Теоретические основы управления проектами. Бизнес-планирование

- в бизнес-плане функциональные составляющие (план маркетинга, план производства и т.п.) в отличие от всех других видов планов, являются полноправными, равновесными частями структуры.

1.2 Современные информационные технологии в бизнес планировании.

Сегодня идею повышения эффективности управления путем улучшения бизнес-процессов  взяли на вооружение многие крупные  компании. Методология BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами) возникла в ответ на эту потребность. Какие  новые возможности предоставляет  предприятию применение BPM-систем? Какие  технологические решения позволяют  реализовать этот подход?

Вот одна из классических формулировок определения  самого бизнес-процесса: «Бизнес-процесс  — это организованный комплекс взаимосвязанных  действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат» (Майкл Хаммер). Бизнес-процессы точно  характеризуют фирму, являются источником всех ее конкурентных преимуществ и  определяют ее рыночную специализацию.

«Исторически  бизнес-процесс как явление появился в ответ на недостатки управления, основанного на функциональном признаке. Традиционно управление предприятием делится на функциональные области, за которые отвечают отделы: финансы, снабжение, продажи, производство и  др. Неэффективность такой системы  обусловлена тем, что в ней  каждый преследует цели личные или  своего подразделения и не нацелен  на конечный результат — удовлетворение потребности клиента». Управление на основе бизнес-процессов призвано разрушить  барьеры между традиционными  функциональными областями управления (которым обычно соответствуют отдельные  корпоративные приложения автоматизации) и подчинить деятельность предприятия  главным, а не частным целям.

Приняты два способа внедрения бизнес-процесса: либо разработка его «с чистого листа», либо критическая переработка существующей практики. Первому подходу соответствует  английский термин engineering (конструирование), второму — re-engineering (повторное конструирование, перестройка).

Проекты реинжиниринга сопряжены с большими затратами и высокими рисками. По некоторым оценкам, доля удачных  проектов реинжиниринга в мире составляет всего 30%. В чем же причины неудач? Можно выделить следующие типичные ошибки:

Излишняя  детализация, потеря цели при обследовании. Глубокая детализация и декомпозиция на все более мелкие процессы и  под процессы зачастую сводится к делению по функциональным подразделениям. Так появляются, например, «бизнес-процессы финансового отдела». Такой подход полностью подменяет исходную концепцию бизнес-процесса, заменяя ее функциональной организацией управления.

Разрыв  во времени при проектировании. При  анализе схемы бизнес-процессов  нужно все тщательно взвесить, спланировать и, наконец, внедрить новый  бизнес-процесс. Чересчур долгий анализ может оказаться бесполезным  — результаты будут устаревшими.

Проблемы  реализации проекта. После получения  результатов проекта по реинжинирингу  предприятие, как правило, остается один на один с проблемой: как претворить эти рекомендации в жизнь?

BPM-система  призвана решать эти проблемы  реинжиниринга. Управление бизнес-процессами  нацелено на конкретные, важные  для бизнеса процессы, а не  на составление всеобъемлющей  картины жизни предприятия. Но  процессы, попадающие «в фокус», моделируются очень точно. Кроме  того, система BPM радикально сокращает  время и затраты на внедрение  новых бизнес-процессов. Благодаря  этому появляется возможность  оптимизировать бизнес-процесс не  «большим скачком», а последовательно,  в несколько этапов.

BPM позволяет  постоянно поддерживать схему  бизнес-процесса в актуальном  состоянии. Если изменение окружения  или внутренних требований бизнеса  диктует изменение схемы бизнес-процесса, то такие изменения оперативно вносятся в BPM-систему силами собственных специалистов предприятия.

Ключевым новшеством в  ВРМ является охват полного жизненного цикла процессов, в отличие от реинжиниринга, который останавливается  исключительно на моделировании. А  преимущества BPM обусловлены радикальным  сокращением затрат и сроков по сравнению  с традиционной разработкой бизнес-процессов.

Место BPM-систем в индустрии ПО для бизнес-процессов

Разработка специализированных программных BPM-платформ зародилась на стыке двух сегментов индустрии ПО — автоматизации  потоков работ (workflow) и интеграции корпоративных приложений (Enterprise Application Integration, EAI). Функциональность «workflow»  реализуется в системах электронного документооборота для управления «последовательностью работ» с документами. Назначение и  возможности BPM-систем более широкие, в том числе за счет интеграционных функций. С другой стороны, в проектах, реализующих исключительно интеграцию приложений, интересы бизнеса нередко  отходят на второй план. Причиной является отсутствие взаимно однозначного соответствия между компонентами ИТ-инфраструктуры и функциональными бизнес-процессами.

