Шпаргалка по "Теории управления"

Внешняя среда организации– это совокупность объектов, процессов составляющих внешнее окружение организации.  Основные элементы внешней среды: 1) экономические процессы;  2) правовые процессы;  3) политические процессы;  4) социокультурные процессы; 5) технологические процессы. Данные процессы образуют макроокружение организации. Микроокружение организации фактически окружение отраслевое. Анализ внешней среды организации позволяет менеджеру принимать решения по адаптации приспособлении организации к изменению внешней среды, в целях достижения поставленных целей. В некоторых случаях у менеджера есть возможность изменить состояние внешней среды.

4. Коммуникации в организациях  и современные информационные  технологии организационной культуры

Коммуникации - передача и обмен информацией социального опыта. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передаётся, и то, как это «что» передаётся. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Различают следующие виды коммуникаций: по степени передачи: вербальные (устная, письменная) и невербальные (язык жеста); по степени распространения: интимные межличностные, межгрупповые, массовые (передача и обмен информацией социального опыта для больших групп с помощью технических средств); по сфере общения: политические, экономические, международные.

В управлении принята следующая типология коммуникаций: между организацией и внешней средой, между подразделениями, внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные, неформальные.

В  управленческой деятельности информационные потоки подразделяются на: горизонтальные (характеризуется совещательностью) и вертикальные (подразделяется на восходящие (приказ, команда) и низходящие (обратная связь); внешние и внутренние; на бумажном носителе, информационных технологиях (электронный  документооборот, электронная подпись), при контакте.

Выделяют четыре базовых элемента коммуникации: отправитель информации; сообщение-содержание информации; канал передачи информации; получатель-адресат информации. В процессе передачи информация  от отправителя к получателю сообщение может быть искажено или даже полностью утрачено. Этапы коммуникации: разработка идеи, кодирование, выбор канала, передача и декодирование.

5. Организационное проектирование. Сущность и методы организационного  проектирования

Проектирование структур управления относятся к функциям управления, и заключается в организации работ в соответствии с целями и задачами организации. Наилучшей структурой будет структура, которая наилучшим образом позволяет организации взаимодействовать с внешней средой и достигать поставленных целей. Большое методологическое значение при организационном проектировании играет системный анализ, целью применения которого является анализ всех факторов, влияющих на деятельность организации и соответственно влияющих на структуру управления. При организационном проектировании основными объектами анализа являются: иерархическая структура управления, функциональная структура управления. Иерархический анализ направлен на изучение состава, количества уровней в структуре управления, его целью является повышение эффективности распределения труда в области принятия решения. Функциональный анализ направлен на выявление возможностей концентрации определенных видов работ конкретной (функциональных подразделений) структуры управления. В процессе этого анализа определяется полнота охвата функции, степень централизации выполнения работ.

Порядок проектировании. Согласно классической теории управления разработка организационной структуры должен производиться сверху вниз. Сутью подхода является делегирование полномочий. Исходя из этого организационное проектирование имеет следующий алгоритм: 1. постановка целей организации 2. изучение и структуризация функций управления 3. выбор вида структуры управления 4. определение нормы управляемости 5. формирование структурных подразделений. 6. распределение и координация функций между уровнями и структурными подразделениями. 7. разработка положений о структурных подразделениях и определения должностных инструкций.

Норма управляемости – среднее количество персонала, которое ограничивается объективными пределами физических и умственных возможностей руководителя эффективно управлять его работой. Подчинение одного руководителя слишком большому количеству подчиненных приводит к выявлению негативных явлений: резкое увеличение коммуникаций между руководителем и подчиненными, снижением нагрузки персонала. С другой стороны недостаточное количество персонала может привести к перегрузке работников, к невыполнению работ, конфликтным ситуациям и т.д. Норма управляемости различны  для руководителей разных уровней, с увеличением уровня управления количество подчиненных снижается. NУПР=(7-10).

Методы проектирования: 1.экспертный метод – мнение экспертов. «+» простота, возможность использования для любой организации, «-» субъективность оценок, ограниченных возможностей использования трудового опыта других организаций; 2.метод группировок – объединение подразделений служб организаций, дивизионов организаций по определенным признакам группы с последующей разработкой типовых структур для каждой группы. «+» подхода является экономия затрат,  «-» возможно большие погрешности в разработке; 3.метод моделирования, состоит из трех этапов:  а) разделение организационной структуры на функциональные блоки б) анализ и дальнейшая оптимизация информационных потоков между блоками в) построение информационной модели организационной структуры. «+» является создание взвешенной с информационной точки зрения организационной структуры, «-»  сложность и дороговизна; 4.нормативный метод основан на системном анализе, который рассматривает организационную структуру как комплекс взаимодействующих функциональных подразделений и в основе этого метода лежит использование нормы управляемости. В некоторых случаях норма управляемости утверждается нормативами, законодательными актами; 5.статистический метод предполагает сравнение проектируемой организационной структуры с некой эталонной структурой. Эталонная структура может быть взята из др. организаций действующих в данной сфере. «+»  простота, наглядность, «-»  большие затраты на поиск информации; 6.аналитический метод предполагает изучение выполняемых работ, изменение объемов информации циркулирующей структуры управления и в результате этого метода является рациональный баланс затрат на выполнение необходимой функции. «+» возможность определения резервов, «-» трудоемкость и дороговизна.

