покупать? Все множество программ  четко делится на программы  для автоматизации малой бухгалтерии,  где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека.

     Программы для автоматизации малой бухгалтерии  сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию  с учетом всех нюансов. На небольших  предприятиях, где операций мало, такие  нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что  часть бухучета придется вести вручную  и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур".

     Программы для автоматизации крупной бухгалтерии  прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически  вести все возможные бухгалтерские  операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости  объектов капитального строительства, однако такие программы значительно  сложнее и внедрение их более  трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика".

     2. Под какой операционной системой  будет работать программа? Подавляющее  большинство широко продающихся  программ имеют версии для  DOS и для Windows. Однозначно можно  сказать, что если оптимально  подходящая программа имеет обе  версии, следует выбирать Windows, поскольку  это более современная операционная  система. Версии программ, предназначенные  для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества  сторицей покрывают наценку. Кроме  того, для работы под Windows необходимы  более мощные компьютеры и  если Windows  не установлен, его придется  установить.

     3. Сетевая будет программа или  нет? Это тоже простое решение.  Если работать в автоматизированной  бухгалтерии будут несколько  работников на нескольких компьютерах,  то компьютеры обязательно должны  быть объединены в сеть чтобы  проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчас  программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже  несетевых. Работа программы по  автоматизации крупной бухгалтерии  вообще немыслима в несетевом  режиме. 

     2.2.5. Этап V. Вопросы техники.

     Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая  зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера". То, какой компьютер необходим, зависит от двух факторов:

     1. Программы, которые  установлены.  Одни программы требуют от  компьютера меньше ресурсов, другие  больше, если работать  под Windows, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то  она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

     2. Количества операций, введенных  в программу. Чем больше проводок  введено, тем больше ресурсов  требуется для их обработки.  На крупном предприятии для  работы какой-либо программы нужен  более мощный компьютер, чем  для работы той же программы  на маленьком предприятии. На  практике можно столкнуться с  тем, что на этапе настройки  программы, когда проводок не  вводится вообще, она работает  быстро, но через 2-3 месяца работы  бухгалтерии, когда введено уже  много проводок, скорость работы  того же компьютера становится  неудовлетворительной.

     Для того, чтобы определить какой компьютер  необходим, следует обратиться к  тем, у кого программа куплена  и они, с учетом версии программы  и предполагаемого объема хозяйственных  операций дадут рекомендацию.

     Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который  встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных  типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств  для  функционирования сети.  Если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет  стоить недорого и устанавливается  достаточно легко, более же крупные  сети требуют серьезных дополнительных затрат.

     2.3. Процесс автоматизации.

     Только  тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана  постановка задачи, выбрана и куплена  оптимальная для предприятия  программа и решены технические  вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы процесс  очень трудоемкий и сложный. Внедрение  можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Следует учесть, что при внедрении  своими силами неизбежны определенные трудности  (отсутствие опыта автоматизации;

     отсутствие  времени на внедрение, поскольку  бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу). Причем, чем крупнее  организация, и, соответственно сложнее  процесс внедрения, тем более  актуальны эти трудности. Если принято  решение заказывать автоматизацию  у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных  и опытных специалистов.

     Собственно  процесс внедрения программы  можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

     2.4. Этап настройки.

     Все широко распространенные программы  автоматизации бухучета (и большие  и малые) имеют аналогичные набор  изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки  любой программы можно, в хронологическом  порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

     1. Настройка  плана счетов в  соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи.

     2. Настройка  типовых проводок  в соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей.

     3. Настройка  форм первичных  документов в соответствии с  особенностями предприятия, проведенной  оптимизацией бухучета и постановкой  задачи. К примеру - настройка  формы акта на списание МБП.  В акте должна автоматически  проставляться количество, стоимость  и НДС по МБП, после этого  должны автоматически проводиться  проводки по списанию МБП в  эксплуатацию, списанию НДС по  МБП на расчеты с бюджетом  и начислению амортизации на  МБП. В больших программах такую  настройку необходимо делать  также по каждому разделу бухучета.

     4. Настройка  форм бухгалтерской  отчетности и расчетов по налогам  в соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации  бухучета вся ежеквартальная  отчетность должна обязательно  составляться автоматически. Настройка  форм отчетности и налоговых  расчетов на реально используемый  план счетов и типовые хозяйственных  операции - процесс весьма сложный  и трудоемкий, при его проведении  следует ввести некоторое количество  стандартных на предприятии хозяйственных  операций в программу для того, чтоб потом проверять правильность  настройки. 

     2.5. Этап обучения.

     По  окончании настройки программы  начинается этап обучения персонала  работе с ней. 

     1. Обучение первого уровня. Это  обучение персонала бухгалтерии  текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке  первичных документов, составлению  учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен  уметь каждый бухгалтер, рабочее  место которого автоматизировано. Эффективной является только  та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени". Приведем  пример: требуется оформить расходный кассовый ордер (выдача денег в подотчет). Бухгалтер-кассир вводит необходимые сведения.  Программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня.