Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Сделки, входящие в закупочный цикл, влияют на многочисленные счета балансов и отчетов о прибыли и убытках. Термин "подлежащие оплате счета" используется для списания конкретных сумм, которые должно выплатить предприятие и которые возникают обычно в результате покупки товаров и оказания услуг. Это суммы, причитающиеся поставщикам товаров, сырья, услуг, подтвержденные счетами-фактурами от поставщиков.

     На  большинстве современных коммерческих предприятий закупку товаров  и услуг относительно процедур контроля можно разделить на три типичных класса сделок: приобретение товаров и услуг, оплата товаров и услуг, возврат товаров поставщику.

     Приобретение  товаров и услуг

     Процесс приобретения товаров и услуг  включает следующие шаги: определение потребностей; заказ; получение, проверку и приемку товара; регистрацию.

     При рассмотрении системы бухгалтерского учета аудитор должен главным  образом обратить внимание на процедуры, чтобы убедиться, что все закупочные сделки, действительно имевшие место, были санкционированы и точно  зарегистрированы, т.е. основные цели контроля — полнота, точность и санкционированность обработки и регистрации сделки соблюдены. Эти цели тесно связаны с целями аудиторской проверки, выявляющей полноту, точность и наличие счетов закупочного цикла, в частности, что касается закупок и подлежащих оплате счетов. Другие процедуры контроля, хотя прямо и не связаны с этими целями аудиторской проверки, также могут заинтересовать аудитора. Например, на основе составленных для руководства списков открытых закупочных документов на приобретение могут быть составлены отчеты, которые аудитор может использовать, выясняя, имеются ли неучтенные потери по закупочным обстоятельствам, которые влияют на точность оценки аудитора.

     Ниже  описываются этапы процесса приобретения товаров и услуг, а также типичные процедуры контроля, применяемые к регистрации сделок.

     Определение потребностей. Закупочный цикл начинается с того, что кто-то определяет потребность, причем осуществляться это может по-разному. Вот несколько примеров.

     Необходимость пополнения запасов сырья на складе может быть определена каким-то лицом или автоматически, когда запасы сырья достигают уровня, при котором требуется сделать новый заказ, или когда готовится список материалов для заказа на работу. Некоторые компьютеризированные системы могут определить потребность, сопоставив имеющееся сырье и производственные заказы, и сразу предпринять некоторые шаги в плане закупки, например, начать выбирать поставщиков и готовить заказы на закупку. В некоторых сложных системах определение потребностей в сырье и отправка заказа поставщику осуществляются без вмешательства человека. Компьютер компании связывается непосредственно с компьютером поставщика.

     Потребность в определенных товарах  и услугах может определяться тем, кто конкретно ими пользуется, и фиксироваться в виде заявки, которая потом подтверждается уполномоченным на это лицом (иногда это и есть сам пользователь), контролирующим работу отдела пользователя или конкретный вид закупок.

     Потребность в некоторых услугах, оказываемых на периодической основе одним и тем же поставщиком, таких, как коммунальные услуги, телефонная связь, профилактический ремонт, материально-техническое обслуживание, обычно определяется первоначально и сохраняется неизменной до конца срока договора или до тех пор, пока не принято решение обратиться к другому поставщику или отказаться от услуги вообще.

     Потребности в специальных  услугах, таких, как страхование, реклама, услуги юридического консультанта или аудитора, обычно определяют лица, имеющие соответствующие полномочия.

     Потребность в основных фондах (основном капитале) обычно определяется в процессе разработки бюджета.

     Процедура контроля за подачей заявок, как  правило, включает их просмотр и подтверждение  уполномоченными на то лицами и учет последовательности заранее пронумерованных бланков заявок. Эти процедуры контроля предназначены для того, чтобы обеспечить заказ лишь действительно необходимых товаров и услуг, а также получить подтверждение, что все заявки были оформлены заказами. Хотя цель этих процедур скорее имеет отношение к процессу принятия решений руководством, чем к финансовой отчетности, они, тем не менее, могут повлиять на некоторые финансовые счета. Например, если нет процедур проверки и подтверждения заявок или они неэффективны, склад может оказаться переполненным, в результате чего товары устареют, а это снизит их цену.

     Заказ. На большинстве крупных предприятий поиском поставщиков, ведением переговоров и размещением заказов обычно занимаются специально подготовленные агенты, а не сотрудники отдела, использующего поставляемую продукцию. Выбор поставщика и контроль за поставками может быть важной процедурой контроля, влияющей как на подлежащие оплате счета, так и на положение с материально-техническими запасами. Выделение закупок в отдельную функцию может сэкономить компании средства и усилить контроль за закупками, обеспечив разделение обязанностей.

