Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии

Государственное бюджетное  образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Санкт-Петербургский технический  колледж управления и коммерции»

 

 

Курсовая работа

По учебной дисциплине «ДОУ»

На тему: Принципы определения  ценности документов. Организация экспертной комиссии.

 

 

                                                      Выполнила студентка группы 9Д-21

                                                                                           Симонова А.А.

                                                              Проверила преподаватель ДОУ:

                                                                                            Планида Е. И.

                                                                                           Оценка: «       »   

 

 

 

 

 

г. Санкт-Петербург

2013

Содержание

Введение 3

1. Теоретические  аспекты определения ценности  документов 5

1.1 Принципы, методы, основные критерии определения  ценности документов. организационное  и нормативно-методическое обеспечение 5

1.2 Экспертная  комиссия 12

2. Организация  экспертизы ценности документов 17

2.1 Сущность  и история развития Управления  Росреестра 17

2.2Проведение  экспертизы ценности документов  в конкретной организации (в  Управлении Федеральной регистрационной  службы по Орловской области) 23

Заключение 28

Список использованной литературы 29

 

 

Введение

 

Взаимодействие  человека с документной средой включает не только создание документации, их использование, доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью  последующего, возможно неоднократного использования, поскольку документ создается для фиксации и передачи её в пространстве и во времени.

В результате деятельности организаций создается  много документов, которые могут  понадобиться их владельцам на протяжении определенного или неопределённого  отрезка времени. Наличие или  возможность появления документов является причиной создания архивов. Поэтому  установление ценности документов рассматривается  как непременное условие и  начальная посылка организации  любого архива.

Считается, что этимология слова «архив»  происходит от древнегреческого слова  «архе» ( начало, древний). То есть, архив – это место, где находятся «старые» документы. Документы с древнейших времен сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Если археология имеет дело с материальным наследием истории, то архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.

Экспертиза  ценности документов - это определение  их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.  Это одно из важнейших направлений  деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении  видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места  создания, авторов, корреспондентов  и других признаков. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного  фонда организации. Поэтому вопросы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием  со стороны специалистов-документоведов.

 

Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что  в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое  количество документов, проблема для  любой организации состоит в  определении значимости документа  для организации.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы показать особенности  организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе в организации  РИВ ГОШ.

          1. Рассмотреть принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение;

2. Изучить  сущность, функции и задачи экспертной  комиссии;

3. Рассказать  о проведении экспертизы ценности  документов в организации РИВ ГОШ.

 

1. Теоретические аспекты определения  ценности документов

1.1 Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение

С отбором документов в  государственные архивы связано  решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в  какие государственные архивы должны поступать определенные категории  документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива.

Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Эта задача разрешается изучением  документов справочного значения и  распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.

Третья задача экспертизы — установление степени сохранности  документов и в случае частичной  их утраты обеспечение полноты состава  архивных фондов путем восполнения  недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории  документов отсутствуют в составе  архивного фонда и какими документами  идентичного содержания в составе  других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных  и ведомственных архивах необходимость  рассмотрения документов с точки  зрения их значения возникает при  публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается  значение и соответствие поступающих  материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке  документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему  изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы  второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и  предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач  экспертизы на современном этапе  — изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых  на хранение, но при условии обеспечения  целей науки и государства  необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев  ценности документов. Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1.К критериям происхождения  относятся:

– функционально-целевое  назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

– значение лица в жизни  общества;

– время и место создания документа.

2.К критериям содержания  относятся:

– значимость информации документа (уникальность и типичность);

– повторение информации документа  в информации других документов;

– вид документа;

– подлинность документа.

3.К критериям внешних  особенностей относятся:

– форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения  и оформления документа;

– физическое состояние  документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда  Российской Федерации учитывается  также фактор полноты сохранности  фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая  сила документа; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно-проверочные комиссии. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

– Федеральная архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного  фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному  фонду Российской Федерации, сроки  хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению  документов, образовавшихся по 1945 год  включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные  перечни документов, изменения и  дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

– органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации  определяют состав документов, относящихся  к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные  перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения  и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и  акты о выделении к уничтожению  документов из фондов архивов, описи  дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни  копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции; спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

– архив организует отбор  и своевременную передачу в архив  документов юридических и физических лиц — источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном  порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим  представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в  архиве, акты о выделении к уничтожению  документов из фондов архива, описи  дел постоянного и долговременного  сроков хранения и акты о выделении  к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел  к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в  количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке  включается руководитель архива, представитель  архивного учреждения. Председателем  ЭК назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства.

Основными задачами ЭК являются:

• Организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

• Организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к сдаче их в архив организации;

• Организация и проведение отбора и подготовки документов к  передаче их на постоянное хранение в  государственный или муниципальный  архив.¹