Аудит кассовых операций

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту - выданные суммы и документы, т.е. счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации [5].

При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по этому счету открывается оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость данной строкой.

К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»

50-4 «Касса в иностранной  валюте»

50-5 «Касса филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением, т.е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов:

90 «Продажи» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию, работы и услуги;

51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели;

99 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов и рядом других счетов [6].

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов:

51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты исполнительным листам, депонентских сумм и т. д.;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными зарплату, премии;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.

2. АУДИТ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
1. Основные законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки. Этапы аудита кассовых операций

 

Денежные средства являются подвижными и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций. При аудите в этой области следует руководствоваться основными документами [7].

1. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40.
2. Положение Банка России от 5.01.98 г. N 14-О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 19.12.97 г. (с изменениями и дополнениями от 22.01.99 г.).
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.
4. Письмо Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-35 Об утверждении форм документов строгой отчетности.
5. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ О бухгалтерском учет (с изменениями и дополнениями).
6. Федеральный закон от 22.05.03 г. N 54-ФЗ О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.
7. Письмо Минфина России от 30.08.93 г. N 104 Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.
8. Указания Банка России от 14.11.01 г. N 1050-У Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке.
9. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (с изменениями и дополнениями).
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин  (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998 года).

Основная цель аудиторской проверки кассовых операций налогоплательщика - установить их законность, достоверность и целесообразность совершения, а также правильность отражения в учете. От аудиторов требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.

В задачи аудита кассовых операций входят: [8]

• проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации :
• правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;
• контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;
• своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

Последовательность работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа:

1. Ознакомительный
2. Основной
3. Заключительный

На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор должен собрать по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Выяснить, как соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как обеспечивается санкционирование различных платежей из кассы, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д. Полезным способом получения необходимых данных является тестирование по заранее подготовленному вопроснику.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса» таблицы 1.

Таблица 1. Вопросник для обследования учета кассовых операций.

Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить
Кому предоставлено право подписи  приходных и расходных кассовых ордеров в качестве гл.бухгалтера	Гл.бухгалтеру   Уполномоченному  лицу (лицам) дписи этого лица и  приказ руководителя	Образец подписи гл.бухгалтера   Образец подписи этого лица и  приказ руководителя
Имеются ли письменные распоряжения руководителя о назначении уполномоченного  лица ставить подписи на приходных  и расходных ордерах в качестве гл.бухгалтера	Нет Да	Письменные распоряжения руководителя. Сроки действия полномочий. Образцы  подписей уполномоченных лиц.
Кому предоставлено право подписи  расходных кассовых документов в  качестве руководителя	Только руководителю Уполномоченному лицу (лицам)	Образец подписи руководителя Образец подписи этого лица и  приказ руководителя
Имеются ли письменные распоряжения руководителя о назначении уполномоченного  лица ставить подписи на расходных  ордерах в качестве руководителя	Нет Да	Письменные распоряжения руководителя. Сроки действия полномочий. Образцы  подписей уполномоченных лиц.
Ведутся ли журналы регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров	Нет Да	Журналы регистрации кассовых ордеров
В каком размере банком установлен лимит остатка денег в кассе	Сумма лимита	Сообщение банка об установлении лимита кассы
Установлены ли руководителем сроки  внезапной ревизии кассы	Нет Да	Номер и дата приказа с указанием  сроков
Назначалась ли руководителем комиссия для проведения ревизии кассы	Нет Да	Приказ о назначении комиссии по ревизии кассы
Соблюдались ли сроки внезапных  ревизий	Нет Да	Акты ревизии кассы
Производится ли ревизия кассы при смене кассира	Нет Да	Акт ревизии кассы
Заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности	Нет Да	Дата договора и дата приема кассы
Ознакомлен ли под подпись кассир с Порядком ведения кассовых операций	Нет Да	Порядок ведения кассовых операций с датой и подписью кассира
Ведется ли на предприятии кассовая книга, оформленная должным образом	Нет Да	Кассовая книга
Сверяются ли данные кассовой книги  с данными учетных регистров  и первичных документов	Нет Да	Учетные регистры, кассовая книга
Ведется ли журнал выданных доверенностей	Нет Да	Журнал выданных доверенностей
Ведется ли журнал регистрации платежных  ведомостей	Нет Да	Журнал регистрации ведомостей
Ведется ли на предприятии журнал учета депонентов	Нет Да	Журнал учета депонентов
Определен ли круг лиц, которым разрешено  выдавать деньги на хоз.нужды	Нет Да	Приказ об утверждении списка лиц
Проводит ли налогоплательщик реализацию готовой продукции, товаров, услуг  населению за наличный расчет	Нет Да	Регистры бухгалтерского учета, чеки ККМ
Имеются ли у налогоплательщика  ККМ	Нет Да	Карточки учета основных средств  на ККМ и платежные документы
Зарегистрированы ли ККМ в налоговых  органах	Нет Да	Карточки регистрации ККМ в  налоговых органах
Имеется ли договор с центром  техобслуживания и ремонта ККМ	Нет Да	Договор с центром техобслуживания  и ремонта ККМ
Имеются ли дубликаты ключей от сейфа  кассира и обеспечивается ли их хранение в соответствии с порядком ведения  кассовых операций	Нет Да	Акт передачи опечатанного пакета с  дубликатами ключей руководителю предприятия.
Имеется ли несгораемый металлический  сейф	Нет Да	Наличие сейфа
Закрывается и опечатывается ли по окончании рабочего дня сейф печатью  кассира	Нет Да	Наблюдение и опрос персонала

 

И т.д.

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

По результатам данного вопросника аудитор оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры. Результаты тестирования помогут установить фактическое отношение администрации предприятия к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск.

После того когда составлен вопросник аудитор с целью упорядочения результатов аудита разрабатывает специальную программу проверки кассовых операций. Правильно составленная программа поможет аудитору последовательно проверить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно провести сбор необходимых доказательств и их документирование, т.е. аудитор проверяет правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов. Для этого изучаются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации выданных доверенностей, журнал (книга) регистрации депонентов, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты [9].

Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- Главная книга

- Журнал-ордер №1 и  ведомость  №1

- Регистры синтетического  учета кассовых операций по  счету 50 «Касса»

- Бухгалтерский баланс (форма  №1, строка 1250)

- Отчет о движении денежных  средств (форма №4)

Таблица 2. Программа аудиторской  проверки кассовых операций

Организация______________________Аудитор_____________________

Проверяемый период______________Дата начала проверки__________

Предоставленные документы_______Проверяемый  период__________

Масштаб выборки________________Дата окончания проверки________

Проверяемый сегмент	Аудиторские процедуры	Источники информации
Наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете	Инвентаризация кассы, осмотр, опрос, просмотр и сравнение документов	Кассовая книга, акты инвентаризации денежных средств, инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков  строгой отчетности
Полнота отражения в учете  фактически наличествующих в кассе  денежных средств и документов	Опрос, просмотр и сравнение  документов, проверка соблюдения в  организации правил совершения кассовых операций
Полнота и правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов	Просмотр и сравнение  документов	Приходные кассовые ордера, расходные  кассовые ордера, журнал регистрации  кассовых ордеров, кассовая книга
Соблюдение порядка выдачи денег по доверенности	Просмотр доверенностей	Доверенности, приложенные  к расходным кассовым ордерам  или ведомостям
Соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в  кассе	Просмотр документов	Кассовая книга, сообщение  из банка о размере лимита кассы
Соблюдение установленного порядка и лимита наличных расчетов с юридическими лицами и ИП	Опрос, просмотр документов	Расходные кассовые ордера, кассовая книга
Наличие договора о полной материальной ответственности с  кассиром организации	Просмотр документов	Договор о полной материальной ответственности
Применение ККМ при  наличных расчетах	Просмотр книги, сравнение  данных книги кассира-операциониста  с данными контрольных лент и  кассовой книги	Книга кассира-операциониста
Проведение внезапной  ревизии кассы (при необходимости)	Инвентаризация кассы, осмотр, опрос, просмотр и сравнение документов	Кассовые документы, денежные средства, кассовая книга, регистры по счету 50
Проверка оборотов и остатков по счету 50 и их соответствия данным Главной книги	Осмотр, просмотр и сравнение  документов	Кассовая книга, ведомости, журналы-ордера, Главная книга
Выборочная проверка целевого использования денежных средств, полученных из банка	Осмотр, просмотр и сравнение  документов	Выписки банка, кассовые документы, ведомости, журналы-ордера, регистры по счетам 50,51
Выборочная проверка правильности оформления кассовых документов и соответствия их данных записям в кассовой книге  и учетных регистрах по счету 50. Проверка правильности корреспонденции  счетов	Осмотр, просмотр и сравнение  документов	Кассовые документы, кассовая книга, ведомости, журналы-ордера, учетные  регистры по счетам 50,51,76
Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте	Осмотр, просмотр и сравнение  документов	Кассовые документы, кассовая книга, ведомости, журналы-ордера, учетные  регистры по счетам 50,52,55,57,71
Правильность отражения  в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций	Просмотр и сравнение  документов	Карточка и оборотно-сальдовая  ведомость по счету 50
Наличие в организации  действующей системы проведения ревизий кассы	Просмотр и сравнение  документов, опрос, проверка соблюдения установленных правил	Акты инвентаризации наличия  денежных средств