Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза  ценности документов  в организации  проводится в несколько этапов:

1. в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

2.  в архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый  первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава  документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает  проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться  при формировании дел, поскольку  этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости  от их содержания, значения и сроков хранения.

 

2.2.2 Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом.

 

2.2.3 Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения для  передачи в архив организации; отбор  документов с временными сроками  хранения (до 10 лет включительно) и  с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в  структурных подразделениях; выделение  к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление  срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.

Срок  хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку  хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

 

Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного  и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также  характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при  этом учитывается вид, форма и  полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения  по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

 

2.2.4 Отбор документов к уничтожению

По результатам  экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда, коллекции и предназначенный  для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой  перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному  составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

При составлении  описи дел соблюдаются следующие  требования: каждое дело вносится в  опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в  том числе сформированное в отдельный  том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным  номером; порядок нумерации дел  в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце  описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами  и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (литерные номера и пропущенные  номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению  и составление акта о выделении  их к уничтожению производится после  составления описей дел постоянного  хранения за этот же период. Указанные  описи и акты рассматриваются  на заседании ЭК организации, затем утверждаются (согласовываются) с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля  совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

 

 

 

 

 

 

Заключение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются  управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и  источником для обобщения. Эффективность  управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Документы как источники  информации неравноценны.

И именно поэтому для отбора важной и необходимой информации для организации и страны в  целом проводят экспертизу ценности документов.

В данной работе рассмотрели  проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной  службы. И после проведения анализа  законодательной и нормативной  базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,  положение о постоянной действующей  экспертной комиссии УФРС по Орловской  области), на основе которой проводится экспертиза ценности и сопоставления  с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено. 

 

 

Список  использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ  // Консультант Плюс, 1992-2013//"Собрание законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года (ред. от 11.02.2013) N 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации» //  ИПС «Консультант Плюс».
3. Закон Орловской области от 18 июля 1999 года «Об архивном фонде Орловской области» // ИПС «Консультант Плюс».
4. Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. 2010. № 4. С.8.
5. Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить их сроки хранения //Жилищное право. 2010. №2. С.12.
6. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2010. 272 с.
7. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. 2011. № 2.
8. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина// Секретарское дело. 2009. № 1. С. 14-22.
9. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов (окончание) / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. 2009. № 1 (53). С. 86-90.
10. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 2008. № 3. С. 19-23.
11. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник 2 издание. // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2008. 560 с.
12. Дроков, С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях / С.В. Дроков // Отечественные архивы. 2008. № 5. С. 26-32.
13. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.
14. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2010. № И (63). С.15-21.
15. М.В. Ларин, О.И. Рысков. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. ВНИИДАД.М., 2008.

¹ Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 2008. № 3. С. 19-23.

² Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2010. № И (63). С.15-21.

³ Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов (окончание) / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. 2009. № 1 (53). С. 86-90.