Аудит расчетов с подотчетными лицами

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение Порядка ведения кассовых операций (работники, получившие деньги в под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки). В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Иногда в организациях бывают случае, когда задолженность по подотчетным суммам списывают с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без предоставления им авансового отчета. Если по окончании отчетного года списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, то эти списанные средства включают в совокупный облагаемый годовой доход данного работника.

Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки и т.д.¹⁴.

При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет подотчетных сумм, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин  при покупке ценностей у юридических  лиц в розничной торговле.

Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товаров (работы, услуги) наличными  деньгами, в том числе и выданными  из кассы организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Руководствуясь решением Совета директоров Банка России от 6 ноября 2001 г. (протокол № 25), установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 года по одному договору можно рассчитаться наличными деньгами лишь в пределах 60 000 рублей. Если работник нарушил лимит расчетов, фирма может быть оштрафована.

Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения  даты, проставленные на первичных  оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных  документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В данной работе был рассмотрен аудит  учета расчетов с подотчетными лицами: дано понятие учета расчетов с подотчетными лицами, перечислены нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки, рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами, выяснены типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Аудитору нужно, прежде всего, проверить, что для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, должен использоваться счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее проверке подвергается правильность оформления всех первичных документов (приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и т.д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Налоговый кодекс РФ (Часть I, от 31.07.1998 N 146-ФЗ принят ГД ФС РФ 16.07.1998 (ред. от 26.11.2008) с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2009 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
2. Налоговый кодекс РФ (Часть II, от 05.08.2000 N 117-ФЗ принят ГД ФС РФ 19.07.2000 (ред. от 30.12.2008) с изм. и доп., вступающими в силу с 01.03.2009 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
3. Гражданский кодекс РФ ( Часть 1 от 30.11.1994 N 51-ФЗ принят ГД ФС РФ 21.10.1994 (ред. от 09.02.2009) // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
4. Гражданский кодекс РФ ( Часть 2 от 26.01.1996 N 14-ФЗ принят ГД ФС РФ 22.12.1995 (ред. от 30.12.2008) // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
5. Трудовой кодекс РФ в ред. от 07.05.2009 N 80-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
6. Федеральный закон от 07.08.2001 N 119-ФЗ  (ред. от 30.12.2008)  «Об аудиторской деятельности» // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
7. Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 1/2008) «Учетная политика организации» (Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н) // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 44, 03.11.2008.
8. Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 3/2006) «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (Приказ Минфина РФ от 27.11.2006 N 154н в ред. от 25.12.2007 N 147н)// Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
9. Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 10/99) «Расходы организации» (приказ Минфина России от 06.05.99 г. № 33н) ред. от 27.11.2006 // Российская газета.-2006.-31 декабря.- № 297
10. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н  (ред. от 26.03.2007) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
11. План счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина России от 31.10.2000г. №94н) ред. от 18.09.2006 // Бухгалтерский учет.- 2006.- № 24
12. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40
13. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
14. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 12.08.2008 N 587)
15. Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждено Приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. № 49).
16. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах»
17. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704
18. Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469
19. Правило (стандарт) № 1. Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
20. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов / Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред.проф. ЮА Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой.— 2-е изд.,перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
21. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами. // Аудиторские ведомости 2008, N 12
22. Кочинев Ю. Ю. Аудит. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2005
23. Лытнева Н. А., Малявкина Л. И., Федорова Т. В. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006.
24. Пошерстняк Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.
25. Практический аудит. Под ред. С.М.Бычковой. – М.: Эксмо, 2009
26. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Методы сбора аудиторских доказательств