     Когда отдел закупок получает заявку, в  первую очередь определяется, санкционированы ли количество и вид товара или услуги лицом, имеющим на то полномочия. После этого заявка служит исходным документом для подготовки заказа на закупку. В компьютеризированной системе информация из заявки может быть введена в соответствующие файлы (досье, картотеку поставщика, файл цен), чтобы помочь в выборе поставщика, согласовании назначенной цены и контроле за соответствием товара поставщика заказанному. После того как собрана вся конкретная информация о закупке, касающаяся срока, способа доставки, характеристики продукта, количества и цены, выпускается заказ на закупку, и вносятся соответствующие изменения в файл открытых закупочных заказов. Заказ на закупку является основанием для того, чтобы поставщик доставил товары или оказал услуги и выставил счет, а также для того, чтобы отдел приемки принял товары. Поскольку заказы на закупку санкционируют заключение сделок, необходимы соответствующие процедуры контроля за ними. Обычно доступ к неиспользованным заказам на закупки ограничен: лица, не имеющие полномочий, не должны осуществлять закупочную сделку. Поставщик может не знать или не проверить, поступил ли данный заказ от лица, имеющего соответствующие полномочия. Это может и не повлиять на финансовый отчет, но вызвать затоваривание или закупку ненужных товаров.

     Предварительная нумерация и последующий контроль за последовательностью закупочных заказов помогают обеспечить положение, при котором сотрудники компании имеют информацию о всех закупочных обязательствах. Это необходимо для формирования резервов на случай потерь в связи с закупочными обязательствами.

     Процедуры контроля, направленные на выяснение правильности и санкционирования заказов на закупки, обычно включают такие меры, как сравнение заказов с бланками заявок и проверка подтверждения заказов уполномоченными на то лицами. Эти процедуры выполняются до направления заказов поставщику. Дополнительная процедура контроля с целью проверки точности заказов может заключаться в предоставлении копий закупочных заказов лицам, подавшим заявки, чтобы они проверили соответствие заказа их потребностям. Закупочные заказы на небольшие или часто повторяющиеся суммы могут подвергаться менее тщательному контролю.

     Некоторые товары и услуги не могут проходить  через отдел закупок, потому что технические или иные требования к ним носят слишком специализированный характер или не могут быть оговорены заранее. Например, страхование недвижимости или страхование от несчастного случая требует анализа степени страхового риска. Анализ и последующие переговоры с независимым страховым агентом или брокером требуют специального навыка и подготовки. Такого рода специализированные закупки должны обсуждаться непосредственно между представителями соответствующего отдела и поставщиком. Действия в обход отдела закупок представляют постоянную и порой весьма болезненную проблему для многих компаний из-за противоречия между необходимостью соблюдения процедур контроля при централизации всех закупочных операций и устремлениями отдельных пользователей. полагающих, что, имея дело непосредственно с поставщиком, они смогут приобрести лучший товар или услугу. Конкретные границы между оперативной самостоятельностью и централизацией закупок различаются в каждой фирме, однако даже компании с высокой степенью централизации закупок допускают действия в обход отдела закупок при получении некоторых специализированных услуг. В таких ситуациях процедуры контроля обычно включают следующие требования: соглашение должно быть в письменном виде; товары при получении должны быть проверены; пользователь должен подтвердить счет-фактуру.

     Получение, проверка и приемка  товаров. На многих предприятиях объем получаемых товаров настолько велик, что этим занимается специальное подразделение, которое отделено от отделов заказов, закупочного и бухгалтерского. Наличие такого независимого подразделения усиливает контроль над закупками, обеспечивая разделение обязанностей.

     При получении товары обычно проверяют  на соответствие характеристикам, указанным  в заказе на закупку. Количество товара проверяют пересчетом, взвешиванием или измерением. Чтобы обеспечить независимость лиц, заведующих получением (определением количества товара), на некоторых предприятиях в копии заказа на закупку, направляемой в отдел приемки, не указывается количество товара, а в компьютеризированных системах персонал отдела приемки не имеет доступа к информации о количестве заказанного товара в файле открытых заказов. Приемщики, устанавливая качество товаров, проверяют наличие повреждений при транспортировке. Проверка поступающих товаров является важнейшей процедурой контроля с точки зрения руководства. В некоторых случаях может понадобиться лабораторный или технический анализ товаров, чтобы определить, отвечает ли их качество необходимым требованиям. Это предполагает наличие у работников специальных технических знаний и обычно выполняется соответствующим отделом контроля.

