Аудит сохранности материально-производственных запасов

Начиная разработку общего плана и программы, аудиторская организация должна основываться на предварительных знаниях об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур.

При подготовке общего плана и программы  аудиторской организации следует установить приемлемые для нее уровень существенности и аудиторский риск, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной.

Планируя риск, аудиторская организация  определяет внутрихозяйственный риск бухгалтерской отчетности и риск контроля, которые присущи этой отчетности независимо от аудита экономического субъекта.

Составляя общий план и программу, аудиторской организации  следует учитывать степень автоматизации обработки учетной информации, что также позволит ей точнее определить объем и характер процедур.

Аудитор может согласовать с руководством проверяемой организации отдельные положения общего плана и программы аудита. При этом он является независимым в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с общим планом и программой.

Результаты проводимых аудитором процедур при подготовке общего плана и программы следует детально документировать, так как данные результаты являются основанием для планирования аудита и могут использоваться в течение всего процесса проверки.

Учитывая, что аудиторская проверка материально-производственных запасов позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в бухгалтерской отчетности, приступая к проверке материалов, аудитору нужно выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать необходимые процедуры проверки.

В ходе аудита рассматривается  перечень вопросов, касающихся сохранности материально-производственных запасов. Одним из них является оценка эффективности системы внутреннего контроля в отношении запасов. В организации должны присутствовать обоснованность и оптимальность выбора в учетной политике организационно-технических и методических аспектов данного участка учета. Финансовую информацию необходимо представлять наиболее эффективным образом в целях ее оптимального использования уполномоченными лицами. Информация, представленная в финансовой (бухгалтерской) отчетности, об имеющихся в наличии материально-производственных запасах должна быть объективна. В организации должна быть организована система утверждений (наличие приказа об установлении круга лиц, которым дано право подписывать документы на отпуск материально-производственных запасов со склада).

В ходе аудита так же осуществляется проверка обеспечения контроля за наличием и сохранностью материально-производственных запасов. Аудитор должен проверить организацию складского хозяйства для различных видов запасов, соблюдение условий хранения, правильность классификации и группировки запасов, правильность хранения собственных материальных ценностей и находящихся в организации на иных условиях (на ответственном хранении, на комиссии, давальческое сырье). Так же на предприятии проверяется организация материальной ответственности за материальными ценностями, организация аналитического учета запасов, организация проведения инвентаризации запасов и правильность отражения в учете ее результатов.

Следующее на что должен обратить внимание аудитор – проверка правильности документального оформления движения материально-производственных запасов. А именно: наличие первичных документов, подтверждающих движение запасов, применение унифицированных форм первичной учетной документации, особенности документального оформления (соответствие содержания первичного документа сути хозяйственной операции).

Проверка полноты и  своевременности оприходования  материальных ценностей является важной задачей в ходе проведения аудита. Для выполнения данной задачи аудитору необходимо проверить наличие и правильность оформления договоров, соответствие поступающих запасам, правильность учета неотфактурованных поставок и материальных запасов в пути.

Проверка использования материально-производственных запасов на производственные и другие цели включает в себя проверку законности и целесообразности расходования материалов, проверку использования запасов по различным направлениям деятельности, правильность оценки запасов при их списании.

Поставленные задачи решаются путем выполнения определенного  набора аудиторских процедур, которые  выбираются при планировании аудита и в ходе проверки уточняются. Минфином РФ 23 апреля 2004г. утверждены Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности. Данные методические рекомендации содержат описание основных аудиторских процедур, выполнение которых позволит получить необходимые доказательства достоверности показателей отчетности в отношении наличия и движения материальных запасов. Методика носит рекомендательный характер и может быть принята за основу при разработке внутрифирменных стандартов аудита материально-производственных запасов. К каждой процедуре разработаны свои рабочие документы. Они представлены в виде таблиц. Профессиональное сообщество аудиторов рекомендует в ходе проведения аудита запасов осуществить 40 процедур. Все они разбиты на три этапа. На первом этапе выполняются процедуры подготовки и планирования аудита (9 процедур). Здесь производится оценка степени надежности внутреннего контроля. Для этого аудитор должен использовать тесты внутреннего контроля учета материальных запасов и получить от работников бухгалтерии ответы на вопросы, которые позволят ему определить, какие процедуры необходимо использовать при дальнейшей проверке. На втором этапе осуществляются процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу (29 процедур). И, наконец, третий этап носит заключительный характер, связанный с анализом ошибок и их влиянием на показатели отчетности (2 процедуры).

Конкретный порядок  проведения процедур и их содержание должны определяться исходя из особенностей хозяйственной деятельности проверяемой организации.

3. Методические подходы к проведению аудита сохранности материально-производственных запасов

Аудит сохранности материально-производственных запасов предполагает аудит состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов – с другой.

Проверку сохранности материальных запасов рекомендуется начинать с установления мест их хранения и определения круга материально-ответственных лиц.

Проверка состояния складского хозяйства и сохранности материалов – одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цехи и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью материалов.

Особые контрольные  функции в этом отношении возложены  на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой.

Аудиторская проверка материально-производственных запасов начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерского учёта: кто ведёт бухгалтерский учёт движения ценностей; какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчётен данный бухгалтер, кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана (графика) — схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; наличие схем поставки учёта движения ценностей на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование; нормативного учёта) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм; соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с завскладами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы в подотчёт материально-производственные запасы; наличие журналов регистрации документов (в частности, доверенностей), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии, состава комиссии.

Сохранность материально-производственных запасов зависит от условия хранения. Аудитор выясняет число и размещение складских помещений, хранилищ (бутов, траншей, башен и т.п.), в том числе типовых и приспособленных, их ёмкость; условия для хранения ценностей; обеспеченность весоизмерительными приборами.

При аудите сохранности  материально-производственных запасов  большое внимание уделяется организации  работ складского хозяйства. Существует ряд требований, которые предъявляются  местам хранения материальных запасов:

• склады предприятия должны быть специализированными; помещение склада должно быть оборудовано стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов; на материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения;
• наличие приказа по предприятию об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы их подписей должны быть на складе;
• наличие на предприятии номенклатуры-ценника;
• наличие материально-ответственных лиц;
• правильность оформления документов по приходу и расходу материалов;
• правильность ведения бухгалтерского учета материалов в бухгалтерии предприятия;
• правильность осуществления учета заготовления материалов;
• правильность осуществления учета реализации материалов;
• необходимость выделения в документах НДС;
• проведение на предприятии инвентаризации и оформление ее 
  результатов.

Проверку складских  помещений и емкостей для хранения материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале аудита материальных запасов. Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних засовов на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, на которых указывается наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.

На практике нередко  имеют место случаи совершения хищений  и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли замки, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана, имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей.

Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывает аудитор, материально-ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор требует письменное объяснение материально-ответственных лиц и устанавливает причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели.

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации  материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Перечень мест хранения и материально-ответственных лиц должен быть предусмотрен структурой организации и закреплен соответствующим распорядительным документом (приказом, распоряжением). При определении материальной ответственности работников строительно-монтажной организации необходимо руководствоваться главой 39 «Материальная ответственность работника» Трудового кодекса РФ. В процессе аудита проверяется полнота заключения договоров с материально ответственными лицами по всем местам хранения материально-производственных запасов.

При осмотре мест хранения материальных запасов по имеющимся у материально-ответственных лиц документам проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в карточки складского учета.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке  и отпуску материальных ценностей  на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется  в процессе аудита провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-производственных запасов, аудитор может установить, как соблюдается установленный порядок приемки по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов материальных ценностей выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета.