Коммуникации в организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Управление персоналом

по теме: Коммуникации в организации

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент

группаУК-10СР

Ф.И.О Лашманов С.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Серов

2012

Содержание

 

 

Введение

 

Актуальность темы обусловлена тем, что эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

Коммуникационные потребности  организации зависят от:

- характеристик внешней  среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности);

- задач, решаемых организацией (например, если ставится задача  выпустить качественно новый  товар, захватить новые рынки  сбыта, осуществить модернизацию  производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);

- основных характеристик  организации - масштабов, структуры,  сферы деятельности, характера производимой  продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д.

 

 

1. Понятие и сущность  коммуникаций в менеджменте

 

Коммуникацией традиционно  принято называть обмен значениями (информацией) между индивидами через  посредство общей системы символов (знаков), языковых знаков, в частности. Эта сфера знаний и научных  интересов, как и многие другие, начала формироваться еще в древние времена, поэтому определений у коммуникации приблизительно столько же, сколько и авторов работ о ней.

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.

Выделяют следующие  типы коммуникаций:

1. Познавательная - основное  внимание уделяется тому, что  говорят, т.е. цель - передача или  получение той или иной информации.

2. Побудительная - её задачей является изменить мнение, повлиять на человека или мы просим что-либо сделать для нас. Тезис à Аргумент. (например, реклама)

3. Экспрессивная - передача  эмоционального состояния: чувств, взглядов, оценок. Важно как человек  передает.

4. Невербальная - её особенностью  является, то, что она самая точная, т.к. язык телодвижений не контролируется, происходит рефлексивно.

5. Социально-ритуальная - поддержание норм и обычаев  культурного поведения. (Здравствуй, поздравляю и т.п.).

Коммуникация может  осуществляться как вербальными, так и невербальными средствами.

Вербальная коммуникация для человека является основной - имеется  в виду не генезис коммуникации и  не «процент использования», а универсальность этого способа для человека, всеобщую переводимость любых других коммуникативных средств на вербальный человеческий язык. К числу вербальных средств относится устная и письменная разновидности языка.

Невербальные средства делятся на две группы: первичные  языки (система жестов, но не жестовые языки глухонемых, пантомима, мимика) и вторичные языки (азбука Морзе, музыкальная нотация, языки программирования). Вербальные средства изучаются лингвистикой, невербальные - паралингвистикой и отдельными разделами семиотики.

Внутри организации  существует несколько видов коммуникаций. К ним можно отнести:

- межуровневые коммуникации  как перемещение информации в  рамках вертикальной коммуникации;

- горизонтальные коммуникации  как коммуникации между различными  отделами в организации. 

- коммуникации типа «руководитель-подчиненный» связаны с прояснением задач, приоритетом и ожидаемых результатов и т.п.;

- коммуникации между  руководителем и рабочей группой,  позволяющие повысить эффективность  деятельности группы в целом;

- неформальные коммуникации, проявляющиеся в большей степени  как каналы распространения слухов.

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям); предоставления отчетов о выполненной  работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю).

 

 

Внутренние 

коммуникации

Межуровневые      Одного уровня         Руководитель-     Руководитель-

(по вертикали)        (по горизонтали)    рабочая группа    подчиненный

 

Рис. 1. Внутренние коммуникации организации

 

При этом определяется форма  предоставляемой информации, осуществляется выбор средств. Коммуникации между  подразделениями одного уровня включают, например, обмен информацией между  отделами маркетинга, финансов, производственным и т.д. Наряду с формальными в организации существуют неформальные коммуникации.

Организационные коммуникации включают обмен информацией внутри организации  между ее подразделениями. Участники  таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.¹

Коммуникационная сеть организации  включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.

Группы с равной численностью могут иметь различные типы коммуникационных сетей. При формальном, централизованном типе все коммуникации осуществляются через руководителя группы. Здесь обеспечиваются высокая скорость и точность передачи, хорошая организованность и четко выраженное лидерство. Однако при этом руководитель «подавляет» инициативу исполнителей. При максимально децентрализованном типе все члены группы имеют равное число коммуникационных связей. Это позволяет достичь хорошего микроклимата в коллективе. Но коммуникации при таком типе сети характеризуются медленной скоростью, низкой точностью, слабой организованностью, отсутствием лидерства.

Централизованный тип коммуникаций более эффективен при решении  сравнительно простых, хорошо структурированных  задач. При решении сложных задач, требующих учета мнений всех членов группы, более эффективным оказывается обращение к децентрализованным, или открытым, коммуникациям.

