Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………….	3
Сущность расчетов с подотчетными лицами, цель и задачи проведения аудита………………………………………………………………………………..	4
Аудиторские доказательства, методика их получения……………………	6
Процедура проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, ее основные этапы……………………………………………………………………..	8
Классификация типичных нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………...	14
Оформление результатов аудиторской проверки…………………………	18
Заключение………………………………………………………………………….	20
Список используемых источников………………………………………………...	21

 

 

 

 

Введение

 

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность темы заключается  в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения типичных ошибок и способов их избегания.

Объектом исследования данной работы является аудит расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

Целью работы является изучение аудита расчетов с подотчетными лицами и определение его роли в деятельности организации.

Задачами данной работы являются:

• изучение сущности расчетов с подотчетными лицами, цели и задач проведения аудита;
• рассмотрение аудиторских доказательств, методики их получения;
• исследование процедуры проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, ее основных этапов;
• изучение классификации типичных нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотрение оформления заключения аудиторской проверки.

Работа состоит из введения, пяти глав, заключения и списка используемых источников.

В процессе написания работы использовались материалы 11 источников: статьи периодических изданий российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики, а также законодательные, нормативные документы и интернет.  

1. Сущность расчетов с подотчетными лицами, цель и задачи проведения аудита

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или  приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг  не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы  или непосредственно из банка  на мелкие административно-хозяйственные  расходы, расходы по приобретению материалов по мелкому опту в розничной торговле, а также средства для предстоящих  командировочных расходов.

Практика аудиторских  проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается  при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в   каждой организации. Существуют различные их виды:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• оплата расходов на командировки по территории Российской Федерации и за рубеж, представительских расходов и др. [6].

 Цель аудита расчетных  операций в целом и расчетов  с подотчетными лицами в частности  заключается в проверке достоверности  статей дебиторской и кредиторской задолженности и законности  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

В  процессе аудита решаются следующие задачи:

− инспектирование документального оформления расчетов с подотчетными лицами;

− оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

− установление целевого использования подотчетных сумм;

− соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов;

− выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

− контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;

− сверка данных аналитического и синтетического учета по расчетным операциям;

− сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;

− анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений [1]. 

 

 

2. Аудиторские доказательства, методика их получения

 

Для того чтобы иметь основания  для выводов по основным направлениям аудиторской проверки, аудитор должен собрать соответствующие доказательства. Требования по данному вопросу содержатся в ФПСАД № 5 «Аудиторские доказательства».

Аудиторские доказательства - это информация, полученная аудитором при проведении проверки, и результат анализа указанной информации, на которых основывается мнение аудитора. К аудиторским доказательствам относятся, в частности, первичные документы и бухгалтерские записи, являющиеся основой финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также письменные разъяснения уполномоченных сотрудников аудируемого лица и информация, полученная из различных источников (от третьих лиц).

Аудиторские доказательства получают в результате проведения комплекса тестов средств внутреннего контроля и необходимых процедур проверки по существу. В некоторых ситуациях доказательства могут быть получены исключительно путем проведения процедур проверки по существу [5].

В качестве аудиторских доказательств  используются:

• учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции (приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными учетными документами об использовании подотчетных сумм, кассовые отчеты и др.);
• учетные регистры аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Тесты средств внутреннего  контроля означают проверки, проводимые с целью получения аудиторских  доказательств в отношении надлежащей организации и обеспечения эффективности  функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами приводятся в виде тестов проверки (таблица 1) [2].

Таблица 1 - Тест проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Объект исследования	Представляемая информация
1	Утвержден ли в организации  список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Приказ об утверждении  списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды
2	Имеется ли в организации  журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки	Журнал регистрации работников, направленных в командировку
3	Оформляются ли приказы по командировкам, даются ли командируемым  работникам письменные задания	Приказы, распоряжения
4	Наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования  и возможного скрытого авансирования  подотчетных лиц	Кассовые документы
5	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Журнал-ордер № 7
6	Наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому	Письменные распоряжения руководителя
7	Облагаются ли подоходным налогом командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм и возмещаемые  по решению руководителя организации	Приказ, протокол и пр.
8	Организован ли аналитический  учет командировочных расходов в  пределах норм и сверх норм для  целей налогообложения	Данные аналитического учета
9	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Расчеты аванса
10	Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных  к авансовым отчетам	Первичные учетные документы
11	Своевременно ли взыскивается задолженность, нет ли случаев технических  ошибок списания сумм задолженности  с подотчетных лиц без оправдательных документов на счета затрат	Журнал-ордер № 7, кассовые документы и др.
12	Проверяется ли полнота приходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм	Данные складского, синтетического и аналитического учета
13	Своевременно ли составляются авансовые отчеты	Авансовые отчеты, командировочные  удостоверения, данные бухгалтерского учета
14	Своевременно ли представляются письменные отчеты по командировкам	Авансовые отчеты, задания  и отчеты командировочных лиц

 

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются такие методы получения аудиторских  доказательств, как:

• наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций, проверка арифметических расчетов;
• устный опрос, получение письменных подтверждений;
• проверка документов, подготовленных в организации клиента;
• проверка синтетического и аналитического учета [3].

3. Процедура проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, ее основные этапы

 

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор  должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами можно использовать опрос, его результаты могут создать  определенное мнение у аудитора.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной  карточки.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно  опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с  подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает  взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии [4].

При проверке авансовых отчетов  необходимо обратить внимание на:

• наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• наличие командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках.