Аудит кассовых операций

При проверке кассовых операций аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денежных средств).

Денежные средства в кассу предприятия могут поступать:

• с расчетного счета предприятия;

• от покупателей и заказчиков;

• при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

• при погашении ссуды, выданной сотрудникам предприятия;

• в результате возмещения причиненного материального ущерба;

• путем займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.[13]

Направления использования денежных средств и их целевое назначение предприятие определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к предприятиям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены.

Необходимо тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции (товаров, услуг). При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Аудитор должен проверить, соблюдает ли предприятие предельный размер расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами, который устанавливается Указанием Центрального банка Российской Федерации.

Также необходимо учитывать, что предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Если в ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между юридическими лицами, то данный факт фиксируется в рабочих документах. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях за данное нарушение предусматривает наложение на организацию штрафных санкций.[12]

Предприятия обязаны расходовать наличные денежные средства, полученные в банках, на цели, указанные в чеке. При этом предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками, могут расходовать ее на оплату труда и социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Выдача денег из выручки одних предприятий на нужды других допускается в отдаленных местностях, где банки располагаются на значительном удалении, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками.

Как правило, наибольшее число нарушений при расходовании денежных средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и использованием подотчетных сумм.[4]

Аудитору необходимо проверить, выдается ли заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии из кассы по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер. Также необходимо убедиться, ведется ли предприятием персонифицированный учет выдачи денежных средств из кассы, т. е. кассовые документы должны содержать подпись получателя денег. При выдаче денежных средств по доверенности проверяется, стоит ли в ведомости запись «по доверенности» и прикреплена ли сама доверенность к ведомости.

В случае если по истечении установленных трех дней из кассы не выплачена заработная плата, пособия по социальному страхованию и стипендии, необходимо проверить правильность депонирования денежных средств:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, должен стоять штамп или отметка от руки: «Депонировано»;

• должен быть составлен реестр депонированных сумм;

• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости должна быть сделана надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно должна стоять надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».[17]

Необходимо убедиться, что депонированные суммы сданы в банк, а на сданные суммы составлен расходный кассовый ордер.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данного предприятия.

Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие авансом наличные денежные суммы из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтовотелеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, и других хозяйственных расходов.[12]

Необходимо удостовериться, что предприятием соблюдается порядок ведения кассовых операций, согласно которому лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Проверке подвергается своевременность выдачи и возврата наличных денежных средств, так как в соответствии с действующим законодательством выдача наличных денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Кроме того, надо проверить, не производилась ли передача выданных под отчет денежных средств одним лицом другому.

Также аудитор проверяет соблюдение Федерального закона Российской Федерации «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», согласно которому при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику.[17]

При этом существует перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Это возможно при осуществлении следующих видов деятельности:

      продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

      продажи ценных бумаг;

      продажи лотерейных билетов;

      продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

      обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

      торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

      разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

      продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

      торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

      торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

      приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

      реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

      продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

При проверке правильности работы предприятия с контрольно-кассовой техникой необходимо удостовериться, что вся контрольно-кассовая техника зарегистрирована в налоговом органе по месту нахождения предприятия.

Контрольно-кассовая техника, применяемая предприятиями (за исключением кредитных организаций) и индивидуальными предпринимателями, должна:

       быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета

      14 - 4868 предприятия или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

       быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

      иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.[1]

Предприятия, использующие контрольно-кассовую технику для учета выручки, ведут книгу кассира-операциониста. В ней обязательно фиксируют показания счетчика контрольно-кассовой техники на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки.[10]

Для проверки полноты оприходования выручки через контрольно-кассовую технику аудитор должен проверить идентичность сумм, указанных по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги.

Контроль за соблюдением правил применения контрольно-кассовой техники и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы.

При несоблюдении порядка применения контрольно-кассовой техники к организации могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Аудитор должен проверить, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; заполнены ли в них все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Необходимо обратить внимание на четкое оформление документов: наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений.

Кроме того, аудитор должен убедиться, что прием наличных денежных средств в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При проверке выдачи наличных денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу аудитор должен проверить наличие в этих документах наименования и номера документа (паспорт или другой документ), удостоверяющего личность получателя.

При выдаче наличных денежных средств нескольким лицам по документу, заменяющему расходный кассовый ордер, аудитор должен проверить, стоят ли личные подписи получателей в соответствующей графе платежного документа и указаны ли данные документов, удостоверяющих их личность. Расписка в получении денег должна быть сделана получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При этом необходимо учитывать, что при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.[12]

В случае если аудитор выявил факт выдачи наличных денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе организации, то он должен убедиться, что выдача производилась по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Если выдача наличных денежных средств производилась по доверенности, то аудитор должен проверить, что в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указана фамилия, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если выдача денег производилась по ведомости, то проверяется наличие перед распиской в получении надписи: «По доверенности». Кроме того, аудитор должен проверить, приложена ли доверенность к расходному кассовому ордеру или к ведомости.[10]

Аудитор проверяет наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат наличных денежных средств.

Необходимо учитывать, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денежных средств в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные денежные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Аудитор должен убедиться, что кассовая книга организации пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.