Сервисная деятельность туристической фирмы

Подобным образом оформляются и визы.

В сервисное обслуживание турфирмой «Гид» входит информирование своих клиентов:

— о паспортно-визовом, таможенном и валютном регулировании;

— об условиях, тарифах и расписаниях пассажирских перевозок;

— об условиях автотуризма;

— о средствах размещения в г. Манчжурия и в г. Забайкальске (при необходимости);

— о китайских предприятиях питания, об их ценах и качестве;

— о достопримечательностях г. Манчжурии;

— о точном маршруте поездки;

— о медицинской помощи, видах страхования, почтово-телеграфных услугах и других имеющихся условиях обслуживания иностранных туристов, метеорологические справки;

— о календаре национальных, религиозных праздников, культурных событий;

— об обменных курсах иностранных валют;

— об условиях вывоза товаров из Китая и ввозе валюты.

Фирма в случае необходимости осуществляет заказ и бронирование билетов для своих клиентов, возвращающихся домой из поездки. Эта услуга высокого ценится туристами.

Еще одна важная сервисная услуга, которую предоставляет турфирма своим клиентам - это предоставление складских помещений, на которых хранятся привезенные ими товаров из Китая между моментом их приезда в Забайкальск и временем, когда они смогут отправить их домой поездом или самолетом. Складское помещение относительно новое, хорошо проветриваемое, зимой отапливается. Цена за хранение товаров невысока.

Туристическая фирма «Гид» уже десять лет работает в области такого сегмента туристического рынка, как организация шоп-туров из Забайкальска в Китай. За это время она разработала обширную и хорошо организованную систему сервисного обслуживания клиентов.

Персонал фирмы занимается вопросами информационного обеспечения своих постоянных клиентов, оговаривает с ними все вопросы приезда в Забайкальск, возможности поселения на месте. Клиентов встречают на вокзале, довозят до места сбора, помогают оформить все нужные документы и пройти все инстанции, знакомят их с условиями пересечения границы, с особенностями пребывания не территории другого государства, а также с тонкостями решения валютных и пошлинных проблем и вопросов, связанных с перевозом через границу закупленных на территории Китая товаров.

В сервисное обслуживание входит также существующие договоренности с китайскими турфирмами о приеме и поселении туристов, а также об оказании им при необходимости медицинских, юридических, транспортных услуг на территории Китая.

Поездка осуществляется транспортом турфирмы «Гид». Для этого у нее имеется небольшой парк микроавтобусов.

Еще одна важная для клиентов услуга - предоставление за небольшую плату складских помещений для хранения товаров, если клиенту приходится ждать свой поезд или самолет домой.

В сервисное обслуживание турфирмы входит и медицинская страховка: за все десять лет ее работы в этом бизнесе ни один ее клиент не остался без адекватной медицинской помощи на территории Китая.

Раздел 3. Предложения по улучшению сервисного обслуживания туристической фирмы «Гид»

3.1 Организационные способы совершенствования  сервисной деятельности

Итак, мы выяснили, что сервисное обслуживание обеспечивает не только эффективное удовлетворение потребностей рынка, но и успех предприятия в конкурентной борьбе. Зародившись в производственной сфере, сервисное обслуживание достаточно длительное время не находило соответствующее применение в сфере туризма.

Однако возрастание конкуренции, коммерциализации туристской деятельности привели к необходимости скорейшего внедрения основных элементов сервисного обслуживания в практику работы туристского предприятия.

Вместе с тем туризм имеет определенные особенности, связанные с характером оказываемых услуг, формами продаж и так далее.

Для того чтобы реально использовать сервисное обслуживание как надежный инструмент достижения успеха на рынке, специалистам туристских предприятий необходимо овладеть его методологией и умением применять ее в зависимости от конкретной ситуации.

Сотрудники туристской фирмы «Гид» пытаются применять разнообразное сервисное обслуживание в своей деятельности. И здесь сервисное обслуживание выступает в качестве компаса, который позволяет вести деятельность фирмы к намеченной цели более эффективным путем

Однако им недостает специализированного отдела сервисного обслуживания, для наилучшего продвижения фирмы и покорения новых рубежей. На мой взгляд, создание такой структуры, как отдельного самостоятельно функционирующего органа не только поможет покорить новые рубежи, но и очень долго занимать лидирующее положение в данном секторе рынка.

