Процесс санкционирования регистрации счетов-фактур может быть проверен и подтвержден контролерами. Иногда это может происходить при выписывании и подписании чеков на оплату. Иногда проверка и подтверждение контролерами затрагивают лишь типичный образец счета-фактуры поставщика или конкретный вид счета-фактуры (как правило, на предприятиях, имеющих большой объем сделок на небольшие суммы и эффективные процедуры контроля.)

     Процедуры контроля файла (досье, картотека) заключаются  в первую очередь в проверке соответствия подлежащих оплате счетов в регистрах аналитического учета синтетическим счетам. Если на предприятии не ведутся регистры аналитического учета подлежащих оплате счетов (как в некоторых случаях, когда документация ведется вручную), то контролер проверяет соответствие всех неоплаченных счетов-фактур контрольному расчету подлежащих оплате счетов. Контролируется соответствующим образом и исправление ошибок, выявленных в ходе проверки.

     Обязанности лиц, подтверждающих счета-фактуры, следующие: регистрация подлежащих оплате счетов и поступления товара на складе; контрольные расчеты; проверка и исправление ошибок; повышение эффективности процедур контроля.

     Оплата  товаров и услуг

     Цель  процедуры контроля процесса выплаты  денег — не допустить несанкционированных  выплат. Любая выплата должна быть тщательно зарегистрирована. Невостребованные чеки должны быть выявлены и уничтожены. Другие процедуры, больше относящиеся к процессу принятия руководящих решений, чем к ведению финансовой отчетности, направлены на оптимальное выполнение всех финансовых обязательств предприятия в плане взаимоотношений с поставщиками и оборота денежных средств, включая получение всех возможных скидок за своевременную оплату.

     Для предотвращения несанкционированных  выплат все заявки на выплату должны быть утверждены, а счета-фактуры и документы о получении уничтожают после подписания соответствующих чеков, дабы предотвратить их вторичное использование для выплаты. Процедуры контроля в этих целях могут быть компьютеризированы или выполняться вручную; их эффективность повышается разделением обязанностей между теми, кто выписывает чеки, и теми, кто представляет заявку на выплату. Подписывающий чек должен иметь в момент подписания доказательство того, что выплата санкционирована. 6 компьютеризированных системах можно заблокировать возможность напечатания чека в случае, если счет-фактура не подтверждается данными файла о соответствующих закупках.

     Процедуры контроля требуют защиты доступа к денежным средствам. Лицо, подписывающее чеки, обязано передавать их по инстанции таким образом, чтобы закрыть доступ к ним сотрудникам, санкционирующим и оформляющим выплату; неиспользованные чеки должны быть защищены от доступа посторонних, а испорченные — должны быть уничтожены или аннулированы.

     Если  число служащих невелико и один и тот же сотрудник выполняет обязанности, не совместимые с точки зрения строгого внутреннего контроля, то контроль можно усилить, вводя специального контролера. Например, иногда один и тот же сотрудник регистрирует выплату поставщикам и выписывает чеки. В этом случае контролер, подписывающий чеки, может потребовать, чтобы чеки подавались ему на подпись вместе с подтверждающими документами. Он также может поручить другому сотруднику аннулировать все подтверждающие документы и отослать чек непосредственно поставщику.

     При расчетах с кредиторами и операциях  с кассирами — хранителями  подотчетных сумм следует выписывать персональные чеки, а не чеки на предъявителя. Выписка их уменьшает вероятность несанкционированной передачи и обеспечивает подтверждение их получения тем, кому они предназначены.

     Возможна  и такая процедура контроля, как  подписание чека двумя лицами. Но она  эффективна лишь в том случае, если каждый подписывающий независимо от другого проверяет чеки и подтверждающие документы. Хотя двойная подпись, если эту процедуру применять со всей ответственностью, обеспечивает эффективный контроль, подписание чека одним служащим после тщательного изучения подтверждающих документов представляет большую гарантию защиты, чем иллюзорный контроль с двумя подписями, когда каждый может положиться на другого, который также не выполнит нужной проверки.

     Применение  процедур контроля, направленных на обеспечение  своевременной уплаты всех обязательств предприятия с целью получения  скидок, установления хороших взаимоотношений с поставщиками и полдержания на высоком уровне кредитоспособности предприятия, относится больше к процессу принятия решений руководством, чем к финансовой отчетности. Своевременность выплат обеспечивается периодической проверкой не подтвержденных отчетов о получении счетов-фактур и контролем за подлежащими оплате счетами.

     Полнота и точность регистрации выплаты  контролируются предварительной нумерацией чеков, ведением подробного журнала  чеков, проверкой последовательности заносимых в журнал чеков, сопоставлением возвращенных банком оплаченных чеков с журналом чеков с целью контроля за состоянием наличности в банке. После выяснения причин неуплаты по чекам выплата в банке приостанавливается и расчеты уточняются: либо вносят изменения в первоначальные записи в документации, либо делают определенную запись на отдельном счете обязательств предприятия.

     Контроль  за процессом выплаты денег обеспечивает лицо, подписывающее чек. С этой целью  проводится анализ подтверждающей документации, выверка банковских счетов, сопоставление и проверка пробного баланса подлежащих оплате счетов.

     Возврат товаров поставщику

     Все кредиты, причитающиеся предприятию  в связи с возвратом товаров  или договоренностью о скидках, по сути своей относятся к приходу, однако регистрируются они обычно иначе, о чем и будет сказано ниже. В связи с этим важно, чтобы все рекламации контролировались соответствующим образом, хотя, как правило, они встречаются редко. Многие компании применяют собственные процедуры обработки приходных документов.

