Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина  России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы .

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице  в период проживания (за исключением  услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных  с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда  сотрудника к месту командирования и обратно.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Заметим, что согласно Письмам Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82 расходы  на проезд работника на такси в  аэропорт при направлении в служебную  командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (см. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31). Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается  к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся  на территории Российской Федерации. Также  сумма НДС должна быть выделена в  проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты  суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

Днем отъезда считается  день отправления транспортного  средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен  в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются  по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы  оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения  границы Российской Федерации при  выезде суточные оплачиваются в иностранной  валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу  и возврата в Российскую Федерацию  в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной  нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника  в командировку в две и более  страны суточные за день пересечения  государственной границы выплачиваются  в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной  валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для  целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом¹⁰. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 руб. за день нахождения в командировке по Российской Федерации, а за границей от 53 долл. США (Украина) до 95 долл. (Чад) согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает  налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование  от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в  соответствии с коллективным договором  или другим локальным документом, то сумма превышения:

• не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
• не облагается НДФЛ, ЕСН;
• не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

С 1 января 2008 г. согласно установлены предельные нормативы  суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника  и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.¹¹

2.2 Проверка  возмещения сумм расходов на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные  нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в  наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 N 24-2-02/252; 02.07.2002 N 85-Т. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 N 29-12/44158). Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то что унифицированного бланка этого документа нет, его  составление обязательно. Документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:¹²

• наименование;
• дату составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Заметим, что печать в  данном перечне не упоминается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

2.3 Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов

Аудитор должен проверить  произведенные представительские  расходы, которыми считаются расходы  фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами  по приему делегаций в организации  должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских  расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование  средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет  по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских  расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что  она не превышает 4% затрат организации  на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

2.4 Нарушения  при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и  отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно  влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

Ошибка - в организации  не соблюдается порядок выдачи денег  под отчет. Наиболее частые нарушения:¹³

• отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;
• в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
• производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;
• производится выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;
• допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.

Ошибка - в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в т.ч. расчетов с подотчетными лицами (инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств определено, что при  инвентаризации подотчетных сумм проверяются  отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансом каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц, при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения инвентаризации данных расчетов может привести к нарушениям бухгалтерского учета и налогообложения.