Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

 

При этом организация может  выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

 

К расходам на хозяйственные  нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

 

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это  поездка работника в другую местность  для выполнения служебного поручения  вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При  этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

 

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым  заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или  поручения), командировкой не считается.

 

В соответствии с действующим  законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы  по найму жилого помещения; расходы  по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или  почты). На оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдается аванс.

 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах  для установления и поддержания  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

 

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 НК РФ.

 

Согласно этой статье, к  представительским расходам относятся  затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого  аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному  обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой  до места проведения встречи и  обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

 

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  не являются.

 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование  к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5. Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

 

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

 

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном "О  бухгалтерском учете".

 

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила  оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

 

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 60 000 руб.

 

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса  РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС  при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает  порядок учета расходов, произведенных  за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

 

Кроме того, расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение  в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

 

При оформлении командировочных  расходов учитываю нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также  порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

 

Размер суточных для бюджетных  организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

 

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют  следующие нормативные акты: Закон  РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение  по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет  активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

 

 

 

1.6. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

 

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как  расчеты с подотчетными лицами связаны  со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить  авансовые отчеты с документами  по другим разделам учета.

 

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

 

-   авансовые отчеты;

 

-   приказы о направлении сотрудников в командировки;

 

-  командировочные удостоверения;

-   копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

 

-   список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

 

-   сметы представительских расходов;

 

-   приказы об утверждении смет представительских расходов;

 

-   оправдательные первичные документы.

 

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерских регистрах:

 

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

 

- главная книга;

 

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практическая часть.

2.1 Краткая характеристика ЗАО ПЗ «Николаевский»

 

 Свиноводческий комплекс  «Николаевский» был создан 12 июня 1999 года, учредителями которого являлись  Муниципальное предприятие Тарбагатайской  районной администрации и торговая  компания  ООО «БИН». Сейчас  уставный капитал предприятия  составляет 1197440 рублей и учредителем  является ООО «БИН». 

 

В настоящее время хозяйство  занимается производством и реализацией  продукции свиноводства. Программа  деятельности данного предприятия  направлена, в первую очередь, на расширение свиноводческой отрасли, на достижение финансовой устойчивости работы с долговременной перспективой экономической деятельности на рынках Бурятии и соседних областей. СК «Николаевский» имеет  статус племенного репродуктора по разведению свиней крупной  белой породы.

 

Организация имеет пункт  искусственного осеменения, свою котельную, насосную станцию, автозаправочную, которая  делает данное предприятие достаточно автономным и независимым. Земельная  площадь свинокомплекса составляет 10,56 га.

 

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета на предприятии  несет его руководитель. Структура  аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы. В объединениях и на крупных предприятиях бухгалтерия подразделяется на ряд  отделов. На небольших предприятиях, таких как, например ЗАО ПЗ «Николаевский», применяется линейная структура, при  которой все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно  главному бухгалтеру.

 

В штате  предприятия имеется 4 бухгалтера: бухгалтер материальной группы, бухгалтер по учету кассовых операций, учету и реализации готовой  продукции, бухгалтер расчетной  группы и главный бухгалтер.

 

Главный бухгалтер должен обеспечивать правильность постановки учета, ее достоверность, осуществлять контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия.

 

Главный бухгалтер назначается  на должность (освобождается от должности) руководителем предприятия и  подчиняется непосредственно ему. Главный бухгалтер несет ответственность  за формирование учетной политики, обеспечивает контроль и отражение  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, представление оперативной  информации, составление в установленные  сроки бухгалтерской отчетности, проведение (совместно с другими  службами) экономического анализа финансово-хозяйственной  деятельности в целях выявления  и мобилизации внутрихозяйственных  резервов предприятия. Главный бухгалтер  совместно с руководителем предприятия  подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а  также расчетные, кредитные и  финансовые обязательства и хозяйственные  договора. Указанные документы без  подписи главного бухгалтера считаются  недействительными и к исполнению не принимаются. Право подписи может  быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением  руководителя предприятия.

 

Бухгалтерия и касса в  ЗАО ПЗ «Николаевский» расположены  в административном корпусе.  В  бухгалтерии имеется подсобное  помещение, где на полках хранится первичная  документация. Касса же оборудована  по всем стандартам и нормам, утвержденным Инструкциями ЦБ РФ. В частности, помещение  кассы изолировано, все ценности хранятся в специальных несгораемых  шкафах, посторонние лица в кассу  не допускаются.

 

Финансовый учет охватывает информацию, которая, помимо использования  ее внутри предприятия руководством, учредителями, участниками и собственниками имущества организации, передается также и внешним пользователям  – инвесторам, кредиторам, территориальным  органам статистики по месту регистрации  предприятия, банкам, Государственной  налоговой инспекции и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

 

Что касается графика документооборота, то составлен он работниками бухгалтерии  сравнительно недавно. До этого он существовал, но без надлежащего документального  оформления.