     Товары, возвращаемые в счет кредита, должны быть подготовлены для отправки поставшику; транспортный отдел обычно применяет процедуры уведомления бухгалтерии и отдела закупок, когда товары возвращают поставщику. Могут быть использованы методы и процедуры, аналогичные тем, что используются при сбыте. Например, требование, чтобы все документы (предположим, накладные), необходимые для доставки и подтверждающие материалы, сопровождались приходным документом, имеющим соответствующий порядковый номер. Его обычно готовит отдел закупок, а регистрируют в журнале приходных документов бухгалтерии.

     Аналогичным образом обычно осуществляется контроль за рекламациями, связанными с доставкой товаров.

     Когда от поставщика поступает платежный  документ, его сопоставляют с соответствующим товарным документом, например, с накладными и другими имеющими к этому отношение документами. Количество возвращенного товара, цены, сроки, фамилия поставщика, отсрочки, обоснование — все это проверяют сотрудники, не имеющие отношения к контролю за хранением, доставкой и закупкой. Если компания применяет формальные процедуры обработки приходных товарных документов, то кредиты и рекламации часто сразу же вычитают из суммы следующей выплаты поставщику, не дожидаясь его платежного документа.

     Все возвраты товара, скидки и изменения, в отношении которых не применяются описанные выше процедуры, подвергаются другой процедуре с целью уведомить бухгалтерию и отдел закупок о рекламации или иной претензии. Поскольку нет надежных средств контроля за такой процедурой, то владеющих соответствующей информацией сотрудников компании периодически опрашивают о наличии неоплаченных рекламаций или обязательств. 
 
 

2.3 Стратегия аудита

 

     Стратегия аудита для каждого вида счетов и  класса сделок в закупочном цикле основана в первую очередь на оценке аудитором возможности и вероятности ошибок при внутреннем контроле с точки зрения конкретных целей аудита и соображений эффективности.

     Цели  аудита закупочного цикла следующие:

     Полнота

     • Подлежащие оплате счета представляют все суммы, которые должно предприятие по закупке товаров и услуг на дату составления баланса.

     • Все товары или услуги, которые  приобретены за период, охватываемый финансовыми отчетами, за вычетом  возвратов, отражены в финансовых отчетах.

     Точность

     • Закупочные сделки основаны на правильных ценах и количествах, точно подсчитаны и распределены в Главной книге  и в ресконтро-регистре подлежащих оплате счетов.

     • Счета-фактуры правильно подсчитаны и занесены в ресконтро-регистр  подлежащих оплате счетов.

     • Данные ресконтро математически  правильны и согласуются с  Главной книгой.

     Существование (наличие)

     • Зарегистрированные подлежащие оплате счета содержат суммы, которые должно предприятие на дату составления баланса.

     •  Предмет зарегистрированных закупочных сделок — товары или услуги, действительно полученные за финансовый год.

     Ограничение учетного периода

     • Закупочные сделки, подлежащие оплате счета, возврат зарегистрированы за соответствующий период.

     Оценка

     • Подлежащие оплате счета и платежная ведомость отражают все суммы, которые должно предприятие.

     • Зафиксированы все расходы и  убытки за отчетный период, включая  нереализованные потери (убытки) из-за невыгодных обязательств по закупкам.

     Права и обязательства

     • Подлежащие оплате счета  являются юридическими обязательствами предприятия на дату составления баланса.

     Предоставление  и отражение

     • Подлежащие оплате счета и расходы  правильно описаны и классифицированы в финансовых отчетах.

     • Правильно отражена возможность  убытков в соответствии с обязательствами по закупкам.

     Аудитор достигает этих целей, проводя проверки на существенность или объединяя  их с проверкой внутренних структур и процедур контроля. Часто аудитор проверяет процедуры контроля на предприятии, чтобы удостовериться, что они разработаны и действуют эффективно. Это дает ему возможность значительно сократить масштабы проверок на существенность, направленных на выявление полноты, точности и наличия. Что касается других целей аудита (кроме итога), аудитор достигает их, проводя проверки на существенность, а также оценивая степень вероятности ошибок, и систему бухгалтерского учета. Например, если аудитор знает о колебании курса иностранной валюты, он может уделить особое внимание такой цели аудита, как "оценка" счетов, подлежащих оплате в иностранной валюте.

     Обычно  аудитор считает полезным проведение проверок на существенность для определения  соответствия учетному периоду, особенно если клиент не установил в этом отношении соответствующие процедуры  контроля. Если руководство предусмотрело  специальные процедуры контроля, направленные на правильное подведение итога в конце года, аудитор может решить проверить их вместе с другими мероприятиями по проверке структур и процедур контроля

     Более вероятно, что обязательства (долги) могут быть занижены или отсутствовать в счетах, чем преувеличены, потому что балансовые счета состоят из пунктов, которые были тщательно рассмотрены и подтверждены, прежде чем их зарегистрировали, и любая попытка улучшить данные финансового отчета может отразиться в этом процессе. Поэтому аудиторские процедуры для закупочного цикла в значительной степени сосредотачиваются на поиске признаков заниженных обязательств (долгов), хотя не следует пренебрегать и возможностью обнаружить и завышение. 

     При проведении аудита средств в расчетах используются данные: бухгалтерского баланса и приложенные к нему материалы по инвентаризации; проверяются договоры, контракты, расчетно-платежные документы,  данные синтетического и аналитического учета по ведомостям аналитического учета и журналам - ордерам.

     Аудит расчетных операций включает в себя проверку счета №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также других счетов.