     Отдел закупок и бухгалтерский отдел  уведомляются о получении и приемке товара. Персонал отдела приемки обычно фиксирует получение товара в отчете о получении, в накладной, поступившей вместе с грузом от поставщика, в копии заказа на закупку. Информация включает название поставщика, дату получения, количество и состояние полученного товара, иногда того, кто доставил товар. Документ подписывает лицо, получившее товар. В компьютеризированной системе приемщик может ввести информацию непосредственно в систему, которая вносит изменения в файл заказов на закупку, фиксируя получение всей партии или части заказанного товара; переносит отчет о получении в файл отчетов о получении, а иногда исправляет файл материально-технических запасов.

     Полученный товар, не зафиксированный в закупочном заказе, может быть не принят отделом приемки. Если же он будет принят, то составляют специальный отчет, по которому потом проведут расследование. (Обычно его проводят сотрудники бухгалтерии.) Отчеты о получении независимо от того, готовят ли их вручную или на компьютере, обычно бывают заранее пронумерованы и их последовательность контролируется. Эта процедура контроля направлена на своевременное и полное сообщение о полученных товарах. В противном случае могут оказаться заниженными подлежащие оплате счета и расходы или количество товара на складе.

     Услуги  и некоторые товары принимает  не отдел приемки, а непосредственно  пользователь. Хотя могут быть предписаны некоторые формальные процедуры  представления пользователем отчета о получении, чаще всего в качестве основного документа используется счет-фактура поставщика за товар или услугу.

     Регистрация. Средства и обязательства чаше всего регистрируют лица, не имеющие отношения к заказу и получению товара, на основании счета-фактуры поставщика, соответствующего подтвержденному заказу на закупку, а также на основании доказательств, что товар получен или услуга оказана. В некоторых компьютеризированных системах данные о материально-технических запасах вносят в отчетность, когда отдел приемки вводит информацию о получении товара; или же бухгалтерский отдел может занести в отчетность данные о продукции на складе на основании копии отчета о получении товара. Отчеты о получении, не подтвержденные счетами-фактурами, необходимо в конце отчетного периода вносить в отчетность в качестве обязательства предприятия за полученный, но незарегистрированный товар.

     Неприменение  процедур контроля к счетам-фактурам поставщиков сразу же после их получения является обычным недостатком  структур контроля, особенно если приходится направлять большое число счетов-фактур для подтверждения сотрудникам, основные интересы которых лежат в другой сфере. Задержка в регистрации счетов-фактур может в зависимости от системы бухгалтерского учета и соответствующих процедур контроля привести к ошибкам при расчете подлежащих оплате счетов и других издержек, а это, в свою очередь, может вылиться в потерю скидок за быструю оплату. (Большое число неподтвержденных счетов-фактур или отчетов о получении, которые не были подтверждены и зарегистрированы, может свидетельствовать о сбоях, ошибках или задержках в процедурах обработки и подтверждения счетов-фактур.)

     В системе, где документация ведется  вручную, счета-фактуры при получении могут быть занесены в специальный реестр, который впоследствии будут просматривать на предмет выявления счетов-фактур, не переданных в бухгалтерию для обработки. В компьютеризированной системе счета-фактуры могут не нуждаться в конкретном подтверждении, но их могут регистрировать на основании соответствующих заказов на закупку и свидетельств того, что отчеты о получении соответствуют заказам на закупку. Затем счета-фактуры будут проверяться по файлу отчетов о получении; счета-фактуры, оказавшиеся не подтвержденными, будут зарегистрированы особо и внесены в файл временно не подтвержденных счетов-фактур.

     После того как получено разрешение на регистрацию  счетов-фактур, сделки регистрируют вручную  или в компьютерном реестре закупок, затем подводится итог и заносится  в отчетность. Прежде чем зарегистрировать сделку (вручную), служащий обычно перепроверяет цифровые данные счетов-фактур и сравнивает их с суммами на заказах на закупки. Проверяется и фиксируется классификация счетов (иногда первоначально классификация счета помечается на заказе на закупку), для подтверждения правильности классификации сделок проводятся выборочные процедуры контроля, чтобы убедиться, что счета-фактуры зарегистрированы своевременно. Эти процедуры включают проверку файла отчетов о поступлении.