Организация создает  задуманную структуру объекта управления, определяет виды их деятельности, необходимые для достижения целей предприятия; выделяет определенные властные полномочия,  осуществляет их координацию,   функционирование  коммуникационных и информационных связей по  горизонтали и вертикали. Поскольку  работу на предприятии выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение того, кто должен выполнять конкретное задание. Руководитель  подбирает  исполнителей,  делегируя отдельным работникам задания и полномочия  по использованию ресурсов организации. Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы предприятия для выполнения делегированных задач.  В менеджменте они называются линейными  полномочиями. Результатом делегирования  линейных полномочий является цепь команд. Организационные структуры управления как форма разделения и кооперации управленческого  труда представляют собой состав звеньев и уровней управления,  их соподчиненность и взаимосвязь. Структуре управления присуще связи двух типов: вертикальные (связи подчинения и руководства) и горизонтальные (связи кооперации равноправных звеньев управления). В свою очередь вертикальные связи могут быть линейные (обязательное подчинение по всем вопросам) и функциональное (подчинение по определенной группе проблем).

6. Закон развития организаций. Жизненный цикл организации.

Развитие – необратимое и направленное изменение организации. Выделяют 2 формы развития: эволюционная – непрерывное, постепенное изменение; революционная – включающая скачкообразные изменения. Направления развития: прогрессивное развитие – переход от более низкого состояния к более совершенному; регрессивное развитие – переход от высшего к низшему. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и представляют собой директическое единство.

Закон развития – в процессе работы организации происходит необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование потенциалов, ресурсов для достижения поставленных целей. Каждая организация стремится достичь наибольшего потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Жизненный цикл организации: 1 стадия – стадия рождения, характеризуется, во-первых, рост организации происходит за счет инициативы, творчества ее создателей; во-вторых, наличие общих не детализированных целей развития организации; в-третьих, большим национальным подъемом ее участников. В большинстве случаев эта стадия заканчивается первым кризисом в жизни организации, кризисом стиля управления. Данный кризис может быть преодолен с приходом профессионального менеджера, с этого момента начинается 2 стадия – стадия юности, характеризуется ростом организации, которая происходит за счет профессионализма управления, за счет упорядочивания технологических процессов, рост происходит путем появления нового направления деятельности. На стадии юности предпочтителен авторитарный стиль управления. Эта стадия может завершиться кризисом организационной структуры управления, т.е. несоответствие сложившейся структуры управления новым направлением или новым задачам организации. Кризис преодолевается за счет децентрализации управления, за счет диверсификации. В случае успеха преодоления кризиса наступает 3 стадия – стадия зрелости. Характеристика: 1.организация становится известной в обществе или на рынке; 2.оптимизирована структура управления организации; 3.кадровый состав организации стабилизировался. Данная стадия может длиться в зависимости от того, насколько долгосрочны цели и стратегии организации соответствуют эволюции внешнего окружения. Эта стадия может завершиться третьим кризисом – кризисом контроля. Управление постоянно теряет рычаги воздействия на объект управления, т.е. система становится не контролируемой. Данный кризис может быть преодолен за счет повышения координации работников или за счет упорядочения деятельности. 4 стадия – стадия старости. Характеризуется: снижением, сокращением основных направлений деятельности; в организации ясно просматривается упадок организационной культуры, системы общих принципов введения работ; отсутствуют стимулы для производительности труда. В завершении четвертый кризис – бюрократический кризис. Организация работает сама для себя и процессы взаимодействия как внутри организации, так и со внешнем окружением носят строго формализованный характер. Четвертый кризис преодолевается за счет полного обновления организации, формируются новые миссии, стратегии организации, обновляется персонал. Стадия возрождения близка стадии рождения.