Практически все, что окружает человека, что составляет его среду обитания является также и коммуникативной  средой. При этом часть этой среды составляют предметы и явления, могущие быть использованными в коммуникативной функции, а часть - собственно средства коммуникации, для которых передача сообщений является их основным назначением

Сообщение никогда не отправляется ради сообщения как такового. Его цель - организовать действия получателя (или самого отправителя, как в случае размышления о своих действиях).

В последнее время в теории коммуникации получил распространение термин дискурс (его можно условно расшифровать с помощью формулы: речь + действие). Поскольку действие и взаимодействие индивидов происходит в определенной коммуникативной среде, в определенной общественной сфере коммуникации, то говорят об институциональном дискурсе (политический дискурс, религиозный дискурс, педагогический дискурс, деловой дискурс, производственный дискурс и т.д.)

Комплекс коммуникативных актов, объединенных общей задачей и  ситуативными условиями, можно назвать  коммуникативным событием. В сфере  бизнес-коммуникации такими коммуникативными событиями можно считать, например, презентации и выставки. В политической сфере примером коммуникативного события может быть визит главы государства (запланированное и организованное событие) и террористический акт (незапланированное, по крайней мере, правительственными структурами, событие, которое требует определенной реакции). В случае незапланированного коммуникативного события мы часто сталкиваемся с необходимостью кризисной коммуникации.

Коммуникация происходит в разных сферах. В некоторых из них (например, архитектура, музыка) довольно трудно разделить коммуникативный континуум на дискретные единицы. У. Эко, считающий, что «культура есть по преимуществу коммуникация», предложил собственный, интересный и глубокий анализ ряда коммуникативных сфер: кино, живописи, архитектуры, рекламы и др. Анализ коммуникации в рекламной, торговой, политической сфере, в кино и фотографии можно найти в работах Р. Барта.

Сферы коммуникации привлекали внимание исследователей в различной степени. Достаточно традиционной считается сфера бытовой коммуникации (преимущественно межличностной). Но и здесь, в связи с развитием психоанализа, нейролингвистического программирования, с одной стороны, а также с появлением служб семьи и подростковой психологической помощи, с другой, возникают новые коммуникативные проблемы и задачи.

Сфера производственной коммуникации в нашей стране была в поле зрения, в основном, в рамках инженерной психологии. В последнее же время  ведутся разработки и в направлении  коммуникационного менеджмента, и  прикладной риторики. Стиль общения (речевого и невербального) руководителя с подчиненными, взаимодействие сотрудников в процессе работы, написание служебных документов и другие аспекты могут как улучшить работу предприятия, так и развалить ее. В сущности, работа отделов кадров в нашей стране должна включать решение подобных проблем.

В связи с бурным развитием рыночных отношений из производственной выделилась сфера бизнес-коммуникации или делового общения. Наличие достаточных средств  в сфере бизнеса способствовало публикации учебной и справочной литературы по коммуникации и культуре общения, распространению коммуникативных знаний и приемов, пусть и в достаточно упрощенной форме.

Весьма широко ведутся исследования в сфере политического дискурса. Наличие множества партий и политических организаций, течений и групп требует ориентации в политическом коммуникативном пространстве.

Сфера научного дискурса также достаточно традиционный объект исследовательского интереса. В то же время, если прежде изучался, в основном, специфический язык научных публикаций, то теперь исследователей привлекают различные проблемы: от создания виртуального глобального научного сообщества (через интернет) до организации коммуникативных событий типа научных конференций и конгрессов. В ряде стран организация научной коммуникации стала предметом бизнеса.

Сфера образовательного дискурса также раскрывает новые  грани в нашей стране в связи  с дифференциацией образования, появлением рынка образовательных  услуг, возникновением потребности  в рекламе и «паблик рилейшнз» у образовательных учреждений.

Разговор преподавателя  со студентом - сфера педагогического  дискурса - также отдельная область  рассмотрения.

Коммуникативные сферы  шоу-бизнеса и спортивного бизнеса  также достаточно молоды, хотя и  имеют определенную предысторию в нашей стране. На западе же элементы public image звезд эстрады и героев спорта давно создаются профессионалами в области коммуникации и имиджмейкерства.

Сфера туристического бизнеса  является весьма плодородной в смысле коммуникативных событий и сообщений. В ряде случаев она пересекается со сферой международной, межкультурной коммуникации.

Международная коммуникация осуществляется на различных уровнях  как в виде официальной (традиционно), так и в виде народной (в последнее  время) дипломатии. Существует обширная литература по особенностям межкультурного общения, дипломатическому этикету, дипломатическому протоколу и т.п.

Не так давно специалисты  по теории коммуникации, лингвистике, психологии и другим общественным наукам «проникли» в медицинский и юридический дискурс.²

2. Коммуникационный процесс, сети

 

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между  людьми, целью которого является обеспечение  понимания передаваемой и получаемой информации.