Области применения BPM-систем и модулей workflow систем управления документооборотом  близки, но не сводимы друг к другу: существуют бизнес-процессы, в которых  документы отсутствуют или их роль мала, и наоборот, работа над  документами возможна вне бизнес-процесса.

При внедрении  систем документооборота на предприятии  сталкиваются с тем, что в процессе обработки документа содержащаяся в нем информация должна синхронизироваться с корпоративными системами и  приложениями, такими, как ERP, CRM, специализированными  программными комплексами (например биллинговыми системами). Для успешной стыковки нужен специальный адаптер к каждой внешней системе. На практике это вызывает серьезные затруднения. Еще проблема: там, где системы документооборота оказываются востребованными в масштабе предприятия и становятся критически важными элементами бизнеса, им недостает производительности и масштабируемости. BPM-системы, реализованные на платформе J2EE, решают вышеперечисленные проблемы интеграции и производительности.

Отметим, что BPMS не заменяет, а дополняет такие  корпоративные приложения, как ERP, CRM, системы бюджетирования и др. BPMS следует относить не к прикладному, а к системному или промежуточному программному обеспечению. Тем не менее, сегодня многие ERP- и CRM-системы имеют  встроенные модули BPM для решения  упомянутой проблемы изменчивости бизнес-процессов  — благодаря таким модулям  перенастройка системы может  выполняться быстрее.

В области  интеграции технология BPM пересекается с SOA (Service-Oriented Architecture). SOA — это вызов  веб-сервисов с помощью средств  и языков управления бизнес-процессами. Здесь сервис — это некоторый  абстрактный ресурс, имеющий имя, способный выполнять какую-то работу на основании получаемой им контактной информации, заключенной в сообщении, причем выполнять ее на заданном уровне безопасности и по определенным правилам. Сервисный подход отличается тем, что  между модулями нет единожды и  навсегда установленной жесткой  связанности, она заменяется легко  изменяемой слабой связанностью компонентов. Слабая связь между компонентами предполагает возможность ее трансформации  в процессе функционирования системы, то есть внутренняя архитектура системы  может видоизменяться и настраиваться. Можно «на ходу» из набора готовых  сервисов собирать ту конфигурацию, которая  необходима на данный момент.

Таким образом, SOA обеспечивает стандарт на интерфейсы и среду, в которой такие интерфейсы могут публиковаться и вызываться, а BPMS — смысловую нагрузку и правила, согласно которым системы должны передавать друг другу информацию и управление. Лидирующие производители ПО на практике используют SOA в паре с BPM.

Управление  бизнес-процессами требует постоянного  их анализа и улучшения. SOA не обеспечивает такой возможности. Однако предприятие  существует в реальном мире, и ему  приходится обрабатывать входящий поток  событий из окружающего мира. Для  того чтобы учитывать событийную составляющую процесса управления, было введено понимание архитектуры, управляемой событиями (event driven architecture, EDA). Реализация идей EDA знаменует собой  начало миграции функций обработки  событий от людей к автоматизированным системам.

Преимущества использования ИТ в бизнес планировании

Избавление от рутинной работы.  Каждая компания тратит часть ресурсов на работу, не привносящую прибыль. Например, кому-то приходится переносить информацию из одной системы в другую, вытягивать и обрабатывать информацию, заполнять таблицы Excel (равно как и проводить время на обработку данных), а также нянчиться с процессами, в которые вовлечено большое число людей. Программное обеспечение BPM способно автоматизировать рутинную работу, применив бизнес-правила. Это означает, что в то время, как одни сотрудники станут выполнять больше работы, другие будут освобождаться для выполнения работ, приносящих большую прибыль.

Расширение производственных приложений. CRM, ERP и ECM системы запускают процессы, которые охватывают в том числе и людей, не имеющих этих приложений на своих рабочих местах. Получается, что участником процесса, запущенного приложением, может быть только тот, для кого приобретена пользовательская лицензия на это приложение.