Стратегия – это направление и способ использования ресурсов для достижения поставленной цели. Стратегия позволяет сконцентрировать усилия на тех вариантах решения, которые не противоречат принятой цели. После достижения цели стратегия прекращает свое существование. Выделяют три основных стратегии: стратегия ограниченного роста – характерно становление целей от достигнутого рез-та с учетом корректирующих коэффициентов (коэффициент инфляции, общий темп роста отрасли). Такая стратегия применяется в зрелых, устоявшихся отраслях и она является самым легким, наиболее удобным и наименее рискованным способом действия. Главным аргументом выбора данной стратегии является следующие соображения. Если раньше деятельность организации была эффективной, то не следует её менять. Стратегия значительного роста – характеризуется ежегодным значительным повышением уровня краткосрочной цели организации по сравнению с прошлыми периодами. Она применяется в динамично развивающихся отраслях с быстро обновляющимися технологиями. Для многих руководителей рост организации означает усиление власти. Многие владельцы организаций рассматривают рост, как непосредственный прирост собственного благосостояния. Однако следует заметить, что быстрый рост организации не обязательно ведет к долгосрочному успеху. Данная стратегия имеет множество разновидностей реализации. Выделяют 2 направления: внутренний рост (за счет расширения пр-ва товаров, оказания услуг), внешний рост (за счет интеграции с другими организациями). Стратегия сокращения, характерно установление целей ниже достигнутого уровня. Означает либо оптимизацию деятельности организации, либо переориентация. Данную стратегию рекомендуют использовать при ухудшении условий внешней среды в целях спасения. Данная стратегия может быть реализована в 3х вариантах: сокращение основной деятельности; частичная ликвидация; полная ликвидация. Комбинированная стратегия – используется крупными организациями, активно действующих в нескольких областях. (ФПГ). Выбор стратегии осуществляется после того, как проведен анализ внешней среды и определены сильные и слабые стороны организации.

7. Классификация организаций. Государственные и муниципальные организации

Подходы к классификации организаций

1 подход: Вебер М.: 1.бюрократическая организация (эффективность работы организации связано с традиционными сферами деятельности и упорядочивание их). 2. менеджерская организация (эффективность, которой связано с освоением новых сфер деятельности или применение новых методов управления). 3.инновационная организация (деятельность которой посвящена новым не освоенным сферам).

2 подход: Миллер: 1.сетевые организации (ориентированы на использование современных технологий на высокий уровень гибкости и добровольное участие в совместных проекта). 2.виртуальные организации (характеризуется непостоянством, географической децентрализацией, свободным доступом к организации, управление осуществляется на основании информационных систем). 3. интеллектуальная организация (обучающаяся организация, для этих организаций характерно добровольное участие в совместных проектах, постоянное повышение квалификации сотрудников, для них характерен «управление знаниями»).

Государственное управление – организующая, упорядоченная деятельность государства, государственное регулирование различных общественных отношений путем деятельности всех людей государственной власти – законодательной, исполнительной, судебной, их органов, государственных служащих.

Муниципальное управление – тождественно местному самоуправлению, как форма управления местной собственностью; это самостоятельный вид профессиональной деятельности, основанный на принципе самоуправления и направленный на удовлетворение общественных интересов и потребностей в рамках определенных законов.

Государственные организации подразделяются на госучреждение и госпредприятие. Госучреждение – вид организации, созданный для осуществления управленческих, административно-политических и социокультурных задач (законодательные и судебные органы, всевозможные академии). Государственное предприятие – это хозяйственный субъект, создается в целях производства продукции, выполнения работ и оказания услуг для удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Государственные и муниципальные предприятия могут быть организованы в форме унитарного предприятия. Его имущество неделимо. Структура управления не имеет опосредствующих звеньев, руководитель предприятия единолично назначается государством или муниципальным образованием.  Государственные предприятия различны по формам деятельности и отраслям: промышленные, с/х, транспортные, строительные, торговые. Государственные предприятия могут быть коммерческие (извлечение прибыли), некоммерческие (вся прибыль поступает в доход государству).

Федеральные казенные предприятия – учреждаются федеральным органом исполнительной власти для конкретных видов работ и услуг. В отношении государственных организаций осуществляется прямое директивное государственное регулирование не только на уровне законов, но и путем приказов, распоряжений, указаний.

Существует 4 метода ведения муниципального хозяйства: 1) прямое – муниципалитеты осуществляют непосредственное руководство муниципальным предприятием 2) муниципально-подрядная система – строительство и выполнение определенных функций ведется частными подрядчиками, получающих часть прибыли, временно нанимаемыми на конкурентной основе муниципалитетами. 3) муниципальная арендная система – сдача в аренду муниципального имущества при условии невозможности распорядиться им более выгодным образом, при этом муниципалитет на срок аренды полностью отказывается от дохода, регулярно получая арендные платежи. 4) муниципальная концессия – уступка муниципалитетом на определенный срок и на договорных условиях частному хозяйствующему субъекту права устраивать и вести хозяйство в определенной сфере деятельности.