Аудиторская проверка расчетов и обязательств

Сумма денежных средств, выданная из кассы работникам организации, оформляется  расходным кассовым ордером и  отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса». Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и  др.

Командировочные расходы, связанные  с производственной деятельностью, считаются признанными расходами  по обычным видам деятельности и  включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходима информация об оплате командировочных  расходов, превышающих установленные  нормы, с целью последующей корректировки  налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных  расходов на счетах учета затрат в  разрезе субсчетов «Затраты в  пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм». Возврат  неиспользованных подотчетных сумм отражается на основе приходного кассового  ордера бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; при удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей. При условии невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Рассмотренный выше порядок  документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами в значительной мере связан с формированием  информации, необходимой не только для учета и расходования подотчетных  сумм, но и информации, используемой для целей налогообложения и  для предотвращения финансовых потерь в виде штрафных санкций за несоблюдение установленного порядка использования  наличных денежных средств через  подотчетных лиц.

Таким образом, для учета  расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются остаток  задолженности за подотчетным лицом  и выдача денежных средств под  отчет работникам организации, по кредиту - остаток невозмещенных организацией расходов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности подотчетных лиц в связи с использованием подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных и других производственных расходов.

 

2.2 Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают  между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, к которым относится и договор  поставки. По содержанию указанные  договоры должны соответствовать требованиям, сформулированным статьями 455, 506 и другими  ГК РФ. Отметим, что для формирования учетной информации особое значение имеют сведения о поставках: наименование товара, его количество, цена, формы  расчетов, сроки поставки и ее оплаты, условия транспортировки, момент перехода права собственности на приобретенные  товары, материалы и другое имущество  от продавца к покупателю.

Для учета расчетов за поступившие  материалы, товары, выполненные работы и услуги предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», по дебету, которого отражаются суммы  исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, а  также выданные авансы в корреспонденции  со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и др.), по кредиту - образование задолженности  перед другими юридическими лицами в корреспонденции с дебетом счетов материально-производственных запасов (10 «Материалы») и соответствующих затрат (20 «Основное производство», 44 «Издержки обращения» и др.) Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы (счета, счета-фактуры) и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).

Основными реквизитами счета-фактуры  являются: номер документа и дата его составления, сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его  юридический адрес, соответствующий  учредительным документам, идентификационный  номер и др.), сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового  адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим  лицом; сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический  адрес, идентификационный номер  и др.); сведения об условиях поставки, включая транспортировку груза, формы расчетов за поставку (в безналичном порядке, расчеты наличными через кассу, расчеты векселями, в порядке обменных операций, предварительной оплаты и т. д.); сведения о реализованных товарах, работах и услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей; единица измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с учетом НДС, стоимость товара, включая НДС, и стоимость товара без НДС).

Не менее важным обстоятельством  образования задолженности у  организации перед поставщиками считается момент перехода права  собственности на приобретаемое  имущество от поставщика к покупателю. В соответствии с установленным  порядком учетные данные о продаже  продукции формируются по моменту  ее отчуждения, т. е. «по отгрузке», что  означает переход права собственности  на отгруженную продукцию к покупателю. Согласно принципу имущественной обособленности, предусмотренному ПБУ/1 «Учетная политика организации», имущество, находящееся  в собственности организации, должно быть отражено в ее балансе. Из этого следует, что обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками должны быть отражены организацией в следующих случаях: при поступлении непосредственно на склад организации товарно-материальных ценностей или приемке оказанных услуг и выполненных работ в соответствии с документами поставщика; при поступлении материалов и оприходовании их без расчетных документов поставщика на их оплату, т. е. имеет место неотфактурованная поставка; при оплате расчетных документов поставщика за материалы, которые до конца месяца не поступили в организацию и находятся в пути или на ответственном хранении у поставщика.

Погашение обязательств по расчетам с поставщиками оформляется  бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

По дебету счета 60 отражаются и выданные авансы, которые представляют собой предварительные платежи  по сделкам, вытекающие из условий расчетов между участниками договоров. Учет выданных авансов осуществляется обособленно  в отдельных регистрах аналитического учета с целью получения информации о расчетах с конкретными поставщиками и контроля за их состояниями. Суммы выданных авансов перечисляются по платежному поручению с расчетного и других счетов в банках. Эти операции оформляются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и др.

