Сущность и назначение управленческого учета

— основным элементом, объединяющим эти два вида учета, является то, что данные, формирующиеся внутри этих систем, предназначаются для принятия необходимых управленческих решений.

4.Информация  для целей управленческого учета.

Управление  предприятием невозможно без информации или совокупности сведений о состоянии управляемой системы, управляющих действиях и внешней среде.

Цель  управленческого учета — обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей, ответственных за достижение конкретных производственных целей, информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и принятия решений по результатам этой деятельности. К такой информации в первую очередь относятся данные о затратах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции (работ, услуг).

Информация — это сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования.

Руководителя  интересует любой тип информации. Так, слух о том, что крупный потребитель не доволен поставленным ему продуктом и хочет сменить поставщика — неколичественная, но важная информация.

Информация  о текущей операционной деятельности при нормальном течении дел мало интересует руководство. Его также не заботит вопрос о количестве ДС у отдельных потребителей, зарплата служащих, взятый вчера кредит. Этой информацией пользуется рядовой персонал, а для руководителя интерес представляют общие финансовые результаты таких операций.

Все источники информации можно подразделить на учетные и неучетные.

К учетным источникам относятся:

— бухгалтерский  учет и отчетность;

— статистический учет и отчетность;

— оперативный  учет и отчетность;

— налоговый  учет и отчетность

— выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах получают объективную количественную характеристику многообразных хозяйственных операций и обобщенную характеристику совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количественной стороны (в увязке с качественной стороной), позволяют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации. Это прежде всего относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, акционерным обществам, товариществам с ограниченной ответственностью и др.). При специфических методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности организаций, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары. Директора организаций, руководители внутренних подразделений довольно часто ведут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Налоговый учет и отчетность представляет собой систему сбора, фиксации и обработки производственной и финансовой информации, необходимой для правильного исчисления налоговых обязательств налогоплательщика в соответствии с НК РФ.

В международной  практике применяют три вида налогового учета:

бухгалтерский налоговый учет — показатели налогового учета формируются исключительно из данных бухгалтерского учета;

смешанный налоговый учет — показатели налогового учета формируются исключительно из данных бухгалтерского учета, но с использованием определенных методов для налогообложения;

абсолютный  налоговый учет — показатели налогового учета формируются без участия данных бухгалтерского учета (таможенные пошлины, государственные пошлины, плата за воду и др.).

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

К неучетным источникам относятся:

— материалы  внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

— материалы  лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

— материалы  проверок налоговых органов;

— материалы  постоянно действующих производственных совещаний;

— материалы  собраний трудовых коллективов;

— материалы печати;

— объяснительные и докладные записки, переписка  с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями;

— материалы, получаемые в результате личных контактов с  исполнителями.

Таким образом, место современной учетной системы  в общем информационном поле организации можно представить в виде следующей схемы (рис.2).

Информационная  система организации

Все виды информации, кроме учетной

Учетная информация

Оперативный учет

Статистический  учет

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Управленческий  учет

Производственный  учет

Финансовый  учет

 

Рис. 2. Учетная  система в информационном поле организации

Управление  выполнением бизнес-плана и бюджетов (смет) невозможно без использования соответствующих планово-нормативных данных. Такие данные содержатся, прежде всего, в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана учитывается довольно обширный нормативный материал, содержащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

Техническая информация также используется как элемент информационной системы. Эта информация содержится в основном в технической и технологической документации (паспортах машин и оборудования, чертежах, спецификациях и т.п.), характеризующей уровень техники и технологии, технический уровень и качество продукции. Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков, кроме того, используют результаты организационно-технических мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

Информация, содержащаяся в управленческом учете, может быть:

количественной, т.е. измеряемой в цифровых показателях, которая в свою очередь делится на:

• информацию в денежном выражении (выручка, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.),
• информацию в натуральном выражении (объемы производства, остатки на складах в штуках, тоннах и т.д.);

качественной, т.е. призванной обратить внимание менеджмента на проблемы, не имеющие или пока не имеющие количественного выражения. Обычно такая информация дается как комментарий к отчету либо высказывается в пояснительной записке.

В структуре  большинства предприятий есть подразделения, занимающиеся управленческим учетом (планово-экономические отделы, финансовые отделы и т.п.). Как правило, не практикуется выполнение функций по ведению управленческого учета сотрудниками бухгалтерских служб, и только в небольших организациях бухгалтер может «параллельно» со своей основной работой заниматься подготовкой управленческой информации для руководства.

Управленческий  учет должен быть интегрирован в целостную  информационную систему предприятия  — для того, чтобы, во-первых, адекватно отражать существующую ситуацию, а во-вторых, минимизировать затраты на ведение учета. Например, складской учет является одной из основных разновидностей учета на предприятии и в то же время поставщиком информации для управленческого учета. Так, для управленческого учета необходима информация (ежедневная, если позволяет система учета) об остатках материалов и готовой продукции на складе для того, чтобы корректно распределить затраты на хранение на различные виды продукции. Такую информацию можно получить именно из данных складского учета.

В связи с  этим одна из основных задач при  постановке системы управленческого  учета — налаживание нормального  информационного взаимодействия между  системой управленческого учета и другими учетными системами предприятия (бухгалтерским, складским, производственным учетом и т.д.). В противном случае либо информация в системе управленческого учета будет недостоверной и неполной, либо затраты на ведение управленческого учета превысят все разумные пределы.

Согласно Методическим рекомендациям по организации и ведению управленческого учета (утверждены и рекомендованы к применению российским организациям экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета Минэкономразвития РФ №4 от 22.04.02 г.) структура управленческой отчетности включает в себя:

комплексные отчеты — могут составляться ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. По мере увеличения промежутка времени увеличивается степень агрегации информации (т.е. в ежемесячном отчете может быть представлена более подробная информация, чем в ежегодном отчете, но по меньшему кругу вопросов). В состав комплексных отчетов могут входить отчет о движении денежных средств, отчет о доходах и расходах, отчет о выполнении инвестиционной программы и т.д.;

отчеты  по ключевым показателям — представляются на конкретную дату в любой момент времени. В них отражаются важные для успешного функционирования предприятия факторы: количество полученных заказов, объем произведенной продукции, объем проданной продукции, процент неисправностей или брака, остатки готовой продукции на складе и т.д.;

аналитические отчеты — готовятся либо по запросу руководства для глубокого анализа какого-либо вопроса, либо на регулярной основе в течение определенного промежутка времени с той же целью. Направленность, формат, периодичность составления аналитических отчетов могут быть совершенно произвольными.

К информации внутреннего  управления предъявляется ряд специфических требований, отличных от требований к информации для финансового учета. Она должна быть:

оперативной, формируемой по принципу «чем быстрее, тем лучше». Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для целей управления;

адресной, т.е. имеющей ориентацию на конкретного потребителя — менеджера и решаемые им задачи;

целевой, направленной на решение конкретных задач управления;

достаточной. Информация не должна быть излишней, но вполне достаточной для принятия соответствующих решений;

аналитичной, т.е. содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени;

гибкой, приспособленной к возможностям изменений в бизнесе;

полезной. Информация должна привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

экономичной. Затраты по подготовке информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

Управленческий  учет строится на соблюдении следующих общесистемных принципов формирования информации:

— принцип опережения данных для принятия управленческих решений. При этом гораздо важнее правильная оценка предстоящих расходов и доходов, чем констатация упущенных возможностей;

— принцип ответственности за последствия принятых решений. Если ответственность за результаты хозяйствования на всех уровнях управления отсутствует, вести управленческий учет не имеет смысла;