3.2 Информационные направления  улучшения сервисной деятельности

Еще одно важное направление совершенствования сервисной деятельности турфирмы - использование в этих целях современных информационных технологий, в частности, Интернета. В последнее время продажи услуг, в том числе туристских, с помощью Интернета, получили большую популярность в странах Западной Европы и США получили. Развитие технологий на базе Интернета существенным образом повлияло на сервисное обслуживание в туристическом бизнесе.

На сегодняшний день в мире существуют несколько глобальных систем бронирования, которые обладают, с одной стороны, удивительной гибкостью при резервировании, а с другой - возможностью проводить гибкую ценовую политику и оперативно распределять поток клиентов.

Туристическая фирма «Гид» использует возможности Интернета, но делает это она пока на весьма примитивном уровне. Пока недостаточно используются даже возможность знакомить своих клиентов через всемирную сеть с конкретными условиями и датами поездок: на сайте турфирмы находится достаточно общая информация, не дающая ответов на множество мелких (но от этого не менее важных) вопросов о конкретных деталях поездок.

И, тем более, в настоящее время не используются возможности системы заказа туров через Интернет. Несомненно, это требует привлечения квалифицированных специалистов для создания подобной программы, размещения в Интернете и ее «раскрутки». Руководство фирмы в движении в этом направлении останавливает то соображение, что стоимость подобных услуг для фирмы очевидна и достаточно значительна, технологический процесс нововведения непонятен, а возможный эффект представляется иллюзорным.

3.3 Использование коммуникативных  наработок в сервисной деятельности  турфирмы

При оказании услуг фирма должна ориентироваться на потребности туристов, определяемого с помощью опроса потенциальных клиентов. Для большей эффективности осуществления сервисной деятельности сотрудникам фирмы огромную услугу могут оказать современные наработки в области психологии и коммуникативных технологий. Мы уже упоминали о том, что сервисное обслуживание более, чем многая иная деятельность в сфере услуг направлена на осуществление потребностей людей, а, значит, ее невозможно проводить в полную меру с полной отдачей без учета «человеческого фактора».

Анализ существующей сервисной деятельности туристической фирмы «Гид» показал, что в фирме есть одно «тонкое место», а именно - этап первоначального контакта с клиентами, когда происходит процесс их ознакомления с теми условиями коммерческих туров, которые предлагает им наша фирма. У турфирмы «Гид» уже сформировался основной контингент клиентов; большинство из них ездят в шоп-туры не первый год и с устоявшейся периодичностью. Они сами по мере необходимости связываются с теми сотрудниками фирмы, которые «ведут» их туры, узнают необходимую информацию и делают заказы согласно установленной форме. Сотрудники турфирмы привыкли к подобной (облегченной) форме общения с клиентам, которая вполне устраивает опытных клиентов.

Но, к сожалению, когда в фирму обращаются люди, желающие впервые воспользоваться ее услугами, у персонала срабатывает стереотип привычной коммуникации - давать информацию упрощенно, сжато и рассчитывать на то, что условия поездки уже знакомы и этим клиентам. Что совершенно не отвечает действительности. На резонные просьбы дать более подробную информацию некоторые сотрудники турфирмы, случается, реагируют - мягко говоря - эмоционально, провоцируя клиентов на «выяснение отношений».

Все это говорит о том, что руководство турфирмой должно обратить большее внимание на этическую сторону коммуникации в фирме. С этой целью руководством головного предприятия турфирмы «Гид» была предпринята попытка регламентировать требования к персоналу. С нашей помощью в этих целях был разработан проект стандарта “Общие требования к оказанию туристских услуг”.

Согласно этому документу:

— персонал должен быть приветливым и доброжелательным, должен начинать диалог с приветствия и приветливо улыбаться;

— персонал должен быть терпеливым и вежливым, проявлять уважение к посетителю, уметь слушать;

— сотрудник фирмы должен иметь располагающий вид;

— необходимо сводить к минимуму ожидание посетителей, способствовать тому, чтобы время ожидания не было утомительным;

— в присутствии посетителя сотрудники не должны вести личных телефонных переговоров.

Кроме того, персонал, включая руководящий состав должен иметь профессиональную подготовку и квалификацию. При этом требуется наличие специального образования.