Перечисленные авансы поставщикам  и подрядчикам учитываются по дебету этого счета до тех пор, пока не будут полностью выполнены  и документально оформлены поставка материально-производственных запасов  или объем предусмотренных договором  работ и услуг. За полученные товары и выполненные работы, подтвержденные документально, возникает задолженность  перед поставщиками и подрядчиками, которая уменьшается на сумму  ранее выданных авансов.

При невыполнении договора поставки неиспользованные средства авансов  возвращаются поставщиком на расчетный  счет покупателя. Такая операция оформляется  платежным поручением, в котором  обязательно должно быть указано  основание (номер и дата платежного поручения, по которому зафиксировано  получение аванса, а также договора). Возврат поставщиком неиспользованной суммы авансов оформляется бухгалтерской  записью:

Д-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные».

Аналитическая информация по счету 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» (авансы выданные) формируется  по каждому дебитору исходя из суммы  перечисленного аванса, а также сумм в уменьшение задолженности по расчетным  документам поставщика.

В соответствии с действующими правилами отражения расчетов и  порядком списания кредиторской задолженности  возникает необходимость организации  аналитического учета задолженности  поставщикам в зависимости от сроков ее погашения, в частности, по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил или не оплаченным в срок. Кроме того, аналитическая  информация формируется в зависимости  от используемых форм расчетов, которые  необходимы для контроля и взаимоувязки с данными синтетического учета.

Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в  условиях автоматизированной технологии обработки информации осуществляется параллельно с аналитическим в ведомостях. Указанные регистры используются для составления оборотных ведомостей по счетам, на основе которых производятся записи в Главную книгу.

Расчеты с покупателями и  заказчиками. Дебиторская задолженность  покупателей и заказчиков является следствием выполнения договорных обязательств организациями в результате совершения сделки, по окончании которой продавец получает право требования на платеж.

Для учета расчетов с покупателями предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». По данному счету  формируется информация о задолженности  покупателей и заказчиков за проданные (отгруженные) товары, работы, услуги, основные средства и прочее имущество, право  собственности на которое перешло к покупателям согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. По этому счету отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

При отгрузке продукции покупателям  и предъявлении им расчетных документов (счетов-фактур, транспортных накладных  и др.) в учете поставщика показывается образование дебиторской задолженности  в сумме стоимости проданной (отгруженной) продукции по продажным ценам, включая  НДС, причитающийся к получению  от покупателей. В этом случае данные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета:

Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т сч. 90 «Продажи».

Факт свершения сделки по продаже продукции вызывает необходимость  отражения суммы задолженности  перед бюджетом по НДС, исчисленному исходя из стоимости проданной продукции. Бели учетной политикой организации  предусматривается учет выручки  в целях налогообложения «по  отгрузке», то задолженность перед  бюджетом по НДС отражается бухгалтерской  записью:

Д-т сч. 90 «Продажи»

К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если организации ведут  учет выручки в целях налогообложения  «по оплате» в соответствии с  учетной политикой, то для отражения  задолженности перед бюджетом по НДС, согласно действующему законодательству применяется счет 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет  «Расчеты с бюджетом по неоплаченным счетам». Порядок отражения вариантов учета НДС, обусловленных различиями в учетной политике организаций, для целей налогообложения («по отгрузке» или «по оплате») подробно излагается в гл. 9 «Учет выпуска готовой продукции и ее продажи».

Оплата расчетных документов за отгруженную продукцию покупателями и заказчиками, что подтверждается поступлением денежных средств на расчетные  счета организации, уменьшает дебиторскую  задолженность и отражается бухгалтерской  записью:

Д-т сч. 51 «Расчетные счета»

К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; операции по продаже имущества организации:

Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчёт 1 «Прочие доходы».

При обработке расчетных  документов, предъявляемых покупателям  за проданную продукцию, и документов об оплате составляется ведомость по счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками», представляющую регистр  бухгалтерского учета, совмещающий  синтетический и аналитический  учет. Полученные выходные данные по этому  счету используются для контроля за состоянием дебиторской задолженности и составления сводной ведомости об остатках по счетам синтетического учета, необходимой для заполнения баланса и других форм бухгалтерской отчетности.