Тут проявляются  две проблемы. Первая – дорого покупать лицензии на каждого участника процесса. Вторая – многие не хотят использовать приложения, потому что они разработаны  не под них. (Когда вы в последний  раз видели людей, занимающихся продажами, которые горели бы желанием работать в ERP системе?) Программное обеспечение BPM объединяет в корпоративные приложения и распространяет на все корпоративные  приложения возможности процессов, что позволяет людям встраиваться в процесс, используя тот софт, который они уже знают (такой  как Microsoft Office, email, Internet Explorer и т.д.) Покупайте  лицензии только для тех, для кого это имеет смысл; не тратьте деньги зря.

Упрощение работы. Невелико удовольствие изучать новое программное обеспечение. К тому же это увеличивает время, затрачиваемое на достижение приемлемого уровня продуктивности. И даже когда этот уровень достигается, сотрудники считают, что их эффективность снижается из-за того, что они вынуждены работать, подстраиваясь под софт. Итак, если сотрудница нанимается на работу за ее опыт и умение оценивать риски, к чему заставлять ее проводить три недели, изучая самописную унаследованную систему компании?

С помощью BPMS можно получать данные из существующих систем и переводить их в наиболее удобный для пользователей формат. Насколько счастлива будет сотрудница, если ей никогда не придется ходить в старую программу, и она сможет просто получать данные в формате  разработанной ей самой таблицы Excel? Тот же самый процесс может  потребовать ввода данных от юридического отдела, который часто предпочитает работать в Word или Adobe PDF. В любом случае, этот подход не требует инсталлирования  и изучения чего-то нового. BPMS может  предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время в нужном формате, чтобы предоставить вашим сотрудникам комфортную позицию и принести вашему бизнесу добавочную ценность.

Снижение риска. Упрощая работу людей и обеспечивая автоматическое следование установленной политике, вы снижаете риск появления ошибок. Более того, существует еще пара рисков, которые может снизить BPMS.

Первое  – это исключение проблемы «я этого  никогда не видел», с которой сталкивается каждая компания. BPMS дает полное, масштабов  предприятия видение каждого  шага (ручного или автоматического) бизнес-процесса так, что вы можете отследить что идет не так и  вмешаться прежде чем произойдут необратимые отрицательные последствия. Бизнес-правила предлагают автоматическую эскалацию в случае недостаточной  оперативности. Как часто ваши процессы замедлялись из-за того, что кто-то был в отпуске, а все было собрано  в его или ее почтовом ящике? Другими  словами, вы больше не будете «пропускать  мячи». Второе, что позволит вашей  компании снизить риски – это  уважительное отношение к человеческому  капиталу. Каждая организация имеет  хотя бы один процесс, в котором только «Боб» знает, как и что делать. Да, но что делать, если «Боб» остался  за кадром? BPMS поможет снизить этот риск, заложив ноу-хау Боба в процесс.

Визуализация вашего бизнеса. В контексте процессов масштаба предприятия брешь в визуализации и контроле находится в местах, которые я бы назвал «белыми пятнами». Белые пятна – это работа, которая выполняется людьми в промежутке между операциями, выполняемыми автоматизированными системами.

Белые пятна  обычно составляют более 30% процессов  предприятия, и там нас поражает слепота. Возьмем, к примеру, процесс  продаж. Каждый раз заказчик требует  цену, продукт, срок и/или условия  контракта. Это может полностью управляться CRM-системой. Финансисты должны убедиться, что это надежная сделка, юристы должны проверить составленный контракт и в некоторых случаях (в зависимости от типа компании) конструкторы должны разработать новое решение. BPMS свяжет точки между людьми и системами, играющими ключевую роль в процессах предприятия, обеспечивая гораздо большую визуализацию там, где она в настоящее время фрагментарна. Есть разница между разговорами о том, что люди должны делать и тем, что они действительно делают.

Построение гибкой инфраструктуры. Типичный ИТ-проект выполняется 12-18 месяцев. Проблема в том, что некоторые вещи меняются в промежутке между тем, когда формируются требования и когда выдается готовый продукт. И вы остаетесь с дорогой системой, которая делает только три четверти того, чего вы от нее ожидали, и внести изменения в которую весьма затруднительно.

Реальная  перспектива состоит в том, что  ваш бизнес будет постоянно меняться, поскольку бизнес – вещь изменчивая. BPMS изначально рассчитаны на постоянные изменения, особенно те, в которых не требуется кодирование. Выстраивание процессной инфраструктуры на базе BPM-систем означает, что вы не только решите сегодняшние проблемы; вы встроите надежную гибкость и оперативность в ДНК своей организации, так что ваш бизнес сможет справиться с предстоящими изменениями. Эта «игра в изменения» и есть конкурентное преимущество большинства бизнесов.