Персонал турфирмы «Гид» должен знать:

-законодательные  акты и нормативные документы  в сфере туризма;

-формальности  международных норм, а также правила  оформления документов на выезд (въезд) из России;

-иностранный  язык в объеме, соответствующем  выполняемой работе.

Кроме того, персонал должен уметь:

-дать  четкий, точный ответ на поставленный  посетителем вопрос;

-владеть  информацией, необходимой для потребителя  и постоянно ее актуализировать;

-повышать  свою квалификацию.

Вместе с тем, нами были разработаны и предложены руководству фирмы ряд практических рекомендаций по ведению эффективного диалога с клиентом.

1. Не стоит решать проблему с  ходу; прежде нужно наладить отношения  с клиентом, избавиться от официальности.

2. Когда приходится решать несколько  вопросов сразу, необходимо выстроить  свои цели в порядке их важности, определить то, чем можно пожертвовать.

3. Сначала лучше решать вопросы, не вызывающие разногласий.

4. Каждый работник турфирмы должен  быть неизменно корректен и  предупредителен.

5. Он должен быть готов ответить  на любой вопрос

6. Важно уметь слушать и использовать  высказывания собеседника для  развития его же мыслей.

7. Даже неудачно законченные переговоры  нельзя грубо обрывать, надо оставлять  надежду на решение в будущем.

Учет особенностей клиентов, подбор индивидуальных методов работы с ними, несомненно, окажут положительную роль в процессе обслуживания и повысят эффективность всей сервисной работы турпредприятия.

3.4 Результаты анкетирования постоянных  клиентов турфирмы

Для более разностороннего и полного анализа нынешнего состояния сервисной деятельности и возможностей ее улучшения нами были проведены социологические исследования среди постоянных клиентов турфирмы.

Исследование проводилось в виде анкетирования с использование закрытых и открытых вопросов, а также в виде краткого интервью.

Форма анкеты в Приложении В.

В опросе приняло участие 26 клиентов фирмы, которые пользовались ее услугами не менее пяти раз.

В результате опроса выяснилось, что 38 процентов из них занимаются коммерческими турами в Манчжурию более десяти лет; 27 процента - от 5 до 10 лет; 23 процентов - от года до пяти лет и 12 процентов - менее одного года.

Услугами туристической фирмы «Гид» соответственно пользуются: более 10 лет - 31 процент; от 5 до 10 лет - 34 процент; от года до пяти лет - 31 процентов; менее одного года - 4 процента.

Сравнение этих цифр показывает, что подавляющее большинство «челноков» со стажем пользуются услугами нашей турфирмы практически со времени своего занятия этим бизнесом. Это - весьма ощутимый факт общей высокой оценки деятельности фирмы.

Одновременно настораживает обратная тенденция среди тех, кто совсем недавно стал ездить в коммерческие туры. За последний год в фирме появилось меньше клиентов, чем раньше (это показывает как статистика, которая ведется на предприятии, так и наше исследование).

Фирма не может держаться долго только за счет своих постоянных клиентов; если не будет достаточного в количественном отношении притока «свежей крови», клиентура может естественным образом уменьшиться настолько, что это будет ощутимо не только для статистики, но и для бухгалтерии.

Из 26 опрошенных больше половины (19 человек) пользовались ранее услугами других турагенств для коммерческих поездок в Китай. Параллельное интервьюирование показало, что 17 из них делали это для того, чтобы попасть в другие города и районы Китая (напомним, что наша туристическая фирма организовывает поездки только в один город - Манчжурию). Естественно - тем, кто по своим торговым делам должен был посетить другие места, приходилось соответственно пользоваться услугами других фирм. Так что общий показатель «верности» клиентов турфирме «Гид» очень высок.

И, вместе с тем, он уменьшается вместе со стажем коммерческих поездок их клиентов. Это опять-таки наводит на тревожные мысли о будущих перспективах фирмы.

Следующий пункт анкеты - «Какую оценку по 5-бальной шкале Вы бы поставили турфирме за предлагаемое ей качество обслуживания?» с общим баллом в 4,6 восстанавливает пошатнувшийся было оптимизм.

Однако ненадолго. Ибо список возможных «доделок» в работе фирмы необычно высок для работы на поставленную ранее оценку в «четыре с плюсом».